Aan het einde van het jaar ligt bij veel directies en salesteams dezelfde vraag op tafel: waar moet de groei volgend jaar vandaan komen?
Nieuwe klanten, bestaande accounts, nieuwe markten. En ergens op die lijst staan misschien ook aanbestedingen. Alleen worden die vaak niet echt gepland. Er komt een interessante aanbesteding voorbij, iemand ziet een kans en ineens moet er binnen een paar weken een inschrijving liggen.
Juist die ad-hoc aanpak maakt aanbesteden duur en onvoorspelbaar. Je moet onverwacht capaciteit vrijmaken, hebt weinig tijd om een bewuste afweging te maken en één aanbesteding voelt al snel alsof die het hele traject moet terugverdienen.
Dat kan anders, omdat aanbestedingen juist heel goed te plannen zijn. Door tenders vooraf onderdeel te maken van je commerciële jaarplanning, ga je van reageren op losse kansen naar bewust en structureel werken aan groei.
De overheidsmarkt kan interessant zijn voor bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe, stabiele omzet. Aanbestedingen kunnen leiden tot langlopende opdrachten en raamovereenkomsten en leveren bovendien waardevolle referenties op.
Toch zien we dat veel organisaties deze markt nog vooral reactief benaderen.
Tenders staan bijvoorbeeld niet in de jaarplanning, maar krijgen aandacht zodra er toevallig een interessante opdracht voorbijkomt. Of je weet dat er kansen liggen bij overheidsorganisaties, maar niet precies welke opdrachten bij jouw bedrijf passen.
Misschien voelt iedere aanbesteding daardoor als een afzonderlijke en relatief dure gok. Zeker wanneer er intern niemand verantwoordelijk is voor tenders en het traject naast het gewone werk moet worden opgepakt.
Het probleem zit dan niet per se in de aanbestedingen zelf. Het zit in de manier waarop je ermee omgaat.
Wie structureel omzet uit de overheidsmarkt wil halen, hoeft niet op iedere aanbesteding in te schrijven. Integendeel. Het begint met vooraf keuzes maken. Vier bouwstenen helpen om tenders onderdeel te maken van je groeistrategie.
Niet iedere overheidsopdracht is interessant voor jouw organisatie. Net zoals je binnen reguliere sales bepaalt op welke sectoren, klanten en proposities je je richt, kun je dat ook voor tenders doen.
Bepaal daarom vooraf welke typen opdrachtgevers en opdrachten aansluiten bij je aanbod en ambities. Denk bijvoorbeeld aan ministeries, gemeenten, politie of Defensie. Een passende aanbesteding kan toegang geven tot langdurige omzet én een sterke referentie voor toekomstige opdrachten.
Daarbij helpt het als je verder kunt kijken dan alleen de aanbestedingen die vandaag gepubliceerd zijn. Met TenderApp Professional kun je tot twee jaar vooruitkijken naar verwachte aanbestedingen. Zo zie je eerder welke kansen eraan komen en kun je daar in je commerciële planning en capaciteit rekening mee houden.
Het resultaat: je reageert niet meer alleen op wat er vandaag langskomt, maar kunt gericht toewerken naar aanbestedingen die passen bij je groeidoelen.
Een van de grootste denkfouten bij incidenteel aanbesteden is dat één tender direct succesvol moet zijn. Je investeert tijd en geld in één traject en als je niet wint, voelt de volledige investering als verlies.
Een structurele aanpak werkt anders. Je weet vooraf dat je meerdere passende aanbestedingen moet selecteren en inschrijven om een deel daarvan te winnen. Net zoals niet iedere saleskans een opdracht wordt.
Daarmee kun je ook realistischer kijken naar de investering. Niet: wat kost deze ene aanbesteding en winnen we hem wel? Maar: wat investeren we dit jaar in de overheidsmarkt en welke omzet kan daar tegenover staan? Daarmee wordt aanbesteden een commerciële investeringsbeslissing, net als ieder ander onderdeel van je salesstrategie.
Het resultaat: je spreidt het risico en kijkt naar het rendement over meerdere aanbestedingen, in plaats van iedere tender als een alles-of-niets-investering te behandelen.
Zodra een interessante aanbesteding is gepubliceerd, begint de klok te lopen. Dat is niet het ideale moment om nog te bepalen wie het traject gaat trekken.
Toch gebeurt dat in de praktijk vaak. Sales heeft andere targets, de directie heeft een volle agenda en inhoudelijke collega's moeten naast hun dagelijkse werkzaamheden tijd vrijmaken.
Als tenders onderdeel zijn van je jaarplanning, kun je die capaciteit vooraf organiseren. Je bepaalt wie intern de coördinatie oppakt en welke expertise je zelf in huis hebt of extern organiseert.
Ook bij uitbesteding blijft een vast aanspreekpunt binnen je eigen organisatie nodig. De kennis over je dienstverlening, klanten en organisatie zit immers bij jou. Maar door de regie vooraf te beleggen, voorkom je dat iedere aanbesteding opnieuw een organisatorische verrassing wordt.
Het resultaat: rust en snelheid wanneer een kans zich aandient, in plaats van improviseren onder tijdsdruk.
Als je alleen kijkt naar wat er vandaag gepubliceerd wordt, is de verleiding groot om te reageren op een aanbesteding omdat deze op het eerste gezicht interessant lijkt.
Maar past de opdracht echt bij je organisatie? Kun je aan de eisen voldoen? Heb je voldoende onderscheidend vermogen? En hoe sterk is je positie ten opzichte van concurrenten?
Door vooraf criteria te bepalen en per aanbesteding kritisch naar je winkans te kijken, kun je ook bewust besluiten om níét mee te doen.
Dat is geen gemiste omzetkans. Het voorkomt juist dat kostbare commerciële capaciteit verdwijnt in trajecten die je waarschijnlijk niet gaat winnen.
Het resultaat: minder verspilde tijd, een hogere trefkans en een beter rendement op de capaciteit die je voor tenders reserveert.
Wanneer je tenders als groeikanaal behandelt, krijgen ze een vaste plek naast je andere commerciële activiteiten.
Je bepaalt vooraf welke overheidsopdrachten interessant zijn, reserveert capaciteit en werkt met een portfolio van kansen. Vervolgens selecteer je kritisch waar je wel en niet op inschrijft.
Wat je vooral nodig hebt, is de zekerheid dat er capaciteit en expertise beschikbaar zijn zodra een passende aanbesteding zich aandient. Zonder dat je die capaciteit het hele jaar zelf in huis hoeft te hebben.
Daarvoor hoef je niet automatisch een eigen bid manager aan te nemen. Zeker wanneer je enkele keren per jaar inschrijft, is een extra FTE vaak een relatief zware investering. Een doorlopend abonnement kan aan de andere kant betekenen dat je ook betaalt in periodes waarin er geen passend traject speelt.
Een vaste externe partner kan dan uitkomst bieden. Niet omdat daarmee iedere aanbesteding gegarandeerd wordt gewonnen – die garantie bestaat niet – maar omdat je expertise beschikbaar hebt wanneer die nodig is en niet bij ieder traject opnieuw hoeft te beginnen.
Precies vanuit die gedachte heeft qcore de Strippenkaart ontwikkeld.
Met de Strippenkaart koop je vooraf een bundel van drie tendertrajecten in die je over een periode van twee jaar kunt inzetten. Zonder abonnement of vaste maandlasten. Je plant je aanbestedingen vooruit en schakelt expertise in wanneer een passende kans zich voordoet.
Doordat je met een vaste partner werkt, leren we jouw organisatie en eerdere trajecten steeds beter kennen. Zo hoef je niet bij iedere tender opnieuw te beginnen en heb je de juiste expertise achter de hand wanneer het nodig is.
Want het verschil tussen incidenteel meedoen en structureel groeien via aanbestedingen zit vooral in de voorbereiding: weten welke kansen eraan komen, bepalen waarop je wilt inschrijven en daar vooraf capaciteit voor organiseren.
Wil je weten welke aanbestedingen komend jaar bij de groeidoelen van jouw organisatie passen? We kijken graag vrijblijvend met je mee. Of bekijk de Strippenkaart en ontdek hoe je drie tendertrajecten over twee jaar kunt plannen met een vaste qcore-partner aan je zijde.