Best Value Procurement ofwel Prestatie-Inkoop

  • 22 jul. 2020
  • 6 minuten leestijd
  • Saskia Saskia

Best Value Procurement, de een vind het maar wat lastig, een ander loopt er mee weg. Maar wat is BVP nu precies? En belangrijker hoe win ik aanbestedingen op basis van BVP? Het idee achter Best Value Procurement is dat de expertise om te bepalen wat een dienst of product moet doen bij de ondernemer ligt. Niet bij de aanbestedende dienst. De ondernemer aan het roer zetten zou betere én goedkopere oplossingen geven. Dit uiteraard binnen het kader van algemene doelstellingen.

De verschillen tussen EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) en BVP (Best Value Procurement)

We krijgen van onze klanten vaak de vraag wat nu de verschillen zijn tussen EMVI en BVP. We zetten de verschillen hier op een rijtje.

EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving)

  • Programma van Eisen; aanbestedende dienst bepaalt wat een “goed” product/dienst is
  • Nadruk op beschreven kwaliteit dienst / product
  • Beschrijven van het aanbod
  • Proefopstelling / smaaktest / etc.
  • Reactief: doen wat er gevraagd wordt, geen accountability ondernemer daarbuiten

BVP (Best value Procurement

  • Algemene doelstelling; inschrijver identificeert relevante prestatie-indicatoren
  • Nadruk op expertise / capaciteit van inschrijver om project te managen
  • Onderbouwen met verifieerbare informatie
  • Interviews met sleutelfunctionarissen
  • Proactief: zelf oplossingen bieden, identificeren risico’s / beheersmaatregelen

BVP is omdenken

BVP vraagt een denkomslag bij ondernemers. In plaats van conformeren wordt van hen verwacht dat zij zelf een oplossing uitwerken, zich inleven in de opdrachtgever en nadenken over risico’s en projectmanagement. Zelfs wanneer het algemene idee van BVP duidelijk is, is het concreet vertalen naar de inschrijving voor veel ondernemers een opgave. Zeker omdat aanbestedende diensten vaak ook nog worstelen met de juiste toepassing!

Hoe verloopt een Best Value aanbesteding?

Omdat BVP niet standaard is voor zowel inschrijvers als de aanbestedende dienst, vergt een project meer tijd. De aanbestedende dienst heeft als het goed is ruim de tijd genomen om de aanbesteding voor te bereiden voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. Een reguliere aanbesteding duurt minimaal 40 dagen, voor een BVP aanbesteding trekt de aanbestedende dienst vaak meer tijd uit, want het is anders dan anders en dit vraagt ook bij inschrijvers een extra tijdsinvestering.

Het project begint met een informatiebijeenkomst waarin de aanbestedende dienst Best Value uitlegt en nader ingaat op de doelstellingen die zij heeft geformuleerd. Vervolgens volgt het Best Value project een normaal aanbestedingstraject met 1 of 2 vragenrondes en het indienen van de inschrijving. Als onderdeel van de inschrijving volgen de interviews met de sleutelfunctionarissen.

Vanaf hier wordt de procedure anders. Er volgt namelijk geen gunning, maar een ranking. De partij die als eerste in de ranking staat, dient voor de gunning nog de concretiseringsfase te doorlopen. Het woord zegt het eigenlijk al, in deze fase moet het aanbod worden geconcretiseerd. Je dient aan te tonen welke aannames je hebt gedaan om te komen tot de aangeboden prestaties, risico’s en kansen. Ook moet je een plan van aanpak / implementatieplan opstellen. Als inschrijver ben je ook verantwoordelijk voor het opstellen van de overeenkomst. In deze fase heb je meerdere afspraken met de aanbestedende dienst om het aanbod en de stukken goed uitgewerkt te krijgen. Hierbij is de inschrijver als expert in de lead. Na het goed doorlopen van de concretiseringsfase volgt de gunning.

Het is belangrijk om deze fase serieus te nemen, je hebt ten slotte nog geen gunning én er gaat tijd zitten in het uitwerken van de stukken en de samenkomsten met de aanbestedende dienst.

Na de afronding van de concretiseringsfase is het gebruikelijk om deze fase af te sluiten met een awardmeeting. Dit is een moment om samen te komen met de aanbestedende dienst en te vieren dat de aanbesteding gegund is na een best intensief traject en vooruit te kijken op een succesvolle uitvoering. Dus een viermomentje na al het harde werk!

BVP en Q Core

De tenderspecialisten van Q Core zijn Best Value B+ gecertificeerd, wat inhoudt dat ze een uitgebreide theoretische kennis hebben over het Best Value gedachte goed, aantoonbare kennis en ervaring hebben met Best Value en dit concreet in de praktijk kunnen toepassen.

Q Core kan hulp bij aanbestedingen bieden op basis van Best Value Procurement, door o.a.:

  • Toelichten van de methode en ideeën achter BVP, assisteren bij aannemen van “juiste” denkwijze
  • Adviseren over strategisch inschrijven met BVP
  • Procesbewaking, samenstellen van de inschrijving volgens vereisten (vb.: anonimisering)
  • Ondersteuning bij het schrijven van de stukken (prestatie-onderbouwing, kansen- en risicodossier)
  • Interviewtraining voor de sleutelfunctionarissen