Inschrijven op een aanbesteding? 5 dingen die jij vooraf kunt doen om een voorsprong te krijgen op je concurrentie

  • 12 feb. 2020
  • 6 minuten leestijd
  • Ynske Ynske

Heb jij vaak het gevoel dat de concurrentie beter voorbereid is voor het inschrijven op een aanbesteding? Wil jij graag diegene zijn die perfect voorbereid is? Uit onze jarenlange ervaring zijn er een aantal dingen die wij onze klanten aanraden om een voorsprong te krijgen op de concurrentie. Hier zijn de top 5 dingen die jij nu kunt doen.

1. Zorg voor een goede tendersignalering

Een goede tendersignalering is zeer belangrijk om de aanbesteding te vinden waar jullie organisatie het meest kansrijk is. We besteden hier dan ook uitgebreid aandacht aan bij onze klanten.

Waarom is goed signaleren van aanbestedingen belangrijk?

Aanbestedingen worden vaak niet op tijd gesignaleerd en bedrijven beginnen vaak dagen, zo niet weken na de publicatiedatum pas aan de inschrijving voor een aanbesteding te werken. In de tijd tussen publicatie en indienen moet er veel werk verzet worden. Met een goede tendersignalering zorg je ervoor dat je de aanbesteding op dezelfde dag nog signaleert.
Eén van de meest gemaakte fouten is dat niemand verantwoordelijk wordt gemaakt voor het signaleren van aanbestedingen. Als het een gezamenlijke verantwoordelijkheid is, dan doet niemand het. Maak daarom één iemand verantwoordelijk die elke dag checkt of er interessante aanbestedingen zijn gepubliceerd.

Hoe signaleer je een aanbesteding?

Het signaleren van relevante aanbestedingen kan op verschillende manieren. Zo kun je gratis een account aanmaken bij TenderNed en een zoekprofiel inrichten op basis van CPV-codes die de aanbestedende dienst aangeeft. Verwacht niet dat je 100% dekking hebt, maar het is een goede start om kansen te signaleren.
Wij gebruiken TenderApp voor het signaleren. Er zijn meerdere tools op de markt die het signaleren van aanbestedingen voor je uit handen nemen, maar ga er niet vanuit dat deze allemaal betrouwbaar zijn.

TIP: Wees zelf ook goed vindbaar via aanbestedingsplatformen

Een goed zoekprofiel met de juiste CPV-codes op platformen als TenderNed en negometrix3 zorgt er ook voor dat je goed vindbaar bent voor de aanbestedende dienst voor bijvoorbeeld onderhandse of commerciële aanbestedingen. Zorg ervoor dat je de juiste contactgegevens in je profiel hebt staan. Geef geen algemeen emailadres op, maar zorg voor een vast contactpersoon of een vaste afdeling die hier verantwoordelijk voor is.

Toekomstige aanbestedingen voorspellen

Behalve door het signaleren van publicaties, kun je ook een grote voorsprong krijgen op je concurrentie door het voorspellen van toekomstige aanbestedingen. Door in de gaten te houden hoe lang opdrachten lopen, kun je voorspellen wanneer deze weer op de markt komen. Hierop kun je anticiperen door de aanbestedende dienst vooraf te beïnvloeden. In deze periode is het nog toegestaan om contact op te nemen met de aanbestedende dienst over de mogelijke opdracht. Als de aanbesteding eenmaal gepubliceerd is, kan dit niet meer.
In de software die wij gebruiken van TenderApp is een functie opgenomen die bijhoudt hoe lang opdrachten lopen en wanneer ze weer op de markt zullen komen. Dit neemt een hoop werk uit handen. Zo hoef je niet zelf administratie bij te houden van interessante opdrachten.

2. Evalueer en leer van eerdere inschrijvingen op aanbestedingen

Veel mensen nemen aan dat de gunning van de aanbesteding het einde betekent van het proces. Maar volgens de Bidcycle®-methodiek die wij gebruiken, is dit nog maar de start van het aanbestedingsproces. Een belangrijke stap waar velen niet aan denken is het evalueren en leren van eerdere inschrijvingen en gunningen. Vraag daarom na iedere inschrijving voor een aanbesteding een gesprek aan bij de aanbestedende dienst, ongeacht of je de aanbesteding aan jou gegund is of niet. Vaak staan zij hiervoor open. Vraag hoe jouw offerte is ontvangen en welke verbeterpunten het beoordelingsteam voor je heeft. Dit is relevante informatie. Ook wanneer je gewonnen hebt. Er zijn altijd verbeterpunten. Maar vraag ook op welke punten je uitblinkt.
Bedenk je dat de aanbesteding over een paar jaar weer terugkomt op de markt. Bekijk dus niet alleen intern welke dingen wel of niet goed zijn gelopen maar evalueer samen met de aanbestedende dienst wat ze graag terug willen zien en wat juist niet. Als jij nu met de aanbestedende dienst jouw inschrijving bespreekt, heb jij de volgende keer alvast een voorsprong op je concurrentie.

3. Ga in gesprek voor de aanbesteding opnieuw gepubliceerd wordt

Zoals in de voorgaande tips naar voren is gekomen, is het belangrijk dat je goed in de gaten houdt wanneer de aanbesteding weer opnieuw op de markt komt en dat je leert van de eerdere inschrijvingen die je hebt gedaan. De volgende stap die je kunt nemen om een voorsprong te krijgen op je concurrentie is met de aanbestedende dienst in gesprek gaan, voordat de aanbesteding weer opnieuw op de markt komt. Dit gesprek draait om het beïnvloeden van de aanbestedende dienst in jouw voordeel. In het gesprek kun je de aanbestedende dienst ervan overtuigen dat er in de nieuwe uitvraag nieuwe specificaties opgenomen moeten worden die passen bij de producten of diensten die jouw organisatie biedt. Ook kun je navragen hoe de opdracht nu loopt, hoe de relatie is met de huidige opdrachtnemer, wat zij graag verbeterd willen zien en wat belangrijke eisen zijn. Daar kun je later met je inschrijving op inspelen.

4. Marktconsultatie: beïnvloed de opdrachtgever

Doe mee met marktconsultaties! Dit kunnen we niet vaak genoeg zeggen. Vaak bestaat er bij ondernemers aarzeling of ze hieraan mee moeten doen of niet, maar wij raden dit altijd aan. In de vorige tip spoorden we je al aan om in gesprek te gaan met de aanbestedende dienst over de opdracht. Bij een marktconsultatie word je letterlijk uitgenodigd om jouw kennis te delen en advies te geven. Door de aanbesteder op de hoogte te brengen van jouw (vernieuwende) ideeën kan je invloed uitoefenen op de uitvraag en deze in jouw voordeel laten werken.
Juist als je een voorsprong wil op je concurrentie, is meedoen aan een marktconsultatie een slimme zet. Op die manier is de aanbestedende dienst al met je in contact geweest en heb je een teken van goede wil getoond. Als je concurrent niet meedoet, sta jij al 1-0 voor. Als je de aanbesteder ook nog kan overtuigen van jouw product of dienst en hier de aanvraag op laat aansluiten dan sta je al 2-0 voor op je concurrentie!

5. Marktonderzoek: breng jouw markt in kaart

Als je een voorsprong wil op je concurrentie is het slim om een marktonderzoek te doen. Bekijk welke bedrijven er in de markt zijn en maak een vergelijking met je eigen bedrijf. Waar hebben jullie overlap? En waar juist niet? Hoe profileren zij zich en wat zijn hun sterkste punten? Wat maakt jou uniek en wat zijn jouw sterkste punten? Het is belangrijk dat je goed weet op welke punten jouw organisatie, product of dienst kan scoren wanneer je je inschrijft voor een aanbesteding. Daarvoor moet je eerst weten wie jouw concurrentie is en wat ze doen. Dingen die je kunt doen om op de hoogte te blijven van je concurrentie zijn bijvoorbeeld de website bezoeken en je inschrijven voor de nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte van wat je concurrentie doet.

Bonustip: regel belangrijke samenwerkingspartners vooraf

Als laatste willen we je nog graag meegeven om voordat de aanbesteding op de markt komt al na te denken over samenwerkingen. Het gebeurt vaak dat inschrijvers op het laatste moment nog een derde partij of onderaannemer nodig hebben om in te kunnen schrijven. Hier kan veel tijd in gaan zitten en die tijd heb je niet in een inschrijvingsfase. Als je weet dat er een interessante aanbesteding aan zit te komen en je bent afhankelijk van een samenwerking, regel dit dan alvast!

Wacht niet langer en ga aan de slag!

Jij kunt dus een heleboel dingen doen om een voorsprong te krijgen op je concurrentie. Zelfs voordat de tender is gepubliceerd kun jij je voorsprong al behalen. Ga dus nu al aan de slag! Heb je hier geen tijd voor, maar wil je wel die aanbesteding winnen? Regel bij Q Core je eigen externe tenderteam. Wil je toch graag persoonlijk advies inwinnen of heb je hulp nodig bij het inschrijven op aanbestedingen, bel ons of stuur een bericht!