Bidteam uitbesteden

Je bidteam uitbesteden: dit is wat er allemaal bij komt kijken

Heb jij er wel eens over nagedacht om je bidteam uit te besteden? Ben je benieuwd hoe dat in zijn werk gaat en hoe dat in het voordeel van je organisatie kan werken? In deze blog leggen we uit wat het je kan opleveren en wat er allemaal bij komt kijken als je een extern tenderteam voor jou aan de slag laat gaan.

Wat kan een extern bidteam voor jouw bedrijf doen?

Het voordeel van werken met een extern bidteam als Q Core is dat je specialisten op het gebied van aanbestedingen in huis haalt. Het is ons dagelijkse werk en met al die ervaring weten we precies waar we op moeten letten. Het inschrijven op aanbestedingen kun je zien als een strategisch spel. Als je dit spel goed speelt, kun je soms zelfs op voorhand de concurrenten al uitschakelen. De inzet van een extern bidteam moet ervoor zorgen dat jij je kan focussen op de inhoud (prijs en specificaties). Vergeet al die verschillende portals en het invullen van al die moeilijke formulieren. Focus op de dingen waar je goed in bent! Uit ervaring kunnen wij vertellen dat menig ondernemer dankzij de samenwerking met Q Core het aanbestedingsproces als rustiger ervaart en daarbij beter scoort op kwaliteit.

Een tenderteam uitbesteden: strategisch inschrijven

Een goede tenderspecialist kan de juiste strategie inzetten om zijn vragen te onderbouwen bij de Nota van Inlichtingen en zo zijn gelijk te krijgen. Dat noemen we strategisch vragen stellen. Met het stellen van strategische vragen kunnen we de aanbestedende dienst vaak zo sturen dat het in ons voordeel werkt. Soms kunnen we op die manier zelfs zorgen dat een inschrijving van ongeldig naar geldig verandert. Met één vraag kun je jezelf verzekeren van een plek in het spel, de concurrentie uitschakelen of beide. Weet jij bijvoorbeeld dat de concurrentie er altijd met de winst vandoor gaat omdat zij hun prijzen baseren op refurbished producten? Stel simpelweg de vraag of je in mag schrijven met refurbished producten. Zegt de inkoper nee, dan zadel je de concurrent op met een aardige uitdaging. En zo zijn er nog veel meer slimme strategieën waarmee we jouw winkans groter kunnen maken. Daarnaast hebben we kennis van de aanbestedingswet, waardoor we weten hoe het mogelijk wordt om bepaalde dingen uit te sluiten of juist bij de aanbesteding te betrekken. Onze aanbestedingsjurist houdt bij welke uitspraken er worden gedaan en dat zorgt ervoor dat wij regelmatig de wet kunnen inzetten om dingen voor elkaar te krijgen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het veranderen van een eis door vragen te stellen bij de Nota van Inlichtingen.

Wel of niet inschrijven? Het externe tenderteam van Q Core helpt!

Naast het helpen met strategisch inschrijven kunnen we als extern tenderteam ook helpen bepalen of je überhaupt moet gaan inschrijven of niet. Lees hiervoor ook over hoe je een interessante aanbesteding kiest en maak een Go/NoGo-besluit met behulp van de handige checklist. Met onze ervaring kunnen we vaak samen met de klant goed inschatten of er een winkans is. We weten hoe gunningscriteria werken en hoe deze beoordeeld worden. Ook kunnen we goed inschatten of we met het stellen van vragen bepaalde eisen kunnen laten aanpassen, om ervoor te zorgen dat we alsnog kunnen inschrijven.

Download de checklist Go of No Go

Download onze interactieve PDF om binnen een paar minuten te bepalen of een aanbesteding interessant kan zijn voor jouw organisatie

DOWNLOAD NU

Ook gespecialiseerde hulp bij BVP-inschrijvingen

Iets waar je snel genoeg achter komt in de wereld van aanbestedingen is dat geen enkele aanbesteding hetzelfde is. Wij hebben ervaring met alle soorten aanbestedingen. Zo zijn Best Value Procurement (BVP) aanbestedingen ingewikkeld voor bedrijven die hier geen ervaring mee hebben. Vaak wordt het inschrijven op een BVP onderschat. Zeker als startende inschrijver kun je hierbij wel wat hulp gebruiken. Ten eerste omdat het een hele andere manier van inschrijven is. Ten tweede omdat de beoordeling/totaalscore voor een groot deel afhankelijk is van een interview, dat op een specifieke manier wordt beoordeeld. De aanbestedende dienst verwacht bij een Best Value aanbesteding een bepaalde manier van beantwoorden. Wij ondersteunen je hierbij door middel van een interviewtraining, die wij aan alle klanten met een BVP-inschrijving geven.

Beïnvloeden: zet de aanbestedende dienst naar jouw hand

Iets waar velen niet aan denken, maar waarin wij onze klanten aanmoedigen, is het vooraf beïnvloeden van de aanbestedende dienst. Als je de huidige opdrachtnemer bent bij de aanbestedende dienst en de opdracht loopt binnenkort af, is het zeker slim om even rond de tafel te gaan zitten voordat de opdracht opnieuw gepubliceerd wordt. Het huidige contract loopt waarschijnlijk alweer een aantal jaar; er kan van alles veranderd zijn in de behoefte van de aanbestedende dienst. Door in gesprek te gaan, kun je inzicht krijgen in de klantvraag en begrijpen wat ze willen bereiken met de opdracht. Dit komt niet altijd terecht in de beschrijvende documenten van de aanbesteding.  Daarnaast kun je met de inkoper of budgethouder in gesprek gaan over de (nieuwe) oplossingen die jouw bedrijf biedt en welke voordelen die hebben.

Toekomstige tenders voorspellen

Op het moment dat een aanbesteding is gepubliceerd, mag je volgens de aanbestedingswet geen contact meer hebben en ben je dus te laat. Blijf daarom altijd goed monitoren wanneer contracten aflopen. Hier bij Q Core gebruiken wij TenderApp, waarmee we met de functie TenderForecast kunnen zien welke aanbestedingen binnenkort weer op de markt komen. TenderForecast gebruikt historische tenderinformatie om toekomstige tenders te voorspellen. Je kunt dan al in contact zijn met de aanbestedende dienst voordat je concurrent op de hoogte is van de nieuwe aanbesteding.

De voordelen van een externe tekstschrijver

Omdat kwaliteit tegenwoordig vaak zwaarder weegt dan prijs, is het slim om het schrijven over te laten aan een vaardige schrijver. Niet iedereen heeft een goede of gemotiveerde tekstschrijver in huis. Een tekstschrijver moet niet alleen foutloze teksten kunnen schrijven, maar moet ook goed begrijpen wat er in de teksten terug moet komen. Onze tekstschrijvers weten uit ervaring wat de aanbestedende dienst graag wil teruglezen in de teksten en hoe deze worden beoordeeld. Daarnaast zijn veel werknemers ‘bedrijfsblind’ wanneer ze over hun eigen bedrijf schrijven. Onze tekstschrijvers kijken met een objectieve blik naar het bedrijf en kunnen goed beschrijven waarin het bedrijf zich onderscheidt, waar het goed in is en weten goed te verwoorden wat de aanbestedende dienst wil horen. Wij raden je daarom aan om het teksten voor je aanbesteding te laten schrijven.

Hoe schrijven wij een tekst voor jouw bedrijf?

Je vraagt je nu waarschijnlijk af hoe een externe tekstschrijver kan schrijven over jouw bedrijf. Dat gaat als volgt. Als eerste leest hij of zij natuurlijk de beschrijvende documenten en de beoordelingscriteria goed door, zodat duidelijk is wat er in de teksten beschreven moet worden en waarop wordt beoordeeld. Vervolgens plannen we een interview in met een productspecialist van jouw bedrijf, oftewel iemand die een expert is met betrekking tot jouw product of dienst. Een tekstschrijver van Q Core vraagt altijd door totdat hij of zij de juiste informatie heeft over wat jouw bedrijf onderscheidt op de uitgevraagde punten.

Focus bewaren en deadlines handhaven

Vaak hebben aanbestedingen binnen een bedrijf niet de hoogste prioriteit. Meestal is iemand parttime bezig met aanbestedingen. Hierdoor is er minder focus; deze persoon kan door zijn andere werkzaamheden onvoldoende tijd steken in het up-to-date houden van kennis over aanbestedingen.  Met een extern bidteam heb je hier geen last van. De hoogste prioriteit van zo’n organisatie (zoals Q Core) is het winnen van de aanbesteding. Wij bewaren voor jou de focus en handhaven alle deadlines strikt. Je hoeft je dan niet druk te maken over het maken van een planning of het missen van een deadline. Je volgt simpelweg de planning die voor je opgesteld wordt.

Hoef ik dan niks meer te doen?

Een verkeerde aanname bij nieuwe klanten die hun bidteam outsourcen is dat zij zelf niets meer hoeven te doen. Toch blijf je zelf de expert over jouw producten of diensten. Ook het aanleveren van prijzen en specificaties moet je daarom zelf doen. Juist de mix van jouw expertise in het betreffende vakgebied met onze expertise op het gebied van aanbestedingen is de gouden combinatie. Binnen een bidteam bestaan verschillende rollen en een goede rolverdeling binnen het tenderteam is vaak al het halve werk. Niet alle rollen kunnen uitbesteed worden aan een extern tenderteam. Het is daarom niet zo dat je alles uit handen geeft en kan gaan zitten wachten op de gunning.

Wat is mijn rol?

Oké, je kan dus niet alles uit handen geven. Maar wat is dan precies jouw rol?  Allereerst is er natuurlijk een contactpersoon vanuit jouw bedrijf nodig. In ons geval heeft deze contactpersoon altijd contact met één van onze tenderspecialisten die je bij alles begeleidt. De contactpersoon vanuit jouw bedrijf wordt ons aanspreekpunt en houden we verantwoordelijk voor het op- en aanleveren van de informatie op de afgesproken momenten. Hiervoor zal hij of zij intern moeten bepalen welke personen hij daarvoor nodig heeft. Zo is er natuurlijk de tekenbevoegde (weet je niet zeker wie dit is in jouw organisatie, check dan het kvk-uittreksel). Dit kan de contactpersoon zelf zijn. Daarnaast is een productspecialist nodig die precies weet wat jouw bedrijf doet, levert of produceert. Wij als tenderspecialisten zijn geen experts in jouw vak. Verder kunnen wij als buitenstaanders ook niks zeggen over de prijs die je wilt rekenen over jouw producten of diensten. En die moet je als bedrijf toch echt zelf bepalen.

Win die aanbesteding!

Het lijkt ons duidelijk dat inschrijvingen op aanbestedingen geen bijzaak zijn, en tijd en aandacht nodig hebben. Zorg er dus voor dat je de volgende aanbesteding wint! Ga eens praten met een partij die kan fungeren als jouw externe bidteam. Je concurrenten zullen verrast zijn.

Europese Commissie start wederom inbreukprocedure tegen Nederland

Op 15 december jl. berichtten we dat de Europese Commissie voornemens was een inbreukprocedure te starten tegen de Nederlandse Staat, aangezien de Commissie van mening is dat Nederlandse woningcorporaties ten onrechte niet als Aanbestedende diensten worden aangemerkt.

Nu blijkt dat de Commissie nóg een inbreukprocedure tegen Nederland heeft opgestart, ditmaal met betrekking tot de aankoop van defensiematerieel. In het persbericht van de Commissie valt te lezen dat zij gelijktijdig aanmaningsbrieven heeft gezonden aan Denemarken, Italië, Nederland, Polen en Portugal omdat zij de EU-regels inzake overheidsopdrachten op de defensie- en de veiligheidsmarkt niet of onjuist toepassen.

Zoals aangekondigd in het Europees defensieactieplan van november 2016 streeft de Commissie ernaar de voorwaarden voor een open en concurrerende Europese defensiemarkt te verbeteren om ondernemingen te helpen grensoverschrijdend zaken te doen en lidstaten te helpen de beste prijs-kwaliteitsverhouding te krijgen bij defensieaankopen.

Compensatieverplichtingen voor Europese defensiemarkt

In de gevallen van Nederland en Denemarken is de Commissie van mening dat beide landen bij de aankoop van defensiematerieel ongerechtvaardigde compensatieverplichtingen opleggen aan leveranciers die niet uit de betreffende lidstaat afkomstig zijn. Deze verplichtingen beperken het vrij verkeer van goederen en diensten en zijn daarom strijdig met het EU-Verdrag en de Aanbestedingsrichtlijnen.

Een voorbeeld van dergelijke compensatieverplichting is de verplichting om een deel van de opdracht in de betreffende lidstaat uit te voeren, of de verplichting om de opdracht uit te voeren met plaatselijke hulpmiddelen. Dergelijke beperkende maatregelen mogen uitsluitend worden gehanteerd wanneer het echt noodzakelijk is, het niet mogelijk is tot hetzelfde resultaat te komen met minder beperkende maatregelen en de maatregel geen negatief effect heeft op de mededinging op het gebied van niet-militaire producten.

En nu?

De Nederlandse Staat heeft nu twee maanden de tijd om inhoudelijk op de ingebrekestelling te reageren. Op basis van deze reactie stelt de Commissie een ‘met reden omkleed advies’ op, waarna Nederland wederom de mogelijkheid krijgt zich te verweren of te conformeren.

Als na deze fase de inbreuk niet is hersteld zal door de Commissie worden overgegaan tot de contentieuze fase. In dat geval zal zij de Nederlandse Staat dagen voor het Hof van Justitie van de EU, en is het aan dit Hof om de situatie te beslechten.

Verwachtingen?

Waar het in de in december 2017 gestarte inbreukprocedure inzake de woningcorporaties lijkt neer te komen op de principiële opvatting of dergelijke entiteiten wel of niet aanbestedingsplichtig zouden moeten zijn, lijkt deze procedure rechtlijniger.

Het is wat ons betreft evident dat de door de Commissie aangehaalde maatregelen een beperkende werking hebben op het vrij verkeer van goederen en diensten. Echter, zoals gesteld kunnen dit soort beperkende maatregelen onder omstandigheden gerechtvaardigd zijn. Het zal aan de Nederlandse (en Deense) Staat zijn om aan te tonen dat dit in de door de Commissie aangehaalde situaties het geval was.

De digitale wereld van aanbesteden

Sinds 1 juli 2017 is het digitaal aanbesteden voor Europese aanbestedingen verplicht. Inmiddels weten we al bijna niet meer beter, en is het elektronisch aanbesteden ook bij aanbestedende diensten goed ingeburgerd.
Van het invullen van de UEA en het aanvragen van de GVA tot het indienen van de inschrijving – voor nagenoeg het gehele aanbestedingsproces en alle randzaken zijn digitale opties beschikbaar. Dat scheelt aardig in de analoge papierwinkel, maar toch brengt het voor ondernemers die niet vaak inschrijven op aanbestedingen soms moeilijkheden met zich mee. Zo krijgen we de laatste tijd regelmatig vragen over het aanmaken van accounts en het wel of niet moeten aanvragen van eHerkenning. Daarom zetten we het nog even op een rijtje.

eHerkenning

Iedereen kan registeren op TenderNed en daarna aanbestedingen inzien en documenten downloaden. Maar voor het stellen van vragen of het indienen van je inschrijving via TenderNed heb je eHerkenning nodig.

Nog even kort: eHerkenning, hoe zit dat ook alweer?

eHerkenning is het digitale identificatiemiddel van de overheid en wordt ook wel omschreven als een DigiD voor bedrijven. Het idee is hetzelfde: een inlog die eenmalig (uniek en gecontroleerd) per medewerker per bedrijf wordt verstrekt, waarmee te allen tijde wordt ‘herkend’ om exact wie van welk bedrijf het gaat en online transacties worden geautoriseerd. Elke gebruiker van een overheidsdienst namens uw organisatie dient te beschikken over een eigen eHerkenningsmiddel. Inloggen gaat meestal via een gebruikersnaam en wachtwoord, soms aangevuld met sms-code of een token. Er zijn 5 verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Hoe hoger het betrouwbaarheidsniveau, hoe meer controles er zijn ingebouwd ter verificatie van je bevoegdheid als aanvrager en/of van de bevoegdheid van de gebruiker om namens het bedrijf bepaalde acties uit te voeren. Voor TenderNed is minimaal niveau 2 nodig. Dit houdt onder meer in dat de leverancier van het middel een machtigingenregister heeft waarin je per dienst (dus bijv. specifiek voor TenderNed) vastlegt welke medewerkers namens de onderneming zijn gemachtigd.

Hoe kan ik een eHerkenningsmiddel aanvragen?

eHerkenningsmiddelen zijn persoonsgebonden en moeten dus voor medewerkers apart aangevraagd worden. Alle aanvragen en bijbehorende machtigingen voor medewerkers moeten wel gedaan worden door een voor de onderneming tekenbevoegde of daarvoor gemachtigde (minimaal KvK-check). Er is een 6-tal erkende (commerciële) aanbieders van eHerkenningsmiddelen. Een overzicht van de beschikbare middelen per betrouwbaarheidsniveau per leverancier, met vermelding van inlogmethode, kosten, aanvraagprocedure en leveringstermijn is te vinden op https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/leveranciers/leveranciersoverzicht/

Geen eHerkenning meer?

Maar wat nou als je door een wijziging van je KvK-nummer (bijvoorbeeld door het overgaan in een B.V.) niet meer in kunt loggen met eHerkenning? Terwijl je een deadline hebt voor het indienen van je inschrijving?

Eigenlijk is er dan maar één oplossing: nieuwe eHerkenning aanvragen met het nieuwe KvK-nummer. Het KvK-nummer is een identificerend kenmerk, dat eHerkenning levert als je inlogt. Dit kenmerk verandert als de onderneming bijvoorbeeld overgaat op een andere rechtsvorm. Omdat eHerkenning gekoppeld is aan het KvK-nummer moet de leverancier van de eHerkenning opnieuw controles uitvoeren voor de goedkeuring.

De eHerkenning die gekoppeld is aan het oude KvK-nummer moet je nog wel zelf opzeggen. Handig is om de opzegging direct bij de nieuwe aanvraag mee te sturen.

Hoewel niet bij alle leveranciers van eHerkenning direct op de website te vinden is hoe hiermee om te gaan, gaan we er vanuit dat zij allemaal dezelfde werkwijze hanteren: een nieuwe aanvraag indienen, en de oude koppeling opzeggen. Voor meer informatie kun je contact opnemen met je leverancier.

Tip: hou er rekening mee dat het aanvragen van nieuwe e-herkenning enkele werkdagen kan duren. Niet alle leveranciers hebben dezelfde levertijden en dit kan soms wel 5 werkdagen duren. Zorg er dus voor dat je ruim vóór de deadline van je aanbesteding op TenderNed hebt ingelogd om te controleren of de eHerkenning nog up-to-date is. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan heb je nog voldoende tijd om eventueel een nieuwe e-herkenning aan te vragen.

Andere aanbestedingsplatforms

Naast TenderNed zijn er een paar veel gebruikte aanbestedingsplatforms. Denk bijvoorbeeld aan Negometrix, Commerce-hub, CTM Solution, Aanbestedingskalender, etc. Voor inschrijven via deze platforms is geen eHerkenning nodig. Maar registreren op deze platforms kan voor ondernemingen wel erg interessant zijn. Aanbestedende diensten gebruiken deze platforms namelijk vaak voor het vinden van partijen voor onderhandse aanbestedingen. Belangrijk is dan wel dat je gevonden wordt! Een account aanmaken is dan een eerste stap. Maar daarna is het belangrijk dat die accounts op de juiste manier worden ingericht, dat je de juiste CPV codes instelt (en vervolgens ook bijhoudt) en dat je herkenbaar wordt voor aanbestedende diensten. Op ieder platform werkt het inrichten van een account weer net even anders, en we kunnen ons voorstellen dat je hier niet altijd genoeg tijd en aandacht voor hebt.

Wij kunnen je helpen bij het inrichten van deze accounts.

Let op: Je kunt bij Q Core geen eHerkenning aanvragen. Dat kan alleen bij één van de zes erkende aanbieders van eHerkenningsmiddelen. Wij kunnen je wel helpen bij vragen en tips geven vanuit onze eigen ervaring met het aanvragen en gebruiken van eHerkenning. Wil je hulp bij aanbestedingen in de bredere zin? Neem dan contact met ons op.

Q Core helpt!

“Weliswaar is begrijpelijk dat [inschrijver], als inschrijver die niet zo thuis is in het aanbestedingsrecht, zich [het feit dat je tijdig moet klagen] niet (tijdig) zal hebben gerealiseerd, maar dit moet op grond van het aanbestedingsrecht voor haar rekening en risico blijven.

Zij had zich immers van professionele bijstand kunnen voorzien om dit risico en de gevolgen daarvan af te wenden.

De omstandigheid dat zij dat niet heeft gedaan, kan de [aanbestedende dienst] niet worden tegengeworpen.”

Met andere woorden: Als je als inschrijver niet zoveel verstand hebt van aanbestedingen en alles wat daarbij komt kijken, is het misschien slim om hier professionele hulp bij in te schakelen. Deze uitspraak is gedaan door de rechter in een kort geding naar aanleiding van een gemeentelijke aanbesteding van zorg (WMO en Jeugdhulp).
Professionele hulp, dat zijn wij! Er is in het kortgeding een aantal punten naar voren gekomen waarin wij deze inschrijver hadden kunnen adviseren en bij hadden kunnen helpen. Wat had Q Core voor deze inschrijver kunnen betekenen als wij waren ingeschakeld voor begeleiding bij dit traject?

Vragen over een aanbestedingsprocedure? Q Core staat je bij.

“Daarnaast heeft te gelden dat als [inschrijver] van mening is dat de wijze waarop de beoordeling zou gaan plaatsvinden niet voldoende objectief en transparant zou zijn, zij dit tijdig aan de [aanbestedende dienst] had moeten laten weten.”

De inschrijver was hier dus van mening dat de beoordeling van de kwaliteitsstukken niet objectief en transparant genoeg waren. Hoewel in de offerteaanvraag van deze aanbesteding vrij duidelijk en uitvoerig stond beschreven hoe en waarop de kwaliteitsstukken worden beoordeeld, kan het natuurlijk altijd zo zijn dat een inschrijver twijfels heeft over de beoordelingsprocedure. Het is dan zaak om daar vragen over te stellen aan de aanbestedende dienst. Binnen de werkwijze van Q Core bespreken wij met de klant altijd waar voor hem de vraag- en knelpunten liggen. We spreken tijdens een projectoverleg het hele bestek samen door, en vragen ons ook samen af of klanten (zelfstandig) aan de vraag kunnen voldoen en of duidelijk is wat er precies moet worden ingediend. Als er punten onduidelijk zijn, zelfs al gaat het om de kleinste twijfel, dan stellen we een vraag aan de aanbestedende dienst.

Maar we kunnen ook adviseren. Soms moet een vraag, uit tactische overwegingen, perse wel of juist niet gesteld worden. Hierin moeten afwegingen gemaakt worden over mogelijke antwoorden van de aanbestedende dienst en wat het effect van die antwoorden zou kunnen zijn. Als de aanbestedende dienst niet het gewenste antwoord geeft, wat heeft dat voor gevolgen voor je inschrijving? Hierover kunnen we samen sparren en vanuit onze ervaring vragen opstellen die de aanbestedende dienst aan het denken zetten.

In de situatie die in dit kortgeding geschetst is, had Q Core samen met de inschrijver de beoordelingsprocedure door kunnen spreken en bepalen waar de twijfels lagen. Aan de hand daarvan hadden we ofwel advies kunnen geven om de twijfels weg te nemen, ofwel de juiste vragen aan de aanbestedende dienst kunnen stellen.

Altijd een complete en correcte inschrijving

“Daarbij komt dat is gebleken dat [inschrijver] in het kader van haar inschrijving enkel de formulieren ten behoeve van gunningscriterium 1 heeft ingevuld en aan de [aanbestedende dienst] heeft verstrekt en dat zij de formulieren betreffende de gunningscriteria 2 tot en met 4 blanco heeft aangeleverd. Deze formulieren konden door de beoordelaars van de [aanbestedende dienst] daarom niet worden beoordeeld, waardoor aan [inschrijver] voor deze criteria de minimale score 1 is toegekend.”

Had de inschrijver de hulp van Q Core ingeschakeld, dan was dit nooit gebeurd. Wij zorgen er altijd voor dat een inschrijving compleet, volledig en correct wordt ingediend, voorzien van alle gevraagde en benodigde bijlagen en documenten. Wil je inschrijven voor een aanbesteding, dan moet je uitgebreid controleren of alles compleet is.

Aan het begin van het traject zetten wij, zowel voor onszelf als voor de klant, precies op een rijtje welke documenten worden gevraagd en welke criteria moeten worden beantwoord. Wij lezen mee met alle stukken die de klant schrijft, controleren of de vraag op de juiste manier wordt beantwoord en redigeren de teksten waar nodig. We checken of ieder punt van de vraag beantwoord is, en of het taalgebruik van de aanbestedende dienst wordt gebruikt. Indien nodig vragen wij zelfs onze tekstschrijvers om mee te kijken en tips te geven om ervoor te zorgen dat de best mogelijke tekst wordt ingediend. Als klanten zelf geen tijd hebben voor of weinig ervaring hebben met het schrijven van kwaliteitsstukken, dan kunnen onze tekstschrijvers dit volledig uit handen nemen.

Het indienen van blanco formulieren voor de gunningscriteria zal bij Q Core dus nooit voorkomen. Als je wil winnen moet je punten scoren, en om punten te scoren moet je de gunningscriteria beantwoorden.

Wij houden deadlines in de gaten

In de uitspraak van het kortgeding wordt meerdere keren aangegeven dat het de verantwoordelijkheid van de inschrijver is om tijdig vragen te stellen of te klagen. Blijkbaar heeft de inschrijver dit nagelaten te doen. Dit is echter bij uitstek een punt voor Q Core om in de gaten te houden. Gedurende het traject houden wij alle deadlines in de gaten, en controleren ook of de termijnen die de aanbestedende dienst hanteert overeenstemmen met de Aanbestedingswet. Bij tegenstrijdigheden worden vragen gesteld en indien nodig kunnen vervolgstappen worden gezet.

Hulp van Q Core

De rechter in deze zaak had in onze ogen een sterk punt door te stellen dat de inschrijver professionele hulp had kunnen inschakelen om hem bij te staan bij de inschrijving en te adviseren over het aanbestedingsrecht. Achteraf bezien waren er flink wat punten in deze zaak waarin Q Core deze inschrijver had kunnen adviseren. Wellicht was het dan niet tot een kortgeding gekomen.

Heb je zelf hulp nodig bij het inschrijven op een aanbesteding? Heb je misschien een interessante opdracht gezien, maar weet je niet goed hoe je zo’n inschrijving nu precies moet aanpakken? Of vind je het moeilijk om te bepalen of je aan alle gevraagde criteria kunt voldoen? Wij kunnen je helpen! Neem vrijblijvend contact op met onze klantmanager Yvonne. Zij kan je precies vertellen wat de mogelijkheden zijn.

Beter Aanbesteden doe je (beter) zo!

Weten jullie nog, het traject Beter Aanbesteden? Het kwam eind vorig jaar nog langs in ons nieuwsbericht over de voorstellen voor professionalisering van de Europese Commissie. Ondanks onze kanttekeningen bij de aanpak, juichen we elk initiatief toe om de aanbestedingspraktijk te verbeteren. Dus wekte het ook onze nieuwsgierigheid toen het Ministerie van EZ en Klimaat eind januari met een publicatie kwam als “voorproefje” op de Actieagenda Beter Aanbesteden. We waren niet de enigen: op Twitter en LinkedIn werd het driftig gedeeld, bijna als ware het een nieuw evangelie.

En dan lees je het en word je er inderdaad even stil van – maar helaas niet in positieve zin. Een infographic waarop 5 “mythen” worden ontkracht over, jawel, contact tussen aanbesteders en ondernemers rondom aanbestedingen. Stuk voor stuk dooddoeners zoals: ja, je mag met je huidige leverancier praten over lopende zaken (zolang het niet over de aanbesteding gaat) en ja, je mag marktpartijen raadplegen voor input voor je programma van eisen… (marktconsultatie iemand?)

Dingen die bovendien al zo vaak langsgekomen zijn bij seminars, in blogs e.d. en op PIANOo zelf, dat je als professional onder een steen moet hebben geleefd als dit je nog tot nieuwe inzichten brengt. En, zoals zoveel informatieverstrekking over aanbesteden, compleet beredeneerd vanuit de behoeften en zorgen van de inkoper, zonder enig besef van het perspectief van de inschrijver.

Is dit dan het soort “resultaat” (zoals PIANOo het noemt) dat we kunnen verwachten van dit programma? Terwijl er zoveel dingen zijn waar inschrijvers (en hun adviseurs) dagelijks tegenaan lopen.

Beter aanbesteden: 5 aanbevelingen voor de aanbestedingspraktijk

Het kostte ons ongeveer 5 minuten om met onze 5 eigen aanbevelingen te komen die in onze optiek stap 1 zijn voor een meer professionele aanbestedingspraktijk. Allemaal heel basale en logische dingen. Zodanig dat het ons verbijstert dat we het er überhaupt over moeten hebben.

…kortom, in feite evenzeer open deuren als die vijf mythes van EZ&K.

Nadat het stof der verontwaardiging was opgetrokken, en geholpen door het inmiddels verschenen, veel zinnigere, document Actieagenda Beter Aanbesteden, kwam het besef maar weer binnen dat de vele problemen en fouten niet (alleen) een kwestie zijn van individuele onwil of onkunde. Maar misschien eerder een dieper en structureler gebrek aan bewustzijn, kennis, tijd en aandacht en inlevingsvermogen. In combinatie met alle politieke en organisatorische factoren.

Het thema “inlevingsvermogen” inspireert ons om meer de nuance op te zoeken in ons denken over deze kwestie. Desondanks willen we onze 5 oorspronkelijke aanbevelingen graag delen. Al was het maar omdat ze een scherp en urgent beeld geven van wat er allemaal mis gaat, wat de oorzaak ook moge zijn. En wat er ook uit dit traject Beter Aanbesteden voortvloeit, laten we er toch met zijn allen naar streven dat aanbevelingen zoals die hieronder op een bepaald moment niet meer nodig zijn.

1: Win-windenken / partneren

Communiceren met de markt is belangrijk. Beter vooraf een goede marktconsultatie dan halverwege de aanbesteding de botte bijl moeten hanteren in je programma van eisen. Maar praten is maar de helft van de oplossing. Het gaat ook om de houding ten opzichte van elkaar en hoe je aankijkt tegen de relatie van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Soms lijkt het wel of inkopers ondernemers fundamenteel wantrouwen. Alsof elke handeling van de inschrijver wordt bekeken vanuit de gedachte dat ondernemers alleen maar willen profiteren en misbruik maken van elk stukje ruimte dat ze krijgen. Waarom anders geeft men bijna principieel zo min mogelijk toe aan verzoeken in de Nota van Inlichtingen, ook als ze er zelf alleen maar baat bij hebben? Om nog maar niet te spreken over eenzijdige voorwaarden, boeteclausules, onrealistische plafondbedragen en wat nog meer. Dit dwingt de ondernemer allerlei risico’s te gaan incalculeren, wat leidt tot hogere prijzen; dan wel op zoek te gaan naar loopholes of te gokken, wat linksom of rechtsom (via meerwerk) toch ook weer leidt tot extra kosten voor de opdrachtgever. En fouten. En uitstel. En een hoop discussie en gedoe.

Winnen doe je samen met de ondernemer

Natuurlijk, enig opportunisme is de meeste ondernemers niet vreemd en er zitten ook geharde aanbestedingstijgers tussen. Maar het gros van de ondernemers (en wij spreken er veel!) wil gewoon echt kwalitatief goed werk leveren voor een goede prijs. Als inkopers nou die moeite zouden steken in een beoordelingssystematiek die dit beloont… Maar daarover later meer.

Over de toepassing van Best Value bij Nederlandse aanbestedingen is veel te doen. Maar als er nu één ding zou zijn dat we best zouden mogen overnemen, is het win-windenken. De gedachte achter deze “pijler” is dat “win-lose”, oftewel het beste proberen te halen uit een contract ten koste van de andere contractpartij, uiteindelijk leidt tot “lose-lose”, om redenen zoals hierboven geschetst.

Win-windenken houdt in dat je allebei denkt in het belang van het projectdoel en beseft dat je het samen moet doen. Hierbij gaat het niet om intensief contact, maar het in “samen” denken. Alleen al het besef dat als je een goed eindresultaat wilt, je de ander de juiste middelen moet gunnen om dat eindresultaat te kunnen realiseren, zou menig aanbesteding ten goede komen. Dit kenmerkt ook onze hulp bij aanbestedingen.

We onderschrijven dan ook zeker het volgende uit de Actieagenda Beter Aanbesteden: “Er kan veel worden gewonnen als ondernemers en aanbestedende diensten samenwerken vanuit wederzijds begrip, vertrouwen en onderling respect, vóór, tijdens en na een aanbestedingsprocedure.”

2: Lees je in over de actuele wet- en regelgeving

Regels kunnen veranderen en als je eens in de 2 jaar een aanbesteding doet, is het niet zo gek als je over het hoofd ziet dat alleen GVA’s van ná 1 juli 2016 (inwerkingtreding gewijzigde Aw2012) geldig zijn. Of even vergeet dat een KvK-uittreksel sinds 2012 de non-faillissementsverklaring vervangt. Maar als je weet dat je kennis niet helemaal up to date is, waarom klop je dan niet aan bij een collega of iemand uit je netwerk met meer recente ervaring? Of lees je gewoon even goed in.

Gedragsverklaring Aanbesteden

Loop bijvoorbeeld je document van voor naar achter door en controleer voor elke “regel” of deze nog klopt, dan kom je het meeste vanzelf tegen. Het is ook niet heel moeilijk om de juiste informatie te vinden. Op de pagina over de Gedragsverklaring Aanbesteden op de website van PIANOo (dé go-to-kennisbank voor aanbestedende diensten) staat helemaal bovenin een groot grijs blok, waar precies de 1-juli-2016-kwestie uitgelegd staat. En dan is er natuurlijk de aanbestedingswet zelf met bijlagen. Misschien wat meer werk, maar ook (bij grondwet) publiekelijk beschikbaar, en desnoods zelfs met een huis-tuin-en-keukenjurist nog uit te komen.

Gezond verstand toch, om dit even te doen? Nou, niet dus, want dit soort dingen gaat heel vaak mis.

Dat constateerde men in de evaluatie van Aw2012 en nu weer in de Actieagenda: in de naleving van de bestaande wet- en regelgeving (inclusief Gids Proportionaliteit) is de meeste winst te behalen. En dit zien wij dagelijks in de praktijk.

Zo vraagt men bij ongeveer de helft van de aanbestedingen 1,5 jaar na dato nog een GVA van maximaal 2 jaar oud; en hebben we het afgelopen halfjaar zeker 6 trajecten begeleid waarbij gevraagd werd om een non-faillissementsverklaring. Het gaat dan trouwens niet alleen om de doorsnee gemeente maar ook om de grote ministeries en uitvoeringsorganisaties.

Richtlijnen voor Social Return

Meer inhoudelijk moeten we bijna altijd als Social Return wordt gevraagd hier kritische vragen over stellen, omdat bijvoorbeeld 5% van de totale opdrachtsom wordt vereist, terwijl de richtlijn een percentage van de loonsom is. Zelfs bij opdrachten voor Leveringen, terwijl volgens de richtsnoeren Social Return alleen zou moeten worden toegepast bij opdrachten boven €250.000,- in de categorieën Werken en Diensten. Dat is ook logisch, want als jij voor een miljoen hardware levert dan komen de loonkosten voor die planner en chauffeur voor een paar uurtjes per week echt niet aan 5% van de opdrachtsom. En 5% van de loonsom is dan weer dusdanig weinig dat de investering disproportioneel wordt (5% van 5% van een miljoen is €2500,- – wie kun je daarvoor aannemen?).

Eisen onderwijsmarkt in strijd met voorschrift Gids Proportionaliteit

Ook vragen aanbestedende diensten nog steeds om teveel of te specifieke referenties. Zo stellen onderwijsinstellingen vaak de eis dat je ervaring hebt in het onderwijs. Kwalijk, omdat hiermee de toegang tot de onderwijsmarkt voor nieuwe betreders wordt ontzegd. En in strijd met voorschrift 3F van de Gids Proportionaliteit, volgens welke moet worden gekeken naar kerncompetenties, die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht.

Men voert vaak aan dat ervaring in het onderwijs belangrijk is omdat je met scholieren moet kunnen werken, bijvoorbeeld dat je niks kunt laten slingeren of open laten i.v.m. het risico op ongelukken. Maar als je de bedoeling van de kerncompetentie kent dan weet je dat:

  • Geschiktheidseisen als referenties primair bedoeld zijn als minimale toegangseisen, die moeten zorgen dat alleen bedrijven die de benodigde technische/beroepsbekwaamheden hebben in aanmerking komen. Niet de hobbytimmerman, maar bedrijven die bewezen hebben dit vak te verstaan. Of je in het onderwijs hebt gewerkt heeft niets te maken met of je bekwaam bent in het uitvoeren van ICT-beheer of renoveren van gebouwen.
  • De hele gedachte achter de Gids Proportionaliteit is dat eisen in verhouding moeten staan tot de opdracht, zodat (kleinere) ondernemers niet op onredelijke gronden de toegang tot overheidsopdrachten wordt ontzegd.
  • Om die reden referentie-eisen moeten gaan over kerncompetenties (het is niet alleen een ander woord voor ervaringseis!) en als zodanig gericht moeten zijn op de essentie, de kern van waar de opdracht over gaat.
  • Voor zover goede uitvoering van de opdracht vraagt om meer specifieke kennis of ervaring, ook dan in de formulering van de eis (dus) nog altijd moet worden gezocht naar de essentie. Dus i.p.v. ervaring in het onderwijs bijvoorbeeld ervaring met renovaties in een omgeving waar zich kwetsbare personen bevinden; of van een gebouw met bepaalde eigenschappen die renovatie-technisch van belang zijn. Mocht ervaring met beide zaken essentieel zijn, dan vraag je 2 kerncompetenties.

Kijkend naar de laatste 2 voorbeelden gaat het niet alleen om kennis van de regels, maar ook deze snappen, begrijpen wat het doel ervan is. Onze aanbeveling “je inlezen” gaat dan ook verder dan even je kennis opfrissen. Het gaat ook om een stukje (intellectuele) bereidheid om de regels te doorgronden. Om het nemen van je verantwoordelijkheid als professional om je de regels eigen te maken, in plaats van dat je je dit door de inschrijvende partijen moet laten vertellen.

3: Check je eigen werk (of laat je checken)

Niet het allerbelangrijkste item in deze lijst, maar wel heel erg storend is het aantal fouten in aanbestedingsdocumenten. Zo zijn spelfouten in de aanbestedingsstukken schering en inslag. Zodat je op een gegeven moment denkt: joh, laat je stukken eens controleren door een collega voordat je ze publiceert. En dan zijn er ook nog de vele inconsistenties, zoals tegenstrijdige data. Andere voorbeelden:

  • Binnen 3 maanden tot 2 keer toe tegengekomen: een prijzenblad met een tabblad waarop interne instructies stonden, inclusief de instructie om voor publicatie dit voorblad te verwijderen (overigens waren ook niet alle andere instructies opgevolgd).
  • Documenten met wijzigingen er nog in of interne opmerkingen. Ook eens gezien: een discussie in de kantlijn tussen inkoopcollega’s over wat nou gevraagd werd in een bepaalde verklaring.
  • Documenten met meerdere passages met zoveel ongrammaticale en/of afgebroken zinnen, dat vaak überhaupt niet duidelijk was wat de eis was of wat er beschreven moest worden.
  • Bijlagen toevoegen die bij een andere aanbesteding horen. Of bijlagen die half zijn aangepast maar nog bijv. de naam van een andere aanbesteding bevatten of die niet van toepassing zijn op deze aanbesteding (bijv. omdat het leveringen betreft en geen werken).
  • Algemener knip- en plakwerk uit andere aanbestedingen, die leiden tot inconsistenties.

Een fout zit soms in een klein hoekje en tijdgebrek hebben we allemaal wel eens. We zijn wel van mening dat gezien de investeringen voor beide kanten (en uiteindelijk burgers) je toch wel méér professionaliteit en zorgvuldigheid mag verwachten in de voorbereiding van deze trajecten, inclusief een goede planning.

Maar het is ook meer dan dat. We hebben verschillende keren meegemaakt dat er een aanbesteding werd ingetrokken, om enkele weken of maanden later weer te verschijnen… precies hetzelfde document, met precies dezelfde fouten als in de oorspronkelijke documenten. Oók fouten die de vorige keer al waren aangekaart in de NvI. En dan gaat het niet alleen om spelfouten, maar ook bijvoorbeeld onwettige eisen. Wat moeten we hier nu van denken?

4: Neem vragen serieus

Een belangrijke reden waarom inschrijvers het “papieren” traject erg lastig vinden is omdat ze geen dialoog kunnen aangaan met de aanbestedende dienst; niet face-to-face kunnen uitleggen wat zij nodig hebben en vragen wat “de klant” nodig heeft, maar alles moet omslachtig op papier. Hier zijn tijdens het traject wel redenen voor, maar deze frustratie wordt vaak niet bepaald verholpen door de houding van de aanbestedende dienst bij de Nota van Inlichtingen.

Dan hebben we het over de eerdergenoemde terughoudendheid om verzoeken te honoreren, maar ook het überhaupt niet serieus nemen van vragen of vragenstellers.

Ondanks alle bewijzen van het tegendeel – zoals intelligente vragen en meerdere inschrijvers met dezelfde vraag – lijken inkopers té vaak van mening dat (a) hun kennis of intellectuele vaardigheden superieur zijn aan die van inschrijvers; (b) inschrijvers de documenten niet lezen; (c) inschrijvers dingen voor hun lol vragen, en niet omdat informatie daadwerkelijk ontbreekt/onduidelijk is; (d) de inkoper zelf absoluut overal aan gedacht heeft bij het opstellen van de stukken; en/of (e) zij beter weten dan inschrijvers zelf welke informatie wel en niet nodig is om de aanbieding te bepalen.

Voorbeelden uit de praktijk:

  • In antwoord op een vraag over een paragraaf in de aanbestedingsstukken verwijzen naar de informatie over dat onderwerp in diezelfde paragraaf. (Die hebben we per definitie gelezen, maar is niet duidelijk, vandaar dat we een vraag hebben gesteld.)
  • Verwijzen naar een andere paragraaf over dat onderwerp, die we ook hebben gelezen, maar die ook geen antwoord geeft op onze vraag.
  • Onomwonden neerbuigende of vijandige opmerkingen. Zoals: “als we u dat nog moeten uitleggen, dan…” Nog afgezien van de toon zou het misschien passen om, in plaats van gelijk aan te nemen dat de inschrijver zijn vak niet verstaat, de mogelijkheid te overwegen dat de vraag verkeerd is begrepen.
  • Weigering om verdere informatie ergens over te geven omdat “naar mening van de aanbestedende dienst” voldoende informatie over het onderwerp is gegeven of de informatie niet relevant is voor de inschrijving. Terwijl het gaat om neutrale informatie, die in de praktijk wel degelijk vaak relevant is voor de prijsstelling.
  • Geen antwoord geven op de vraag. Ook op hele simpele ja-nee vragen bijvoorbeeld. Ook meegemaakt: er kwam maar geen eenduidig antwoord, dus in de vervolgvraag x multiple choice opties gegeven. Er waren logisch gezien ook maar x mogelijkheden, dus de juiste optie zat er tussen. Maar nee, nog geen direct antwoord.

Vermijd risico’s en voorkom problemen: geef duidelijkheid

Ik ben niet zo naïef om te denken dat inkopers nooit bewust “strategisch” een vraag maar half beantwoorden (wat natuurlijk kwalijk is). Maar genoeg wijst erop dat dit meestal niet aan de orde is. Zo zijn er genoeg voorbeelden van een voor de aanbesteder ongewenste uitkomst om redenen waarvoor in de NvI al door inschrijvers was gewaarschuwd. En er is meestal een patroon te zien in álle antwoorden, ongeacht wie de vraag stelde en of het wel of niet in het belang is van de aanbestedende dienst.

Vragen zijn een teken dat iets onduidelijk is. Inschrijvers weten graag welke uitgangspunten ze moeten hanteren zodat ze een correcte en realistische aanbieding kunnen doen, die toegespitst is op de wensen en behoeften van de opdrachtgever. Daar kun je dan natuurlijk mysterieus of achteloos over doen, maar dan loop je wel een risico. Dat je onvergelijkbare of onrealistische prijsaanbiedingen krijgt, omdat de uitgangspunten/aantallen waarmee inschrijvers moeten rekenen onduidelijk zijn. Dat er discussie ontstaat over welke werkzaamheden wel en niet in scope zijn. Of dat je niet de kwaliteit krijgt aangeboden die je wilde, omdat je niet duidelijk was over wat je dan wilde.

En waarom zou je het in hemelsnaam niet doen? Informatieve, neutrale vragen hebben geen nadelen voor de procedure en bevoordelen geen inschrijvers (mocht men daar bang voor zijn). Integendeel, hoe meer informatieverstrekking, hoe gelijker het speelveld en hoe meer gelegenheid inschrijvers hebben hun beste (voor opdrachtgever gunstigste) aanbieding te doen.

Kritische vragen zijn natuurlijk bijzonder vervelend, maar wijzen op tegenstrijdigheden of onmogelijkheden in je uitvraag. Geven 3 inschrijvers aan dat een bepaalde eis niet mogelijk is in combinatie met het uitgevraagde product? Dan is de kans groot dat het niet kan. Word je gewaarschuwd voor manipulatie of “geadviseerd”? Nou ja, het kan zijn dat iemand daar zijn eigen motieven in heeft. Maar het is allicht het onderzoeken waard of het niet eerlijker kan… toch?

5: Besteed aandacht aan je criteria

Een aanbesteding is eigenlijk een ingewikkelde manier om te kiezen wie je opdracht mag uitvoeren (en dat op een eerlijke en objectieve wijze te doen). Minimumeisen zijn precies dat, minimumeisen. Maar de uiteindelijke keuze voor een opdrachtnemer wordt bepaald door de gunningscriteria.

“Wordt bepaald door” is bewust gekozen. Het is namelijk niet zo dat de “beste” inschrijving altijd zomaar komt bovendrijven. Nee, de gunningscriteria definiëren wat telt als de beste prijs-kwaliteitverhouding. Daarom is het zo belangrijk voor alle betrokkenen dat er goede beoordelingscriteria worden geformuleerd. Voor de borging van een eerlijke beslissing; en zodat het systeem leidt tot het beste aanbod, met minder kunst- en vliegwerk (en rechtszaken) achteraf.

Wat zijn goede beoordelingscriteria?

Goede beoordelingscriteria zijn transparante en effectieve criteria. Transparante criteria zijn criteria waarbij voor iedere betrokkene duidelijk is waaraan moet worden voldaan om welke score toebedeeld te krijgen. Als er dan een motivatie wordt verstrekt, kun je idealiter altijd zeggen: ja, deze gunningsbeslissing klopt volgens de criteria. Effectieve beoordelingscriteria zijn beoordelingscriteria die effectief selecteren op wat de aanbestedende dienst daadwerkelijk belangrijk vindt.

Met name bij kwaliteitscriteria komen we vaak beoordelingscriteria tegen die geen van beide zijn. Vervolgens komen er in de NvI dusdanige antwoorden, dat we kunnen concluderen dat er onvoldoende besef is van het doel en belang van goede gunningscriteria en er in de voorbereiding onvoldoende is nagedacht over dit soort vragen.

Een tweetal voorbeelden:

  • Om een 10 te krijgen op een implementatieplan moet een inschrijver “meerwaarde” tonen. Er wordt echter nergens uitgelegd hoe men beoordeelt of er wel of geen sprake is van meerwaarde. Wordt meerwaarde bijv. bepaald ten opzichte van minimumeisen of inschrijvers? Wat vindt de aanbestedende dienst belangrijk t.a.v. de implementatie? Vindt zij bijvoorbeeld een snellere implementatie dusdanig wenselijk dat ze het zal bestempelen als relevante meerwaarde? Of zal ze meerwaarde toekennen voor een zorgvuldige implementatie met veel aandacht voor draagvlak? Reactie: het is aan de inschrijver om invulling te geven aan dit criterium en zijn meerwaarde te tonen.
  • De vraagstelling is onduidelijk of niet doordacht, bijvoorbeeld door onuitgelegde termen. Of een concreet voorbeeld: er waren x hoofdonderwerpen en y aspecten geformuleerd; bij elk hoofdonderwerp moest je elk aspect aan bod laten komen. Maar in sommige gevallen leek dit niet te leiden tot een valide onderwerp of er zaten dubbelingen in, wat er op wees dat de aanbestedende dienst deze aspecten en onderwerpen zelf niet daadwerkelijk naast elkaar had gelegd. Dan vraag je verduidelijking en bevestigt men alleen maar de systematiek, met de boodschap (strekking) dat je er verder maar zelf het beste van moet maken.

Moet ik dan alles voorkauwen?

Een veelgehoord argument voor deze werkwijze is dat men het onderscheidend vermogen van inschrijvers wil laten spreken en niet teveel wil voorkauwen. Je zou ook kunnen zeggen dat het in het voordeel van de aanbestedende dienst is om ruimte voor zichzelf te laten. Maar beide argumenten kloppen niet.

Eenduidige criteria veronderstellen niet dat je het voorkauwt. Eenduidige criteria zijn te combineren met ruimte voor onderscheidend vermogen. Best Value Procurement is hier een voorbeeld van, waar de oplossing maximaal vrij wordt gelaten, maar er wel relatief duidelijke criteria zijn voor scoretoekenning: prestatieniveau op een zelf gekozen “KPI” op een algemene doelstelling van opdrachtgever + onderbouwing met prestatie-informatie dat inschrijver dit prestatieniveau kan realiseren. “Mate van onderbouwing” als criterium zien we algemener steeds meer terug, helaas ook nog heel vaak “meerwaarde” zonder uitleg. Een kadering van de doelen waarop meerwaarde kan worden gescoord zou hierin al een hoop schelen.

Meer aandacht voor gunningscriteria op vorm én inhoud graag

Het niet vertellen wat je wilt (in die zin van doelstellingen of wensen) werkt alleen maar averechts. Je wilt toch het beste aanbod selecteren? Stel je vindt een zorgvuldige implementatie met draagvlak belangrijk, maar je deelt dit niet. Dan kun je erop gokken dat er een inschrijver bij zit die dit aangeeft. Maar voor hetzelfde geld kiest iedereen in zijn aanbod voor een snelle implementatie. Stel er is één inschrijver die wel een zorgvuldige implementatie heeft aangeboden. Gefeliciteerd, deze wordt beloond voor zijn gelukkige, of misschien zelfs slimme, gok. Maar die andere inschrijver had het misschien veel beter gekund… In dit geval maakt het gebrek aan transparantie het criterium minder effectief voor het selecteren van de partij die het beste doet wat je wilt.

We zien ook andere voorbeelden van minder effectieve gunningscriteria. Bijvoorbeeld dat in de inleiding wordt vermeld dat de aanbestedende dienst bepaalde wensen heeft, maar deze eigenlijk niet of nauwelijks daadwerkelijk terugkomen in de vraagstelling. Of dat de beoordelingscriteria eigenlijk alleen maar gaan over de vorm van beantwoording en niet over inhoudelijke waarden. Waarmee de aanbestedende dienst zich geheid in de vingers gaat snijden.

Aandacht voor de “logica” van gunningscriteria en hun belang voor een eerlijk en effectief aanbestedingsproces is iets dat wat mij betreft in de aanbestedingspraktijk over de hele breedte beter kan en moet.

De aanbestedingspraktijk en het gebrek aan bewustzijn

Resumé over de oorzaken van dit soort problemen in de aanbestedingspraktijk; mijn favoriete passage uit de Actieagenda gaat over bewustzijn, of liever het gebrek eraan:

“Tijdens de gesprekken aan de regiotafels is een scala van ervaren problemen aan bod gekomen. De meeste zijn niet nieuw. Vaak is de oplossing “het gewoon (beter) doen”. Waarom gebeurt het dan niet? Tijdens de gesprekken over de problemen bij aanbesteden bleek er één rode draad te zijn, te weten bewustzijn of, beter gezegd, het gebrek daaraan. Het gaat dan om het bewustzijn dat een belangrijk deel van het overheidsbudget ingekocht en aanbesteed wordt. Dat goed aanbesteden leidt tot lagere directe en indirecte inkoopkosten en een hogere kwaliteit van de output. Het bewustzijn dat hiervoor een adequaat ingerichte en gepositioneerde inkooporganisatie nodig is. Het bewustzijn dat een goed doordachte uitvraag en een zorgvuldig gekozen procedure betere resultaten opleveren. Het bewustzijn dat prijsvechten op termijn leidt tot minder marktpartijen, minder keuze, minder kans op een innovatieve oplossing en onvoldoende kwaliteit.” (Actieagenda Beter Aanbesteden p. 13; daar staan nog enkele andere onderwerpen van bewustzijn.)

Een verontrustende, maar ik denk belangrijke constatering, en stuk voor stuk goede punten waar inkopers zich bewust van zouden moeten zijn. Achteraf ook heel mooi te koppelen aan onze frustraties en de bredere vraag: waarom is het nog nodig om deze open deuren in te trappen?

Helpt de Actieagenda om bewustzijn te vergroten?

Dan is natuurlijk de vraag of de aanbevelingen in de Actieagenda daadwerkelijk bijdragen aan dit kernprobleem, het bevorderen van bewustzijn. De aanbevelingen en acties zijn nog erg voorbereidend en gaan in heel algemene termen over het verder in kaart brengen van problematiek, opzetten van een basisstructuur, publiceren van een verdere studie of beleid. (Hoe draagt het maken van een factsheet over de inkoopfunctie bij aan het structureel verbeteren van de communicatie tussen beleid, bestuur en inkoop bij overheidsorganisaties?) Het is vooral heel erg afwachten wat voor concretere acties hier verder uit volgen.

Het lijkt vooral belangrijk dat het niet blijft bij algemene aanbevelingen, waar aanbestedende diensten zelf iets mee moeten doen. Dat ze dat gaan doen veronderstelt namelijk precies een bewustzijn van het belang van goed aanbesteden en herkenning van (de oorzaken van) de problemen. Er moet niet alleen een aanjager zijn, maar er moeten ook mensen zijn die verantwoordelijkheid nemen om dingen te regelen. Als het gaat om bewustzijn creëren dan heeft wat mij betreft kennis- en informatiedeling nu prioriteit. In de vorm van samenwerkingsverbanden, uitwisselingsplatforms en opleidingen voor inkopers. Ik hoop dan ook vooral op genoeg aandacht voor de punten uit het hoofdstuk “Kennis”. Maar hoe dan ook zal iemand(en) ervoor moeten zorgen dat deze kennisoverdracht ook structureel gebeurt en opleidingen en trainingen bij aanbestedende diensten actief onder de aandacht worden gebracht. Zodat we straks kunnen spreken over standaarden van kennis en vaardigheden die wellicht niet verplicht, maar wel door alle betrokkenen gedeeld worden.

Inmiddels hebben we nog meer tips verzameld hoe je beter kunt aanbesteden. Zo raden we je aan om mee te doen aan een marktconsultatie, en hebben we een Go/NoGo-checklist voor je op een rijtje gezet over hoe je een interessante aanbesteding kiest.

Drempels opwerpen en eigen ram(ing)en ingooien

Soms heb je van die “regels” of “feitjes” die voor iedereen zo vanzelfsprekend zijn, dat niemand nog weet – of zich überhaupt afvraagt – waar ze op zijn gebaseerd. Of die zelfs helemaal niet blijken te kloppen. Zoals dat eten opwarmen in de magnetron zorgt voor verlies van voedingsstoffen of dat ontsnappen uit de gevangenis op zichzelf bezien (dus even los van eventuele schade) strafbaar is.

De wereld van het aanbesteden zit vol van dat soort dingen. Sowieso blijkt heel vaak dat er bij nader inzien veel minder over iets is vastgelegd in de wet dan dat je in je hoofd had zitten, zodat je de jurisprudentie of wetsgeschiedenis erop na moet slaan. Maar er is ook een berg aan ongeschreven regels die onderdeel uitmaken van “de aanbestedingspraktijk”, maar die feitelijk geen enkele basis hebben in de wetgeving – omdat er niks over in staat. Vice versa bevat de Aanbestedingswet soms vaagheden of is er niks vastgelegd over zaken waar je het wel van zou verwachten, dusdanig dat het er bijna om vráágt om dergelijke “shortcuts” in te bouwen.

Recent kwamen een collega en ik een voorbeeld tegen, waarbij een vraag met een ogenschijnlijk simpel antwoord dit niet bleek te zijn. Niet alleen klopte onze eerste ingeving niet, er leek helemaal geen basis te zijn om één van de opties als meer waar te bestempelen dan de ander. Gelukkig kon onze eigen juridische collega later vrij snel onze conclusie bevestigen, in dit geval dat er dus geen absoluut antwoord is op de vraag, omdat de regels daar niks over zeggen.

Het betreffende vraagstuk is niet alleen interessant omdat het mooi een bepaalde manier benadrukt waarop de aanbestedingswet vaag kan zijn. Ook omdat het rechtstreeks raakt aan de aanbestedingsplicht en de mogelijkheid dat aanbestedende diensten zichzelf beperkingen opleggen die er strikt genomen niet zijn.

Hoe hoog is die drempel?

Het geval is dus dat er laatst bij onze helpdesk een vraag binnenkwam van een aanbestedende dienst over de raming van de opdrachtwaarde. De betreffende medewerker zei: ik heb een opdracht voor diensten à x bedrag per jaar (waarbij x = onder de Europese drempel). Volgens mij moet ik om te bepalen of mijn opdracht boven de Europese drempel komt de waarde over 1 jaar nemen, volgens mijn collega over 4 jaar. Wie heeft er gelijk?

Handen omhoog wie zou zeggen 4 jaar.

Nou, dat hangt er dus vanaf. Het dilemma is een beetje flauw, want het verhaal vertelt niet hoe lang de beoogde opdracht duurt (looptijd van de opdracht is niet hetzelfde als de geraamde periode). Deze informatie kregen wij in eerste instantie ook niet; wij werden net als de lezer in een bepaalde interpretatie gedrukt door hoe het vraagstuk werd gebracht – 1 of 4 jaar i.v.m. het bepalen of de opdracht boven de Europese drempel komt of niet.

De raming van de opdrachtwaarde hangt samen met de duur van de opdracht, welke samenhang op zichzelf niet complex is. Maar toch wijst bovenstaand misverstand, zo wil ik betogen, op een vaagheid, die nergens echt wordt opgelost, maar wel kan leiden tot het trekken van onjuiste of ongunstige conclusies over wanneer en hoe vaak er moet worden aanbesteed.

De ter zake relevante informatie staat in Aw2012 art. 2.17, in het bijzonder sub d. en e, waarin staat dat voor een overheidsopdracht voor diensten waarin geen totale prijs is vermeld (zoals hier het geval is) de waarde wordt geraamd:

Als deze een vaste looptijd heeft die gelijk is aan of korter dan 48 maanden: op de grondslag van de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd
Als deze voor onbepaalde duur is of een looptijd heeft die langer is dan 48 maanden: het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.
Oftewel, de raming moet simpelweg zijn gebaseerd op de looptijd van de opdracht – tot een maximum van 48 maanden, ook als de opdracht langer duurt dan 48 maanden.

Er is niks bepaald over een bepaalde (minimale of maximale) looptijd.

De volgende vraag is natuurlijk wel: hoe bepaal je wat een “toegestane” duur is van je opdracht? Of kan zomaar alles?

Nou, uitgangspunt is – en dit zal allicht voor de meeste inkopers gesneden koek zijn – dat je éérst de inkoopbehoefte bepaalt; en op basis daarvan de opdrachtwaarde gaat bepalen. Dan volgt daaruit als vanzelf of er voor die inkoopbehoefte wel of niet Europees moet worden aanbesteed.

Maar. Het bepalen van de inkoopbehoefte hoeft op zichzelf natuurlijk niks te betekenen voor de ene of de andere contractduur. Zeker als we kijken naar diensten geeft het hierboven genoemde uitgangspunt dan ineens een stuk minder zekerheid. Je kunt immers het komende jaar behoefte hebben aan een dienst en over de komende 2 jaar of 4 jaar evenveel behoefte hebben aan precies dezelfde dienst. Waar leg je dan de knip? Misschien in termen van een “natuurlijke” contractduur?
In onze casus ging het bijvoorbeeld om verzekeringen – die je zou kunnen zien als een contract dat jaarlijks verlengd wordt (wat een eenheid van een jaar logisch kan maken). Aan de andere kant kun je het ook zien als een doorlopende dienst, waar altijd behoefte aan is (en die behoefte kan voor x jaar hetzelfde zijn). Hier zou je misschien vanuit de wetgeving of praktische richtlijnen handvatten verwachten, maar die worden niet echt gegeven.
Tegelijk zijn er wél allerlei bepalingen opgenomen zoals dat je aanbestedingen niet zomaar mag opknippen; en niet mag ramen met het oog om je te onttrekken aan de aanbestedingswet. Ook wordt er meestal gesproken over opdrachten van onbepaalde duur in de context van het zich onttrekken aan de aanbestedingsplicht… Dit suggereert dat er wel degelijk iets is van een “juiste” of “normale” contractduur of tenminste regels hoe je die in specifieke gevallen moet bepalen. Als een referentiekader waar slechts gemotiveerd van kan worden afgeweken. Maar hier blijft de wet volstrekt vaag over. Wat betekent dat het “niet opknippen” e.d. in feite een psychologisch criterium wordt, omdat het alleen nog gaat om de intentie waarmee je de contractduur of opdrachtwaarde bepaalt (wat volstrekt oncontroleerbaar is).

Het zou in mijn ogen dus niet verwonderlijk zijn als inkopers puur uit voorzichtigheid een wat langere contractduur aanhouden. En zichzelf hiermee mogelijk in de vingers snijden.

In de praktijk is de contractduur voor diensten (of leveringen met een dienstencomponent) meestal rond de 3 jaar met enkele optiejaren (die dan meetellen met de raming tot 48 maanden). Welke redenen hieraan daadwerkelijk ten grondslag liggen, dat kan ik niet bepalen.

Terugkomend op de casus: wat was het uiteindelijke advies? Nou, dat de grondslag voor de raming in principe de voorgenomen duur van de opdracht is. Dit kan 1 jaar zijn of 4 jaar of wat je wilt. Maar dat vervolgens wél volgt dat als de lengte 4 jaar is, je ook de waarde over 4 jaar berekent; en bij een opdracht van 1 jaar de waarde over 1 jaar. En dus dat je alleen de waarde over 1 jaar kunt nemen als je een contract voor 1 jaar afsluit, wat betekent dat je na 1 jaar de opdracht opnieuw in de markt moet zetten. Voor een opdracht die over 4 jaar 2 ton oplevert, zou dit voor 1 jaar betekenen dat je elk jaar opnieuw een Nationale of tenminste meervoudig onderhandse aanbesteding zou moeten uitzetten.

Dit zou wel een legitieme reden zijn om te zeggen dat je een opdracht over een langere periode wilt uitzetten.

The sky is the limit

Die 4 jaar blijft een beetje hangen. Zo lijkt er ook regelmatig de opvatting te bestaan dat een opdracht in principe (tenzij gemotiveerd wordt dat…) een looptijd van maximaal 4 jaar heeft. Al dan niet met optionele verlenging.

Alleen voor raamovereenkomsten geldt echter een maximale duur van 4 jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die deugdelijk gemotiveerd zijn (Aw2012 art. 2.140). Voor speciale-sectoropdrachten is dit trouwens 8 jaar (art. 3.80).

Een raamovereenkomst betreft een overeenkomst waarbinnen herhalende gelijksoortige (nadere) opdrachten aan één of meerdere partijen kunnen worden uitgezet, onder gelijkblijvende voorwaarden – waarbij vooraf niet duidelijk is om hoeveel opdrachten / welke omvang het gaat. Over het algemeen leveringen, maar kan ook diensten betreffen, denk bijvoorbeeld aan een contract voor het verzorgen van evenementen van een gemeente.

Dit geldt dus niet voor andere opdrachten, zoals diensten waarbij de omvang wel vooraf bekend is. Denk aan het verzorgen van een jaarlijks terugkerende training voor een vast aantal medewerkers. Of onderhoudscontracten (al dan niet in combinatie met levering van het/de te onderhouden artikel(en)).

We kunnen ons goed voorstellen dat hier sprake is van een verwarring met het maximaal aantal jaren/maanden voor het berekenen van de opdrachtwaarde, zijnde die 48 maanden. Uit het artikel, waarin het maximum wordt gesteld in de raming voor opdrachten langer dan 48 maanden zou je wel weer gelijk moeten kunnen opmaken dat de mogelijkheid bestaat van een looptijd van langer dan 48 maanden.

Wij zien in de maximering op 48 maanden vooral het doel om investeringen voor de aanbestedende dienst (en belastingbetalende burger) proportioneel te houden. Als je namelijk de waarde over bijvoorbeeld 10 jaar zou moeten berekenen, zou je een opdracht van iets meer dan € 20.000,- per jaar al Europees moeten aanbesteden. Met alle kosten van dien.

Principes als proportionaliteit spelen natuurlijk altijd en het is lang niet altijd verdedigbaar voor een aanbestedende dienst om een opdracht tot in lengte van dagen bij één opdrachtnemer te houden. (Zie opdracht voor onbepaalde tijd.)

We zien desalniettemin het idee van maximaal 4 jaar bij aanbestedende diensten terugkomen als een soort gegeven, ook in gevallen waarin een langere looptijd logisch en redelijk zou zijn. Evenals in de omgekeerde variant gooit een aanbestedende dienst hiermee in feite zijn eigen ramen in.

Zo zijn er nog meer vlakken waarop aanbestedende diensten soms beter zouden kunnen inspelen op de feitelijke situatie om te bepalen (verdedigen) of ze wel of niet (moeten) aanbesteden. Denk aan software-aanbestedingen. De gedachte lijkt te heersen dat je elke 4 jaar (of andere periode) dezelfde opdracht moet uitzetten en dus ook feitelijk elke 4 jaar een nieuw systeem moet implementeren. Maar kijkend naar wat er is bepaald over de raming van de waarde van overheidsopdrachten, moet je simpelweg uitgaan van de geschatte (werkelijke) kosten voor de voorgenomen aankopen of diensten voor de komende x jaar (de al dan niet zelf gekozen duur van de opdracht). Als je net een nieuw systeem hebt geïmplementeerd, wat is dan je werkelijke inkoopbehoefte? Toch zeker niet een implementatie. Waarom zou je dan die implementatie, en bijbehorende kosten, moeten meenemen met als gevolg dat je moet aanbesteden?

Natuurlijk, als de terugkerende kosten over x periode toch boven een bepaald bedrag uitkomen, dusdanig dat je sowieso meervoudig onderhands of Europees zou moeten aanbesteden, dan ontkom je er niet aan de hele rambam aan te besteden. Maar als je met de vaste (licentie)kosten onder het plafondbedrag kunt blijven, is er niets of niemand die zegt dat je een nieuw systeem moet gaan implementeren – tot het moment dat je toe bent aan een nieuw systeem.

Hoe bepaalde ideeën in de wereld komen, is natuurlijk niet met zekerheid te zeggen. Misschien hebben bepaalde partijen er belang bij of misschien is het een logisch gevolg van hoe iets is opgeschreven of zo is gegroeid. Ze worden naar mijn idee wel gefaciliteerd door wat er (niet) in de wet- en regelgeving staat en hoe dit is geformuleerd.

Hier zou nu bij uitstek een mooie rol voor bijvoorbeeld PIANOo zijn weggelegd, om precies dit soort onduidelijkheden weg te nemen. Als we PIANOo of Europa Decentraal hier nu op naslaan, zien we vooral herhaling van art. 2.17 zonder duiding (hoewel dit hoofdstuk uit de veelgestelde vragen van Europa Decentraal wel de vraag beantwoordt of er een minimum- of maximumlooptijd is, met verwijzing naar zowel wetgeving als jurisprudentie. Bij “onze” vraag over de raming in relatie tot de looptijd wordt echter vooral de tekst uit de wet overgenomen, zonder verduidelijking van bijv. wat dan een opdracht van onbepaalde duur is). Iedereen kan met een zoekfunctie terugvinden wat er over een bepaald onderwerp letterlijk wordt gezegd in de wet, maar hoe deze bepalingen vervolgens te interpreteren of te duiden, c.q. een overzicht van of verwijzing naar relevante bronnen hiervoor, dat lijkt me nou bij uitstek van toegevoegde waarde voor een aanbestedende dienst. PIANOo heeft wel een overzicht van jurisprudentie op verschillende thema’s, maar dit betreft slechts een beperkte selectie zonder duiding.

Ideetje?

Creatief met kerncompetenties

Het onderwerp van deze blog is al eens in een nieuwsbericht van ons langsgekomen: Kerncompetenties. De aanleiding daarvoor was een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts over een ongeldig verklaarde inschrijving. De kerncompetentie was onduidelijk uitgeschreven met alle gevolgen van dien. “Onduidelijke kerncompetenties zien we maar al te vaak voorbij komen” was onze uitspraak. En dat is nog steeds zo.

Zelf houd ik wel van kerncompetenties, hoe vaag ze af en toe ook geformuleerd zijn. Kerncompetenties zijn niet alleen een manier om ervaring uit te vragen en aan te tonen, ze zijn een kijkje in de ziel van de Aanbestedende Dienst. Of in sommige gevallen het adviesbureau dat ze hebben ingeschakeld.

Binnen of buiten de lijntjes?

Een kerncompetentie wordt opgesteld om ervaring van inschrijvers uit te vragen op essentiële punten van de opdracht. Uit de manier waarop een kerncompetentie is opgesteld is dus goed af te lezen wat deze punten volgens de Aanbestedende Dienst zelf zijn. Maar het gaat voor mij nog veel verder.

Je krijgt in één á twee zinnen precies te weten of je hier te maken hebt met mensen die graag buiten de lijntjes kleuren, of er netjes binnen blijven. Neem bijvoorbeeld de prachtige kerncompetentie die was opgesteld voor een aanbesteding voor werkplekbeheer: flexibiliteit.

Geweldig! Je weet totaal niet wat je nou precies aan moet tonen, maar je weet wel meteen wat voor vlees je in de kuip hebt. Creatievelingen en abstracte denkers. Vooral dat laatste is in de IT niet eens zo’n slechte zaak. Stel je eens voor hoe deze kerncompetentie tot stand is gekomen. Een vergaderruimte, in de hoek een grote plastic kamerplant, de airco die net te veel geluid maakt en een zestal mensen in ‘business casual’ die in een verhitte discussie zijn verwikkeld. ‘Maar flexibiliteit is essentieel voor dit project, Mark! Zonder flexibiliteit komt het hele bedrijf tot stilstand!’

Wel jammer dat ik geen idee had in welke hoek ik de flexibiliteit moest zoeken. De dienstverlening? Flexibele werkplekken? Ik ging er in ieder geval maar van uit dat het niet de bedoeling was om aan te tonen dat iedere medewerker zijn benen in zijn nek kon leggen.

Duidelijkheid

Daarnaast heb je er ook kerncompetenties bij zitten waar misschien niet verhit genoeg over is gediscussieerd.

De opdracht moet uitgevoerd zijn bij een advocatenkantoor met 261 medewerkers, 6 verdiepingen, op de hoek van de hoofdstraat, met een opdrachtwaarde van minimaal €325.898,- gerekend over 3 jaar, 8 maanden en 2 dagen. Hier is gewoon alles wat er tijdens de vergadering is geroepen op papier gezet. Jammer weer, Mark.

Het gevoel dat de Aanbestedende Dienst allang weet aan wie ze graag zouden willen gunnen druipt van zo’n kerncompetentie af. Aan de ene kant ga je je afvragen of het nog zin heeft om hier aan mee te doen. Aan de andere kant, een Nota van Inlichtingen kan nog veel teweeg brengen. Wat ik nog wel het meest kan waarderen is wanneer iemand wel de klok heeft horen luiden, maar nog op zoek is naar de klepel. Dan moet je opeens met een referentie gaan aantonen dat je over een ISO14001 certificaat beschikt bijvoorbeeld. Het is ze wel duidelijk dat een kerncompetentie een geschiktheidseis is, maar niet alle geschiktheidseisen zijn kerncompetenties.

Misschien moet ik het gewoon eens proberen. Een lekker uitgebreide projectomschrijving aanleveren en dan in de laatste zin neerzetten ‘en we beschikken ook nog over een ISO14001 certificaat’. De truc is om ze aan de hand van het stellen van vragen voor de nota van inlichtingen de klepel aan te wijzen, ze bij de hand nemen en duidelijk maken dat jij degene bent die het weet. En dat hadden ze nou net nodig.

Mysterie

In dat opzicht is soms nog wel eens jammer dat de aanbestedende dienst een adviesbureau inschakelt. Dan krijg je van die rechttoe rechtaan kerncompetenties zoals: In de afgelopen drie jaar moet je ten minste 60 vuilnisbakken hebben geleverd bij één opdrachtgever. Waar ligt daar de uitdaging? Waar is de originaliteit en creativiteit gebleven? In zo’n geval blijft er een sluier van mysterie om de Aanbestedende Dienst zelf heen hangen, maar de opdracht is wel lekker duidelijk.

Kortom, onduidelijke kerncompetenties zijn nog lang niet de wereld uit geholpen en als je in een beperkte tijdsspanne toch een zo goed mogelijke inschrijving wilt indienen zit je ook helemaal niet te wachten op de creatieve uitspattingen van de Aanbestedende Dienst. Vaak wordt je referentiebeschrijving niet eens beoordeeld, is het gewoon iets waar je aan moet voldoen.

Maar stiekem, heel stiekem… moet ik toch altijd een beetje glimlachen als ik zo’n kijkje kan nemen in het brein van de aanbestedende dienst.

Veel aanbestedingplezier gewenst!

Irene

PS. Wil je ook jouw kerncompetenties helder weergeven om die ideale aanbesteding te winnen? Kies voor hulp bij aanbestedingen van QCore en neem contact met ons op!

Gedragsverklaring Aanbesteden

Gedragsverklaring Aanbesteden

Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale-sectoropdrachten, concessieovereenkomsten voor openbare werken of prijsvragen.

De Aanbestedingswet handelt over het aanbesteden van (overheids)opdrachten. Een belangrijk deel van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten door overheid en semi-overheid moet op grond van Europese en internationale aanbestedingsregels plaatsvinden. Deze nieuwe wet beoogt Nederland van een modern wettelijk kader voor het aanbesteden van (overheids)opdrachten te voorzien waarmee beter dan voorheen een goede uitvoering van de Europese en internationale aanbestedingsverplichtingen kan worden bereikt.

Vanaf 1 april 2013 is voor het inschrijven op een aanbestedingsprocedure een Gedragsverklaring Aanbesteden verplicht. Als gevolg daarvan zal het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag vanaf die datum geen aanvragen voor een VOG RP ten behoeve van aanbestedingsprocedures meer in behandeling nemen.

Gedragsverklaring Aanbesteden aanvragen

Aanvragen GVA worden rechtstreeks bij het COVOG ingediend. In de toelichting op het aanvraagformulier kunt u lezen hoe het aanvraagformulier ingevuld dient te worden.
Na de aanvraag kan het tot 8 weken duren voordat u de GVA ontvangt. Bij fouten of omissies in de aanvraag zal dit langer duren. Zeker wanneer u de GVA aanvraagt in het kader van een aanbesteding is het dus belangrijk dat de formulieren juist worden ingevuld en voorzien van alle benodigde bijlagen.

Q Core Business Solutions kan de Gedragsverklaring Aanbesteden-aanvraag voor u verzorgen. U bent er dan zeker van dat de aanvraag compleet en juist wordt verstuurd. Neem contact op voor meer informatie.

Op 1 juli 2016 is de hernieuwde Aanbestedingswet in werking getreden. Hierbij zijn onder andere de wettelijke (verplichte) uitsluitingsgronden gewijzigd. In het verlengde hiervan is een nieuwe Gedragsverklaring Aanbesteden ingevoerd, die tevens conformiteit met deze nieuwe uitsluitingsgronden toetst en bewijst. Om ondernemers niet direct op kosten te jagen door hen te verplichten een ‘nieuwe’ GVA aan te vragen kent de herziene Aanbestedingswet in artikel 4.36 een overbruggingsperiode, waardoor de oude GVA tot en met 1 juli 2017 geldig is. Na deze datum is de ‘oude’ GVA dus niet meer geldig, en zal en een nieuw GVA moeten worden aangevraagd.
Concreet: Is de datum vermeld op uw GVA van vóór 1 juli 2016 dan zal deze zijn geldigheid binnenkort verliezen en adviseren wij u spoedig een nieuwe aanvraag te doen.

Tendersignalering

Niet alleen kunnen wij de gedragsverklaring voor jou verzorgen, wij doen bijna alles op het gebied van hulp bij aanbestedingen. Zo weten wij, dankzij onze handmatige signalering, exact welke tender er voor jou beschikbaar is. En in de toekomst weten wij zelf of er interessante aanbiedingen voor jou en je onderneming aan komen. Hier lees je meer over onze signalering.
Online aanvragen

Sinds 3 juli 2017 is het mogelijk om de GVA ook online aanvragen naast de schriftelijke procedure. Dit proces is uiteraard veel sneller dan schriftelijk en daardoor vele malen efficiënter. Echter hiervoor dient je organisatie wel te beschikken over eHerkenning.

Hoe kies je een interessante aanbesteding

6 Tips voor het schrijven van een aanbesteding

Zie jij op tegen het schrijven van inhoudelijke documenten voor je aanbesteding? Heb je moeite met het vertalen van je ideeën naar tekst? Of ontbreekt het gewoon aan de tijd om er genoeg zorg aan te besteden? Q Core ondersteunt je in het opstellen van (kwalitatieve) teksten voor jouw offerte.

De 6 tips voor het schrijven van een winnende aanbesteding

Het schrijven van een aanbesteding doe je niet voor je lol. Een aanbesteding schrijf je om te winnen. De teksten die je oplevert, moeten aansluiten bij de verwachting van de aanbestedende dienst. De aanbestedingspraktijk professionaliseert, de concurrentie neemt toe. De aanbestedende dienst verwacht dat je meer doet dan de feitelijke gegevens oplepelen van jouw offerte. Hierbij een paar tips die je helpen een winnende tekst te schrijven.

  1. Kijk op de website van de aanbestedende dienst. Hier kun je vaak doelstellingen en visies vinden die ze niet in de beschrijvende documenten voor de aanbestedingen hebben beschreven.
  2. Neem het Programma van Eisen goed door. Hierin staan vaak ook punten in waar je rekening mee moet houden bij het schrijven van de teksten.
  3. Kijk naar de ervaring die ze uitvragen qua kerncompetenties. Hierbij krijg je meer gevoel bij wat de aanbestedende dienst belangrijk vindt.
  4. Laat iemand anders de teksten doorlezen (het liefste iemand van buitenaf). Als deze persoon begrijpt wat je bedoelt dan begrijpt het beoordelingsteam het waarschijnlijk ook. Bedenk je goed dat de personen die de tekst beoordelen geen experts zijn in jouw vakgebied.
  5. Bedenk je goed waarin jouw bedrijf meerwaarde biedt voor de aanbestedende dienst en hoe jij je kunt onderscheiden van de concurrentie. Waarom is jouw aanpak beter dan die van anderen.
  6. De belangrijkste tip: laat goed tot je doordringen wat de doelstelling van de aanbestedende dienst is. Wat is de vraag achter de vraagstelling en welke kwaliteiten van jouw bedrijf sluiten daar op aan.

Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)

Aanbestedende diensten zijn verplicht om EMVI-criteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) te hanteren. Prijs is niet meer het enige gunningscriterium: er wordt ook beoordeeld op kwalitatieve criteria, aan de hand van geschreven documenten als een plan van aanpak of visie op duurzaamheid. Wij merken in de praktijk dat goede kandidaten voor een opdracht er niet altijd in slagen om hun kwaliteiten op papier over te brengen. Dat is een gemiste kans, zeker nu de kwaliteit van deze documenten het verschil kan maken tussen een opdracht wel of niet gegund krijgen.

Teksten laten schrijven door Q Core

Onze tekstschrijvers  kunnen het schrijven van de teksten voor jouw offerte geheel of gedeeltelijk voor je uit handen nemen. Wij bieden deze dienst in het verlengde van onze dienst tender management. Een goed kwalitatief document voor je offerte is immers niet alleen correct en/of “pakkend” geschreven. Het is relevant en compleet (beantwoordt het gevraagde), conform de eisen en presenteert jullie of jouw sterke punten strategisch met het oog op de beoordelingscriteria.

Onze tekstschrijver pakt het opstellen van de documenten voor uw offerte vanaf het begin grondig aan, gebruikmakend van de eigen ervaring met inschrijvingstrajecten en de expertise van onze tenderspecialisten.

Een compleet traject ziet er ongeveer als volgt uit:

  • Analyse van de aanbestedingsdocumenten, overleg met verantwoordelijk tenderspecialist
  • Inventarisatie van beschikbaar materiaal
  • Opstellen van nadere gerichte vragen op basis van eisen en beoordelingscriteria
  • Verzamelen nadere informatie bij opdrachtgever (interview)
  • Opstellen tekst, in (strategisch) overleg met tenderspecialist
  • Overleg en controle opdrachtgever, herzieningen

Of mogelijk heb je behoefte aan een lichtere vorm van tekstuele ondersteuning, zoals advies of het redigeren van een tekst. Neem contact op voor de mogelijkheden.

Voordelen van een combinatieinschrijving

Inschrijven met een combinatie

Inschrijven op een aanbesteding met een combinatie

Het kan voorkomen dat je als onderneming niet volledig kunt voldoen aan de vraag in de tender. Een samenwerking met een zakenpartner is dan een goede optie, in de regel wordt dit een ‘inschrijving met een combinatie’ genoemd. Q Core begeleidt dat proces graag voor jou. Door gezamenlijk met één inschrijving deel te nemen aan een tender – als combinatie dus – komen nieuwe kansen in beeld. Deze business to business oplossing vraagt om goede afspraken en zorgvuldigheid. Benut onze expertise en ontdek welke nieuwe mogelijkheden samenwerking biedt!

Het kan dus voorkomen dat je al een zakenpartner hebt maar niet goed weet hoe nu de tender aan te vliegen. Als je samen met een partner inschrijft vraagt dat om bepaalde eisen waaraan je beide dient te voldoen. Ook hier helpen wij graag bij.

Bij Q Core gaan we nog verder. Soms kunnen we vraag en aanbod binnen ons netwerk van opdrachtgevers matchen. Je biedt wellicht de producten die een andere opdrachtgever zoekt én andersom. We leggen graag de link. Hierdoor vergroot je je kansen om nog meer aanbestedingen te winnen en je omzet te vergroten. Samen kunnen wij de juiste zakenpartner voor jouw onderneming vinden en gezamenlijk de aanbesteding winnen!

Voor meer informatie over inschrijven op een aanbesteding met een combinatie of hulp bij aanbestedingen in het algemeen kun je altijd contact met ons opnemen!