Alles wat je moet weten over aanbesteden

  • 10 jul. 2020
  • 6 minuten leestijd
  • Lotte Lotte

Iedereen hier bij qcore heeft er wel eens mee te maken dat we vragend aangekeken worden als we familie en vrienden vertellen dat we werken met aanbestedingen. Want wat zijn aanbestedingen? Waarom wordt er aanbesteed en hoe werkt een aanbesteding? En wat houdt hulp bij aanbesteden dan in? Lees hier alles wat je moet weten over aanbesteden.

Wat is een aanbesteding?

Aanbesteden is een manier van inkopen door de overheid. Hiertoe behoren ook semioverheid, onderwijs en alle andere organisaties die geld krijgen van de overheid. De overheid is verplicht om bepaalde producten en diensten in te kopen. Voor een gelijke marktwerking is aanbesteden in het leven geroepen. De inkoopbehoeften van de overheid worden in een aanbesteding in de markt gezet waarbij iedereen in kan schrijven. Op basis van prijs en kwaliteit wordt vervolgens bepaald aan wie de aanbesteding gegund wordt en wie de opdracht uit mag gaan voeren. Vaak wordt er een raamovereenkomst gesloten van maximaal 4 jaar, met meerdere verleningsopties.

Waarom aanbesteden?

De vraag waarom de aanbestedende dienst zijn inkoopbehoeften aanbesteedt heeft een simpel antwoord. Aanbesteden is namelijk verplicht voor overheids-/semioverheidsinstanties, wanneer de geschatte opdrachtwaarde boven een bepaalde grens uitkomt. Er is een Europese drempel waarbij aanbestedingen Europees aanbesteed moeten worden en een nationale drempel waarbij aanbestedingen nationaal aanbesteed moeten worden. De gedachte daarachter is dat bij opdrachten van dit formaat gelijke kansen geboden worden aan ondernemers.

Daarbij is het de bedoeling dat alle inschrijvers op gelijke manier beoordeeld worden door het beoordelingsteam van de aanbestedende dienst. Aanbesteden zorgt er zo voor dat overheidsopdrachten niet steeds naar dezelfde grote gevestigde partijen gaan die al een band hebben met de aanbestedende dienst, maar dat er ook kansen worden geboden aan MKB en startende ondernemingen. Daarnaast betekent het niet wanneer een aanbestedende dienst een partij goed kent en daar graag mee samenwerkt, dat die partij de beste prijs en kwaliteit biedt. Door aanbesteden wordt ook geborgd dat de opdracht naar de partij gaat die de beste prijs-/kwaliteitverhouding kan bieden.

Hoe werkt een aanbesteding?

Wat belangrijk is om te weten van aanbestedingen is dat er strikte regels zijn waar men aan moet voldoen. Het traject van inschrijven op een aanbesteding is procedureel ingestoken. Er wordt een scope opgesteld en er worden veel eisen gesteld aan de inschrijver. Een valkuil bij het inschrijven op aanbestedingen is dat inschrijvers de scope van de opdracht en de eisen niet zo nauw nemen. Toch moet je als inschrijver tot op de letter voldoen aan wat er uitgevraagd wordt. Zorg daarom dat je letterlijk voldoet aan wat de aanbestedende dienst uitvraagt. Hieronder leg ik verder uit hoe een aanbesteding werkt en met welke componenten je rekening moet houden bij het inschrijfproces.

Uitsluitingsgronden

In een aanbesteding worden er allereerst uitsluitingsgronden gesteld om bedrijven uit te sluiten die niet integer zijn. Er zijn verplichte uitsluitingsgronden die de aanbestedende dienst moet aanhouden en facultatieve uitsluitingsgronden die de aanbestedende dienst desgewenst mag toepassen.

Geschiktheidseisen

Vervolgens zijn er de geschiktheidseisen waar inschrijvers aan moeten voldoen. De aanbestedende dienst stelt deze op om te bepalen of de inschrijver in staat is om de opdracht uit te voeren. In die geschiktheidseisen wordt bijvoorbeeld gevraagd om bepaalde certificaten zoals ISO-certificaten en eerder opgedane ervaring.

Specificeren van inkoopbehoefte

Vervolgens wordt de opdracht verder gespecificeerd met technische en/of functionele eisen. Die hebben bijvoorbeeld betrekking op gebruikersgemak, afmetingen en veiligheid. Denk bijvoorbeeld aan afmetingen die een computer mag hebben of welke functionaliteiten een softwareprogramma moet ondersteunen. Deze eisen bepalen in grote mate wat er binnen de scope van de opdracht valt en wat je als inschrijver kan aanbieden.

Gunningscriteria

Pas als inschrijver voldoet aan alle uitsluitingsgronden en eisen, wordt de inschrijving beoordeeld op prijs en kwaliteit. Dit noemen we de gunningscriteria. De prijs wordt vaak uitgevraagd in de vorm van een prijzenblad, waarbij je een prijs opgeeft voor verschillende onderdelen van je dienstverlening. Ook kan het zijn dat je één totaalprijs moet noemen. Kwaliteit wordt vaak beoordeeld in de vorm van teksten, maar kan ook beoordeeld worden in de vorm van een interview of demonstratie. Vaak wordt in het onderdeel kwaliteit gevraagd om een plan van aanpak te beschrijven of de wijze waarop je invulling geeft aan de eisen en wensen van de aanbestedende dienst.

Nota van inlichtingen

Hoewel je als inschrijver tot op de letter moet voldoen aan de uitvraag, betekent dit niet dat je niks meer kan veranderen. Zo is er gemiddeld één of twee keer de gelegenheid om vragen te stellen voor de nota van inlichtingen. Dit is een vragenronde waarin je vragen kan stellen als er dingen niet duidelijk zijn in de aanbestedingsdocumenten. Ook krijg je door het stellen van vragen nog de gelegenheid om punten in de uitvraag te veranderen. Kan je bijvoorbeeld niet aan een eis voldoen en weet je dat deze eis een groot deel van de markt uitsluit, stel dan een strategische vraag om deze eis te versoepelen. Lees hier meer over het strategische stellen van vragen tijdens de nota van inlichtingen.

Hulp krijgen bij aanbestedingen

Wil je meedoen met aanbestedingen? Zorg dat je de juiste mensen in huis hebt die verstand hebben van de procedure. Klinkt inschrijven op aanbestedingen allemaal nog te ingewikkeld? Wij helpen je graag! Omdat het begeleiden van inschrijvingstrajecten ons dagelijks werk is, zijn we bekend met alle haken en ogen die het proces kent. We zorgen ervoor dat je niks over het hoofd ziet en dat de inschrijving op tijd ingeleverd is. Vooraf bepalen we samen met jou of je een geschikte kandidaat bent die kan voldoen aan alle eisen, of de kosten van het inschrijven opwegen tegen de kansen en bepalen we de beste strategie voor de inschrijving.

Relevante aanbestedingen vinden

Ben je benieuwd of er voor jou relevante aanbestedingen worden gepubliceerd? Kijk dan eens naar onze dienst TenderSignalering. Met deze dienst zoek- en ontvang je alle relevante aanbestedingen direct in je mailbox. TenderSignalering bundelt alle publicaties van de meest gebruikte tenderplatformen in Nederland, waaronder Tenderned, Aanbestedingskalender, Negometrix en meer.