Help, mijn klant moet aanbesteden. Zo behoud je de opdracht!

  • 12 mrt. 2020
  • 5 minuten leestijd
  • Marieke Marieke

Heb je al jaren een tevreden klant en moet die klant opeens openbaar aanbesteden? Geen paniek! In deze blog lees je welke stappen in het proces belangrijk zijn voor een goede inschrijving op de tender waarmee je jouw concurrentie omverblaast.

Is de aanbesteding al gepubliceerd?

De eerste vraag die je moet stellen: is de aanbesteding al gepubliceerd of niet? Zorg dat je hem op de radar krijgt! Als je een goede band hebt met je klant dan is het waarschijnlijk dat deze alvorens de aanbesteding gepubliceerd wordt, naar jou communiceert dat de aanbesteding eraan zit te komen. Zo kun je hem snel signaleren en beginnen aan het inschrijvingsproces. Houd de aanbestedingsplatformen (TenderNed, Negometrix, CTM, etc.) goed in de gaten, of vraag de inkoper wanneer je de aanbesteding precies kunt verwachten.
Voor het signaleren van aanbestedingen gebruiken wij TenderApp. TenderApp geeft toegang tot de meest complete tenderdatabase van Nederland. Aanbestedingen van verschillende platformen worden hier verzameld. Door een zoekprofiel in te stellen word je op de hoogte gehouden van relevante aanbestedingen.

Hoe schrijf je je in voor een aanbesteding?

Je inschrijven voor de aanbesteding van jouw klant doe je zo:

1. Zorg voor toegang tot het aanbestedingsplatform

Zodra de aanbesteding is gepubliceerd, is het belangrijk dat je toegang hebt tot het platform waar deze is gepubliceerd. Dit is o.a. nodig om vragen te stellen voor de nota van inlichtingen en om de inschrijving in te dienen. Als de aanbesteding via TenderNed verloopt heb je hier eHerkenning voor nodig. Lees ook wat eHerkenning is en hoe je het aanvraagt. Let op dat het aanvragen van eHerkenning even kan duren. Omdat meer dan de helft van de aanbestedingen via TenderNed lopen, raden wij aan om nu alvast eHerkenning aan te vragen. Het aanmaken van een account voor de overige platformen verloopt makkelijker en wijst zichzelf.

2. Meld je aan voor de aanbesteding

Zodra de aanbesteding is gepubliceerd en je ingelogd bent op het betreffende platform, moet je jouw bedrijf aanmelden. Dit gaat op alle platformen net iets anders. In TenderNed klik je op ‘accepteren’, waarna de aanbesteding in ‘mijn tenders’ zal verschijnen, in Negometrix3 klik je op ‘aanmelden’ en in Negometrixportal moet je een linkje accepteren. Het is belangrijk om aangemeld te staan voor de aanbesteding zodat je handelingen uit kunt voeren zoals vragen stellen, het ontvangen van de nota van inlichtingen, het indienen van de inschrijving, etc. Zorg dus niet alleen voor toegang tot het platform, maar meld je ook aan. Alle nota’s, meldingen en wijzigingen worden overigens ook bijgehouden door TenderApp en daar bekend gemaakt.

3. Lees zorgvuldig. Is de opdracht hetzelfde?

De aanbesteding is gepubliceerd, je hebt een account en je bent aangemeld. Nu moet je zo snel mogelijk de geleverde documenten lezen. Zorg dat voor jou duidelijk is wat de opdracht allemaal omvat. Ook als je al jaren voor de aanbestedende dienst hebt gewerkt, moet je er rekening mee houden dat in de aanbesteding meer of minder van de inschrijver wordt gevraagd dan wat jij nu voor de aanbestedende dienst doet. Lees daarom alle documenten zorgvuldig door.

4. Is iets onduidelijk? Stel een vraag in de Nota van Inlichtingen

Het is belangrijk dat je goed voor ogen hebt wat allemaal binnen de opdracht valt en wat de opdrachtgever precies uitvraagt. Denk daarbij ook aan de gunningscriteria. Deze moet je zelf invullen. Zorg er daarom voor dat je scherp hebt waar je op wordt beoordeeld. Is dit niet duidelijk? Stel dan een verduidelijkingsvraag. Let op, doe dit wel strategisch. Daarmee bedoelen we dat je de vraag zo stelt dat je het gewenste antwoord uitlokt. Door het stellen van een verkeerde vraag kun je soms veel op het spel zetten. Zo kun je bijvoorbeeld jezelf buiten spel zetten of de concurrentie vooruit helpen. Voorkom dit!

Strategisch vragen stellen

Naast het stellen van vragen om verduidelijking, kun je ook vragen stellen om jezelf beter te positioneren ten opzichte van je concurrentie. Weet je bijvoorbeeld dat je competenties bezit die de concurrentie niet heeft, of voldoe je aan kwaliteitseisen waar je concurrentie niet aan kan voldoen? Vraag de aanbestedende dienst dan om deze competenties of eisen mee te nemen in de uitvraag. Hiermee maak je het de concurrentie moeilijker, wat voordelig uit kan pakken voor jou.

5. Check of je voldoet aan geschiktheidseisen

In het bijgevoegde UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) is opgenomen welke uitsluitingsgronden van toepassing zijn bij de aanbesteding. Neem deze goed door.
Zijn de uitsluitingsgronden niet op jou van toepassing? Top! Check vervolgens of je kunt voldoen aan de geschiktheidseisen. Dit zijn eisen die vaak om bewijsstukken vragen zoals verzekeringen, verklaringen, ISO-certificaten, etc. Ook kunnen geschiktheidseisen kerncompetenties omvatten. Inschrijver moet aantonen dat hij/zij kan voldoen aan deze kerncompetenties d.m.v. het aandragen van referenties van vorige opdrachtgevers.

Kun je niet voldoen aan de geschiktheidseisen? Bied een alternatief…

Voldoe je niet aan de geschiktheidseisen? Nog geen paniek! Hier kunnen we in veel gevallen nog iets aan doen. Vaak gaat de aanbestedende dienst akkoord met het voldoen aan vergelijkbare alternatieven. Denk bijvoorbeeld aan een handboek in plaats van een ISO-certificaat. Stel hierover een vraag in de Nota van Inlichtingen. Positioneer je de vraag strategisch door meteen een alternatief aan te bieden. Daar gaat de aanbestedende dienst sneller mee akkoord. Bedenk je ook hier welk antwoord je wil en richt daar je vraag op in.

…of neem een onderaannemer of een derde in de arm.

Gaat de aanbestedende dienst niet akkoord met de alternatieve oplossing die je aandraagt voor de geschiktheidseis? Dan kun je eraan denken om een onderaannemer of derde in de arm te nemen die hier wel aan voldoet. Dit hoeft niet per se te betekenen dat deze partij ook specifiek bepaalde werkzaamheden moet uitvoeren in de opdracht. Vaak staat vermeld in de aanbesteding of dit een vereiste is.

6. Check of je voldoet aan de gunningscriteria

Wanneer de aanbestedende dienst verplicht is om openbaar aan te besteden dan zal de gunning altijd plaatsvinden op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BVP). Op deze manier moet geborgd worden dat het proces eerlijk verloopt en dat de aanbestedende dienst geen partij mag voortrekken. Houd dit goed in gedachte en vertrouw er niet op dat de aanbestedende dienst jou voortrekt omdat ze al jaren een tevreden klant zijn.

Gunningseisen op gebied van kwaliteit, duurzaamheid en meer

Naast prijs wordt de inschrijver op andere subgunningscriteria beoordeeld. Met deze subgunningcriteria dient de inschrijver zijn/haar kwaliteit aan te tonen. De subgunningcriteria worden door de aanbestedende dienst gekozen, maar moeten wel betrekking hebben op de opdracht. Voorbeelden van subgunningscriteria zijn kwaliteit, duurzaamheid, risicomanagement, etc. Hier moet inschrijver meestal invulling aan geven door middel van het schrijven van kwaliteitsteksten, maar dit kan bijvoorbeeld ook gebeuren in de vorm van een presentatie, een maquette, een video, etc. Dit wordt beoordeeld door een beoordelingsteam. Deze beoordeling in combinatie met de prijs levert een score op die vergeleken wordt met de concurrentie.

6. Ken jouw meerwaarde en onderscheid jezelf

Belangrijk in de gunningscriteria is dat de meerwaarde van jouw bedrijf duidelijk naar voren komt. Neem daarom de tijd om goed na te gaan wat de meerwaarde is van jouw bedrijf ten opzichte van de concurrentie. Door jezelf op een positieve manier te onderscheiden van de concurrentie en meer te bieden dan de aanbestedende dienst vraagt, scoor je altijd hoger.

Vind een goede tekstschrijver

Zorg ervoor dat het schrijven van de teksten gedaan wordt door een goede tekstschrijver. Dit klinkt logisch, maar hier zien wij het toch vaak misgaan. Denk bijvoorbeeld niet alleen aan iemand die goed dt-fouten uit een tekst kan halen, maar iemand die weet hoe je een begrijpelijke en objectieve tekst opbouwt waarin de uitgevraagde punten duidelijk naar voren komen.

Help!

Denk je na het lezen van deze blog: “help, ik kan dit niet alleen!” Neem dan contact met ons op. Het qcore team staat klaar om je te helpen met jouw aanbesteding! Samen met jou halen wij de meerwaarde van jouw bedrijf naar boven en realiseren zo een succesvolle inschrijving op jouw aanbesteding!