Je werkt al jaren voor een opdrachtgever. De samenwerking loopt goed, je kent de organisatie en weet precies wat er speelt. Dan komt het moment waarop de opdracht opnieuw wordt aanbesteed.
Als zittende leverancier lijkt dat misschien een comfortabele uitgangspositie. Je kent de klant tenslotte al. Maar juist die kennis kan ook tegen je werken. Want wat jij vanzelfsprekend vindt, weet een beoordelingscommissie niet automatisch. En terwijl jij denkt te weten wat de opdrachtgever belangrijk vindt, schrijft een concurrent misschien simpelweg beter op wat er wordt gevraagd.
Tijdens ons webinar ‘Omzetbehoud bij aanbestedingen: laat je als zittende partij niet vangen door schijnzekerheid’ gingen Douwe Enting, strategisch bidconsultant bij qcore, en Kristel Leerkes-Boerhof van Boerhof Projectinrichters in op precies dat spanningsveld.
Ook in de chat kwamen verschillende vragen voorbij. Van het schrijven van een implementatieplan als zittende leverancier tot prijsdruk, voorkennis en contact met de aanbestedende dienst. Een groot deel daarvan is tijdens het webinar al besproken. In deze blog zetten we de vragen en antwoorden voor je op een rij.
Voor de beoordeling hoeft dat niet direct een groot verschil te maken. Een extern inkoopbureau begeleidt vaak het aanbestedingsproces, terwijl de daadwerkelijke beoordeling wordt gedaan door mensen vanuit de aanbestedende organisatie zelf.
Toch is het voor een zittende leverancier belangrijk om ruim voor de aanbesteding te weten of er een extern inkoopbureau betrokken wordt en, zo ja, welk bureau. Een externe partij kent de historie van de samenwerking namelijk niet automatisch en kijkt vanuit de eisen, wensen en beoordelingssystematiek naar de opdracht.
Daar zit ook een risico. Eisen kunnen anders worden geformuleerd dan je vanuit de bestaande samenwerking verwacht. In het webinar werd een voorbeeld genoemd waarbij een zittende leverancier uiteindelijk zelf niet aan de eisen van de nieuwe aanbesteding bleek te voldoen.
Probeer daarom vroeg te achterhalen hoe de aanbesteding wordt ingericht, wie het proces begeleidt en welke functies waarschijnlijk in de beoordelingscommissie zitten. Zodra de aanbesteding gepubliceerd is, kun je hier eventueel ook formeel vragen over stellen.
Als zittende leverancier weet je vaak veel meer dan een nieuwe inschrijver. Je weet hoe de organisatie werkt, waar knelpunten zitten en wat er in de praktijk nodig is.
Dat is waardevolle kennis, maar het gevaar is dat je daardoor te veel gaat invullen.
Je leest bijvoorbeeld een eis en denkt: ik weet wat ze hiermee bedoelen. Vervolgens bied je meer aan dan letterlijk wordt gevraagd, terwijl een concurrent de uitvraag veel strakker volgt. Daarmee kun je jezelf onnodig duur maken of extra verplichtingen aangaan.
Behandel de aanbesteding daarom als een nieuwe opdracht. Gebruik je kennis om een betere inschrijving te maken, maar blijf kritisch kijken naar wat er daadwerkelijk staat. Is iets onduidelijk of weet jij vanuit de praktijk dat belangrijke informatie ontbreekt? Gebruik dan de vragenronde om dit boven tafel te krijgen. Daarmee help je niet alleen jezelf, maar zorg je er ook voor dat andere inschrijvers een realistischer beeld krijgen van de opdracht.
Een beoordelingscommissie moet beoordelen aan de hand van de vastgestelde criteria. Een inkoper of extern inkoopbureau kan helpen om dat proces zo objectief mogelijk te laten verlopen.
Maar uiteindelijk bestaat een beoordelingsteam uit mensen. Ervaringen uit de bestaande samenwerking kunnen daardoor een rol spelen, zowel positief als negatief.
Schrijf je bijvoorbeeld dat je iets gaat doen wat de opdrachtgever de afgelopen jaren nooit van je heeft gezien? Dan kan dat vragen oproepen. Andersom kan herkenning van een succesvolle aanpak juist positief uitpakken.
Ga er alleen nooit vanuit dat de beoordelaars jouw dienstverlening kennen. De mensen met wie je dagelijks samenwerkt, hoeven namelijk niet dezelfde mensen te zijn die straks jouw inschrijving beoordelen.
Dus ook als je iets al jarenlang uitstekend doet: schrijf het op, onderbouw het en bewijs het. Een beoordelaar kan alleen beoordelen wat in jouw inschrijving staat.
Totdat de aanbesteding wordt gepubliceerd, kun je in gesprek blijven met je klant. Na publicatie verloopt de communicatie via de formele kanalen die in de aanbestedingsstukken zijn vastgelegd, bijvoorbeeld via een aanbestedingsplatform of e-mail.
Maar wacht vooral niet tot een paar maanden voor publicatie met het voeren van belangrijke gesprekken. Tegen die tijd is de aanbesteding vaak al grotendeels ingericht en is er steeds minder ruimte om inhoudelijk met de organisatie te spreken.
Daarom begint het verdedigen van je bestaande omzet veel eerder.
Ga bij voorkeur al twaalf maanden of zelfs anderhalf jaar voor publicatie actief het gesprek aan. Bespreek ambities, ontwikkelingen, knelpunten en behoeften. Niet alleen omdat dit waardevol is voor de huidige samenwerking, maar ook omdat je daardoor beter begrijpt wat straks in de aanbesteding belangrijk kan worden.
Een nieuwe aanbesteding vraagt om een nieuwe inschrijving. Dat betekent ook dat je moet blijven vernieuwen.
Toch kan dat ongemakkelijk voelen. Want wat als je ineens met een slimme nieuwe aanpak komt en je huidige klant denkt: waarom deden jullie dit de afgelopen vier jaar dan niet?
Dat hoeft geen reden te zijn om nieuwe ideeën achterwege te laten. De nieuwe aanbesteding kan andere eisen, wensen of mogelijkheden bevatten dan het huidige contract. Bovendien hoef je binnen een bestaande overeenkomst niet automatisch alles te leveren wat je als organisatie kúnt leveren.
Sterker nog: wanneer je alles altijd al extra doet, bestaat het risico dat je dienstverlening duurder wordt terwijl daar binnen het contract helemaal niet om wordt gevraagd.
Kijk daarom goed naar de nieuwe uitvraag. Wat wordt daadwerkelijk gevraagd? Waar kun je relevante meerwaarde bieden? En waarmee kun je jezelf opnieuw onderscheiden?
Laat goede ideeën niet automatisch achterwege omdat je denkt dat de klant ze waarschijnlijk toch niet gaat gebruiken. Een concurrent kan diezelfde meerwaarde wél aanbieden en daar tijdens de beoordeling punten mee behalen.
Dit is een herkenbaar dilemma. Een nieuwe leverancier moet vaak een volledige implementatie doorlopen, terwijl bij jou als zittende leverancier systemen, processen en medewerkers misschien al zijn ingericht.
Moet je dan schrijven alsof je volledig opnieuw begint? Of juist benadrukken dat er nauwelijks iets hoeft te gebeuren?
Uit de praktijk blijkt dat beide routes verkeerd kunnen uitpakken.
Tijdens het webinar vertelde Kristel dat zij bij een aanbesteding ooit een implementatieplan hadden geschreven alsof ze een volledig nieuwe leverancier waren. De reactie van de beoordelaars was vervolgens: jullie kennen ons toch al?
Bij een andere aanbesteding kozen ze daarom voor de tegenovergestelde aanpak en benadrukten ze juist dat ze de bestaande leverancier waren en er weinig opnieuw geïmplementeerd hoefde te worden. Ook dat werd negatief beoordeeld.
De belangrijkste les: stel hier vragen over als de uitvraag niet duidelijk is.
Ook als zittende leverancier heb je bij een nieuw contract meestal iets te implementeren. Tegelijkertijd heb je voordelen die een nieuwe leverancier niet heeft. Mensen kennen de organisatie al, systemen zijn mogelijk ingericht en bepaalde processen draaien al.
Volg dus de uitvraag, maar benut binnen die aanpak wel je positie als zittende leverancier. En voorkom aannames over wat de beoordelingscommissie van je verwacht.
Wanneer prijs zwaar meeweegt, kan een nieuwe partij met een scherpe prijs direct een flinke voorsprong pakken. Zeker wanneer een opdracht door de markt als relatief uitwisselbaar wordt gezien.
Als zittende leverancier kun je hier niet pas bij publicatie iets aan doen.
Juist vóór de aanbesteding wil je het gesprek voeren over wat kwaliteit binnen de opdracht daadwerkelijk betekent. Welke onderdelen maken in de praktijk het verschil? Welke kwaliteit zou de aanbestedende dienst moeten uitvragen? En welke beoordelingssystematiek past daarbij?
Daarnaast heb je als zittende leverancier kennis die concurrenten nog niet hebben. Weet jij bijvoorbeeld dat bepaalde werkzaamheden door strenge toegangseisen veel meer tijd kosten dan op papier zichtbaar is? Stel daar dan tijdens de aanbesteding een slimme vraag over.
Daarmee zorg je ervoor dat de daadwerkelijke omvang en complexiteit van de opdracht voor alle inschrijvers duidelijk wordt. Een concurrent die op basis van onvolledige informatie extreem scherp prijst, wordt zo gedwongen om opnieuw naar zijn calculatie te kijken.
Kijk tegelijkertijd kritisch naar je eigen aanbod. Iedere extra belofte kan waarde toevoegen, maar kan ook geld kosten. Reken daarom door hoeveel een kwaliteitsonderdeel je kost én hoeveel verschil het binnen de beoordelingssystematiek daadwerkelijk kan maken.
Meer mensen betekent niet automatisch een betere inschrijving.
Bij Boerhof Projectinrichters bestaat het vaste interne team meestal uit ongeveer drie mensen. Vaak zijn twee daarvan intensief betrokken en worden één of twee collega's alleen aangehaakt wanneer hun expertise nodig is.
Belangrijker dan het aantal mensen is dus wie je betrekt.
Denk aan de accountmanager die de klant en de historie goed kent, iemand vanuit directie die beslissingen kan nemen over wat je kunt aanbieden en inhoudelijke specialisten voor specifieke onderwerpen uit de aanbesteding.
Daarnaast kan juist iemand die de klant níét goed kent waardevol zijn. Laat diegene de inschrijving eens met een frisse blik lezen. Want als een buitenstaander niet begrijpt wat je bedoelt, bestaat de kans dat een beoordelaar dat ook niet doet.
De grootste fout die je als zittende leverancier kunt maken, is denken dat je pas in actie hoeft te komen zodra de aanbesteding wordt gepubliceerd.
Je weet wanneer je contract afloopt. Je kent de klant. En meestal kun je ruim van tevoren zien aankomen dat er opnieuw aanbesteed moet worden.
Gebruik die tijd.
Begin twaalf tot achttien maanden vooraf met het bespreken van ontwikkelingen, ambities en behoeften. Kijk zes tot negen maanden voor publicatie kritisch naar je eigen positie: wat gaat goed, waar zit nog wrijving en wat doet de concurrentie? Verzamel bewijs, resultaten en relevante praktijkvoorbeelden. Plan in de laatste maanden nog een evaluatie en zorg dat je bidteam klaarstaat.
Dan hoef je bij publicatie niet meer te bedenken wat je verhaal wordt. Dan kun je je volledig richten op het vertalen van jouw kennis en meerwaarde naar een inschrijving die ook op papier overtuigt.
Want als zittende leverancier heb je misschien een voorsprong. Maar die voorsprong telt pas wanneer je hem weet om te zetten in punten.
Heb je het webinar ‘Omzetbehoud bij aanbestedingen: laat je als zittende partij niet vangen door schijnzekerheid’ niet gezien? Of wil je bepaalde onderdelen nog eens rustig terugkijken?
In het webinar gaan Douwe Enting en Kristel Leerkes-Boerhof verder in op hoe je als zittende leverancier je positie optimaal benut bij een heraanbesteding. Met praktijkvoorbeelden, herkenbare valkuilen en concrete tips om je bestaande omzet beter te verdedigen.
Bekijk het webinar terug →