Neem contact op
Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Niet iedereen kan dit zomaar als je er nog nooit mee te maken hebt gehad. Er is specifieke kennis nodig die je goed wilt borgen binnen je organisatie. Maar hoe doe je dat? En waar moet je op letten? In deze blog geven we je vier tips.
Zorg ervoor dat je mensen in dienst hebt voor wie het stukje tenderen onderdeel is van zijn/haar werkzaamheden. Het beste is natuurlijk wanneer je tenderspecialisten in dienst hebt die volledig beschikbaar zijn voor het oppakken van tenders. Zo kun je uitgaan vaneen stabiele kern die kennis heeft van het hele aanbestedingsproces en continu blijft leren en verbeteren op dit gebied. De eerste stap richting een knowledge base.
Om te voorkomen dat kennis ineens wegvalt als je enige tenderspecialist ziek wordt of het bedrijf verlaat, is het verstandig om de tender kennis niet bij één persoon onder te brengen. Zorg ervoor dat er meerdere mensen zijn in jouw organisatie die verstand hebben van aanbestedingen. Denk daarbij aan kennis over de procedures, certificaten, voorwaarden waar je als inschrijver vaak aan moet voldoen en bedrijfsstukken die aangeleverd moeten worden.
Ook wanneer het concreet om één aanbestedingstraject gaat is het verstandig om dit niet door één persoon op te laten pakken, maar een team te vormen. Als deze persoon om wat voor reden dan ook wegvalt is er altijd nog iemand die het traject over kan nemen. Het is zonde als je niet in kan schrijven omdat één persoon ziek is. Zorg er daarnaast voor dat alle documenten en informatie die van belang zijn voor de aanbesteding gedeeld en overzichtelijk opgeslagen staan zodat iemand anders het stokje kan overpakken als de hoofdverantwoordelijke om wat voor reden dan ook wegvalt.
Wanneer een tenderspecialist de organisatie verlaat, zorg dan voor een vervanger en een (warme) overdracht van kennis. Zorg ervoor dat de kennis van de tenderspecialist(en) wordt vastgelegd. Bijvoorbeeld in de vorm van een werkinstructie.. Hierin geef je dan aan hoe je het proces van een aanbesteding doorloopt en waar je op moet letten.
Sla kennis over tenders centraal op zodat deze niet verloren gaat. Maak bijvoorbeeld een databank waarin je alles overzichtelijk opslaat. Definieer categorieën voor verschillende type informatie zoals jurisprudentie van aanbesteden, bedrijfsstukken die je nodig hebt bij inschrijven en eerdere inhoudelijke stukken die je al hebt ingediend. Zo heb je alle informatie die je nodig hebt overzichtelijk wanneer je inschrijft op een nieuwe aanbesteding.
Het is zeer aan te raden om de teksten waarmee je inschrijft op te slaan. Vaak komen soortgelijke onderwerpen regelmatig terug in de gunningscriteria en dan is het handig als je een oude tekst kan gebruiken (als basis, niet als standaard template voor al je inschrijvingen). Sla ze op in categorieën. Categorieën die we bijvoorbeeld vaak terugzien zijn duurzaamheidsbeleid, klachtenafhandeling, communicatie, etc. Zo heb je relevante informatie beschikbaar voor nieuwe inschrijvingen en gaat de kennis niet verloren als tenderspecialisten weggaan.
Ook is het belangrijk om de beoordeling die je bij eerdere inschrijvingen hebt gehad op te slaan. Bij het schrijven van nieuwe teksten kan je dan makkelijk terugkijken welke punten goed beoordeeld zijn en welke punten verbetering behoeven. Vooral als je een aanbesteding niet binnenhaalt en deze de volgende keer wel wil binnenhalen is het belangrijk om de beoordeling op te slaan en daar uit te leren.
Voor het bijhouden van jurisprudentie op het gebied van aanbesteden is het raadzaam om de website van PIANOo bij te houden. Hier wordt elke week een overzicht van relevante jurisprudentie gepubliceerd.
De tool die wij gebruiken voor het bijhouden van de laatste jurisprudentie is TenderApp. Deze app gebruiken wij in eerste instantie voor het signaleren van tenders, maar kan ook gebruikt worden om de laatste jurisprudentie op te zoeken die interessant is voor jouw branche. Zo kan je er makkelijk in filteren. Geïnteresseerd in TenderApp? Neem dan contact op met onze klantmanager Ynske. Zij geeft je graag een demo van TenderApp.
De laatste tip die we meegeven voor het borgen van kennis over tenders binnen je organisatie is om je tenderspecialisten regelmatig bijeenkomsten te laten bijwonen over aanbestedingen. Een organisatie die bijeenkomsten en seminars/webinars organiseert over verschillende onderwerpen gerelateerd aan aanbestedingen is APMP. Dit is een organisatie waar veel professionals bij zijn aangesloten die werken met aanbestedingen.
Heb jij binnen je bedrijf niet de capaciteit of de juiste medewerkers voor tendertrajecten? Een andere manier om kennis over tenders te waarborgen binnen je organisatie, is door een extern bidteam zoals qcore in de hand te nemen. Je krijgt gespecialiseerde hulp bij aanbesteden met als doel de tender te winnen. Op die manier ben je zeker dat kennis over tenders en het gehele inschrijftraject geborgd is. Het enige dat jij dan nog hoeft te doen is inhoud leveren door te vertellen wat jouw bedrijf doet en waar jullie expert in zijn. Lees hier wat er bij het uitbesteden van je bidteam komt kijken of neem contact met ons op voor het maken van een afspraak.
.png?width=744&height=397&name=CTA%20qcore%20stappenplan%20(2).png)
