Hoe waarborg ik kennis over tenders in mijn organisatie?

  • 17 jul. 2020
  • 4 minuten leestijd
  • Marieke Marieke

Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Het is niet zo dat iedereen die er nooit mee te maken heeft gehad, dit zomaar op kan pakken. Er is specifieke kennis nodig die je goed wil borgen binnen je organisatie. Maar hoe doe je dat? En waar moet je op letten?  In deze blog leggen we je uit hoe je dit realiseert.

Zorg voor een stabiele tenderafdeling

Het eerste wat we je adviseren is om een stabiele tenderafdeling te creëren. Zorg ervoor dat je mensen in dienst hebt voor wie het stukje tenderen onderdeel is van zijn/haar werkomschrijving. Het beste is natuurlijk wanneer je tenderspecialisten in dienst hebt die volledig beschikbaar zijn voor het oppakken van tenders. Zo zorg je voor een stabiele kern die kennis heeft van het hele aanbestedingsproces en continu blijft leren en verbeteren op dit gebied. Zo bouw je binnen jouw bedrijf een knowledge base op.

Breng je kennis niet onder bij één persoon

Om te voorkomen dat kennis ineens wegvalt als je tenderspecialist ziek wordt of het bedrijf verlaat, is het verstandig om de tender kennis niet bij één persoon onder te brengen. Zorg ervoor dat er meerdere mensen zijn in jouw organisatie die verstand hebben van aanbestedingen. Denk daarbij aan kennis over de procedure, certificaten, voorwaarden waar je als inschrijver vaak aan moet voldoen en bedrijfsstukken die aangeleverd moeten worden.

Ook wanneer het concreet om één aanbestedingstraject gaat is het verstandig om dit niet door één persoon op te laten pakken, maar een team te vormen. Als deze persoon om wat voor reden dan ook wegvalt is er altijd nog iemand die het traject over kan nemen. Het is zonde als je niet in kan schrijven omdat één persoon ziek is. Zorg er daarnaast voor dat alle documenten en informatie die van belang zijn voor de aanbesteding overzichtelijk opgeslagen staan zodat iemand anders het stokje kan overpakken als de hoofdverantwoordelijke om wat voor reden dan ook wegvalt.

Wanneer een tenderspecialist de organisatie verlaat, zorg dan voor een vervanger en een overdracht van kennis. Dit klinkt misschien logisch, maar het komt toch wel eens voor dat de afdeling of persoon die verantwoordelijk is voor het stukje tenderen ineens wegvalt, samen met de kennis die hij/zij had van tenders. Zorg ervoor dat de kennis van de tenderspecialist(en) wordt vastgelegd. Bijvoorbeeld in de vorm van een werkinstructie of een ‘bid boek’. Hierin geef je dan bijvoorbeeld aan hoe je het proces doorloopt en waar je op moet letten.

Zorg voor een knowledge base

Zorg ervoor dat de kennis die jouw organisatie heeft met betrekking tot tenders, opgeslagen wordt en niet verloren gaat. Zorg bijvoorbeeld voor een databank waarin je alles overzichtelijk opslaat. Maak categorieën voor verschillende type informatie zoals jurisprudentie van aanbesteden, bedrijfsstukken die je nodig hebt bij inschrijven en eerdere inhoudelijke stukken die je al hebt ingediend. Zo heb je alle informatie die je nodig hebt overzichtelijk wanneer je inschrijft op een nieuwe aanbesteding.

Teksten opslaan

Het is zeer aan te raden om de teksten waarmee je inschrijft op te slaan. Vaak komen soortgelijke onderwerpen regelmatig terug in de gunningscriteria en dan is het handig als je een oude tekst kan gebruiken (als basis, niet als standaard template voor al je inschrijvingen). Sla ze op in categorieën. Categorieën die we bijvoorbeeld vaak terugzien zijn duurzaamheidsbeleid, klachtenafhandeling, communicatie, etc. Zo heb je relevante informatie beschikbaar voor nieuwe inschrijvingen en gaat de kennis niet verloren als tenderspecialisten weggaan.

Beoordelingen opslaan

Ook is het belangrijk om de beoordeling die je bij eerdere inschrijvingen hebt gehad op te slaan. Bij het schrijven van nieuwe teksten kan je dan makkelijk terugkijken welke punten goed beoordeeld zijn en welke punten verbetering behoeven. Vooral als je een aanbesteding niet binnenhaalt en deze de volgende keer wel wil binnenhalen is het belangrijk om de beoordeling op te slaan en daar uit te leren.

Jurisprudentie bijhouden

Voor het bijhouden van jurisprudentie op het gebied van aanbesteden is het raadzaam om de website van PIANOo bij te houden. Hier wordt elke week een overzicht van relevante jurisprudentie gepubliceerd.

De tool die wij gebruiken voor het bijhouden van de laatste jurisprudentie is TenderApp. Deze app gebruiken wij in eerste instantie voor het signaleren van tenders, maar kan ook gebruikt worden om de laatste jurisprudentie op te zoeken die interessant is voor jouw branche. Zo kan je er makkelijk in filteren. Geïnteresseerd in TenderApp? Neem dan contact op met onze klantmanager Ynske. Zij geeft je graag een demo van TenderApp.

Ga naar kennisbijeenkomsten

De laatste tip die we meegeven voor het borgen van kennis over tenders binnen je organisatie is om je tenderspecialisten regelmatig bijeenkomsten te laten bijwonen over aanbestedingen. Een organisatie die bijeenkomsten en seminars/webinars organiseert over verschillende onderwerpen gerelateerd aan aanbestedingen is APMP. Dit is een organisatie waar veel professionals bij zijn aangesloten die werken met aanbestedingen.

Extern borgen van kennis

Heb jij binnen je bedrijf niet de capaciteit of de juiste medewerkers voor tendertrajecten? Een andere manier om kennis over tenders te waarborgen binnen je organisatie, is door een extern bidteam zoals qcore in de hand te nemen. Je krijgt gespecialiseerde hulp bij aanbesteden met als doel om de tender te winnen. Op die manier ben je zeker dat kennis over tenders en het gehele inschrijftraject geborgd is. Het enige dat jij dan nog hoeft te doen is inhoud leveren door te vertellen wat jouw bedrijf doet en waar jullie expert in zijn. Lees hier wat er bij het uitbesteden van je bidteam komt kijken.