Succesvol inschrijven op aanbestedingen – deel 1: beïnvloeden

  • 23 okt. 2020
  • 4 minuten leestijd
  • Lotte Lotte

Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Dat kunnen wij als aanbestedingsspecialist beamen. Om het spel goed te spelen en een succesvolle inschrijving te doen, zijn er verschillende zaken waar je jouw voordeel mee kan behalen. In deze blogreeks zoomen we elke keer in op een nieuwe tip of strategie die je helpt om jouw inschrijving succesvoller te maken. Het onderwerp van deze blog is beïnvloeden.

Beïnvloeden: van reactief naar proactief

Voor deze blogreeks bekijken we het hele aanbestedingsproces en beginnen we bij het begin. Beïnvloeden is onderdeel van proactief tender management. Veel tendermanagers beginnen pas als een aanbesteding gepubliceerd is. Dit noemen we reactief tendermanagement. Een stukje aanbestedingsadvies: Wij raden je aan om al te beginnen voordat de aanbesteding is gepubliceerd, wees dus proactief!

In de fase voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd valt er al veel winst te behalen door te beïnvloeden. Als je in deze fase bij de aanbestedende dienst aan tafel komt heb je de kans om de aanbestedende dienst en de aanbesteding te beïnvloeden in jouw voordeel.

Contact met de aanbestedende dienst, mag dat wel?

Het aanbestedingsbeleid is erop gericht iedereen gelijke kansen te geven. Als er een aanbesteding wordt gepubliceerd, mag er dan ook geen contact gezocht worden met de aanbestedende dienst, met uitzondering van de aangewezen contactpersoon, of tijdens de nota van inlichtingen waar vragen gesteld kunnen worden (met het stellen van de juiste vragen tijdens de nota van inlichtingen kun je overigens ook veel bereiken).

Verder is contact met de aanbesteder in de aanbestedingsregels verboden. Veel mensen zijn daarom huiverig om contact te zoeken met de aanbestedende dienst. Je bent echter compleet vrij om contact op te nemen met de aanbestedende dienst als er geen inschrijvingstraject loopt. Het verbod geldt alleen tijdens het inschrijvingstraject. Voordat de aanbesteding is gepubliceerd heb je vrij spel om in gesprek te gaan met de aanbestedende dienst en hen te overtuigen van jouw product of dienst of te praten over behoeften en uitdagingen die spelen bij de aanbestedende dienst.

Waarom helpt beïnvloeden mij om succesvoller in te schrijven?

Heb jij bijvoorbeeld een droomklant waar je nooit een aanbesteding wint of heb je een aanbesteding verloren terwijl je overtuigd bent dat jij deze het beste kan uitvoeren?

Nu de opdracht loopt heb je de kans om bij de aanbestedende dienst aan tafel te komen, met hen in gesprek te gaan over hun behoeften en wensen en hen te overtuigen van jouw producten of diensten, voordat de aanbesteding opnieuw gepubliceerd wordt. Contact leggen met de aanbestedende dienst levert je drie voordelen op:

  1. Je krijgt achtergrondinformatie van de aanbestedende dienst. Je komt bijvoorbeeld meer te weten over het verloop van de huidige aanbesteding. Zijn ze tevreden met de huidige opdrachtnemer? Wat vinden zij het meest belangrijk bij een nieuwe opdrachtnemer? Dit helpt je om de nieuwe aanbesteding in het juiste licht te plaatsen.
  2. Je ontwikkelt feeling bij de aanbestedende dienst. Aanbestedingstrajecten en -documenten zijn vaak formeel en onpersoonlijk. Door op gesprek te gaan krijg je een beter beeld bij de aanbestedende dienst en wat bij hen past. Hier kun je jouw inschrijving op de nieuwe aanbesteding op aanpassen.
  3. Naast het vergaren van informatie, kun je de aanbestedende dienst ook beïnvloeden door informatie te brengen. Misschien ligt de aanbestedende dienst wat achter qua kennis van jouw branche en worden er vaak verouderde producten of diensten uitgevraagd. Dit is jouw kans om de aanbestedende dienst te overtuigen van jouw product of dienst. Het is dan niet anders dan een salesgesprek, ook al valt er op dat moment niet direct iets te verkopen. Lukt het jou om de aanbestedende dienst te overtuigen dan wordt de nieuwe aanbesteding misschien wel aangepast naar jouw dienstverlening, wat de kans op tendersucces voor jou veel groter maakt.

Dat is pas beïnvloeden!

Met wie moet ik dan contact opnemen?

Het meest voor de hand liggende contactpunt is misschien de aangewezen contactpersoon voor aanbestedingen. Toch kan voor het beïnvloeden van de aanbestedende dienst of de aanbesteding het veel effectiever zijn om ook andere mensen te benaderen. Vergeet bijvoorbeeld de adviesbureaus niet die aanbesteders begeleiden.

Deze bureaus hebben veel invloed op de aanbestedende dienst en hoe zij de opdracht in de markt gaan zetten, en dus de vorm die de aanbesteding krijgt. Zij schrijven tenslotte de leidraad van de aanbestedingen en adviseren over de eisen en geschiktheidseisen die de aanbestedende dienst in de aanbesteding moet zetten.

Door met adviesbureaus in gesprek te gaan over de juiste manier om de opdracht in de markt te zetten, kan daarom ook veel voordeel behaald worden. Zoek daarom van tevoren goed uit met wie je contact moet hebben om de meeste invloed uit te oefenen!

Weten welke aanbestedingen gepubliceerd gaan worden

Proactief tenderen begint met weten welke aanbestedingen eraan zitten te komen die voor jou interessant zijn. Dit is lastig bij te houden voor alle aanbestedingen die potentieel interessant zijn. Je kunt bijvoorbeeld een Excel sheet bijhouden van alle aanbestedingen die jij interessant vindt en daarvan de afloopdatum bijhouden. Maar dit kan veel makkelijker!

TenderApp maakt proactief tenderen mogelijk

Wij werken met TenderApp. Met de functie Tender Forecast zie je in TenderApp makkelijk en snel welke aanbestedingen in de toekomst gepubliceerd worden. Voor lopende opdrachten wordt aangegeven wat de initiële verloopdatum is (dus wanneer er nog kans is op verlenging) en wat de definitieve verloopdatum is.

Zie je dat de aanbesteding die jij graag binnen wil halen binnen een jaar of een half jaar afloopt? Onderneem dan actie en doe jouw voordeel door in deze fase invloed uit te oefenen nog voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. Gaat het om een initiële afloopdatum en is er nog kans op verlenging? Overtuig de aanbestedende dienst er dan van dat ze iets beters kunnen krijgen zodat ze niet verlengen en de aanbesteding opnieuw uitzetten.

Begin met proactief tenderen en beïnvloeden!

Overtuigd om proactief te tenderen en te gaan beïnvloeden? Maak een vliegende start met TenderApp! Wij helpen je graag met het inrichten van de app. Benieuwd hoe TenderApp eruitziet en wat er nog meer mogelijk is? We laten je graag zien wat er allemaal mogelijk is in een vrijblijvende demo!