Alles over de nota van inlichtingen

  • 26 jun. 2020
  • 8 minuten leestijd
  • Marieke Marieke

Alles over de nota van inlichtingen

Ben je nieuw in aanbesteden? Dan zegt de term ‘nota van inlichtingen’ je misschien niet zoveel. In deze blog leg ik uit wat de nota van inlichtingen inhoudt en geef ik je ten slotte nog een aantal tips om rekening mee te houden.

Wat is de nota van inlichtingen?

In alle Europese aanbestedingen is er de ruimte om vragen te stellen over de aanbestedingsprocedure. Deze vragen worden gezamenlijk met de vragen van alle inschrijvers beantwoord in de nota van inlichtingen. Voor nationale openbare aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen is het niet verplicht om een nota van inlichtingen te hanteren. Toch wordt ook bij deze procedures vaak een vragenronde ingezet.

Vaak zijn er een of twee vragenrondes. In de planning van de aanbesteding wordt altijd de deadline opgenomen voor het stellen van vragen en de verwachte publicatiedatum van de antwoorden. De antwoorden op alle vragen worden dan tegelijk anoniem gepubliceerd. In een aanbestedingsprocedure dient de nota van inlichtingen volgens de aanbestedingswet ten minste 10 dagen voor de deadline van het indienen van de inschrijving te worden verstrekt.

Wat kan ik vragen bij de nota van inlichtingen?

Tijdens de vragenrondes kan je alles vragen. Alles wat onduidelijk is of waar je nog extra informatie nodig hebt om te kunnen inschrijven. Soms staan er tegenstrijdige dingen in de aanbestedingsdocumenten over het proces of de planning. Het is dan belangrijk om te weten wat de aanbestedende dienst precies verwacht.

Vaak zien we vragen over de eisen, kerncompetenties, gunningcriteria en de vormvereisten waaraan de gunningcriteria moet voldoen. Een standaardvraag die wij stellen als er maar één vragenronde is gepland, is of er nog een tweede vragenronde ingelast kan worden. Er kunnen dan nog vragen gesteld worden aan de hand van de antwoorden die in de eerste nota van inlichtingen zijn gepubliceerd.

Hoe moet je vragen indienen?

Het indienen van vragen gaat meestal via het aanbestedingsplatform dat de aanbestedende dienst gebruikt, zoals Negometrix of TenderNed. Daarin is een aparte module beschikbaar voor het stellen van vragen. Een tweede optie is dat de aanbestedende dienst een vragenformulier aanlevert waarop je jouw vragen in moet vullen en die in moet sturen via de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform of per email.

Kan iedereen mijn vragen zien?

De vragen die je instuurt voor de nota van inlichtingen worden samen met de vragen van alle andere inschrijvers beantwoord en tegelijk gepubliceerd. Volgens het gelijkheidsbeginsel moeten alle inschrijvers toegang hebben tot dezelfde kennis.

De reden daarachter is dat iedere inschrijver dezelfde kans moet krijgen op de winst. De vraag die je stelt en het antwoord van de aanbestedende dienst kan voor alle inschrijvers van belang zijn. Er wordt echter niet aangegeven wie de vraag heeft gesteld. Het stellen van vragen dient anoniem te gebeuren. Dit betekent dat je geen (bedrijfs)namen in de vragen moet vermelden.

Daarnaast is het soms mogelijk om individueel een vraag te stellen, die de aanbestedende dienst alleen naar jou beantwoord. Dit is bedoeld voor vragen die niet gesteld kunnen worden zonder bedrijfsgevoelige informatie weg te geven.

Het is niet bedoeld om je concurrentie een hak te zetten op die manier. Vervolgens moet de aanbestedende dienst bepalen of het antwoord individueel gegeven kan worden, of dat het antwoord voor alle inschrijvers van belang is, en dus openbaar gepubliceerd moet worden.

Kan ik nog vragen stellen na de nota van inlichtingen?

Na de deadline voor het stellen van vragen is het vaak nog mogelijk om een enkele aanvullende vraag te stellen. Dit kan dan bijvoorbeeld via de berichtenmodule in het aanbestedingsplatform dat de aanbestedende dienst gebruikt. De aanbestedende dienst is echter niet verplicht om deze vraag te beantwoorden.

Vaak wordt de vraag wel beantwoord als het iets is waar andere inschrijvers ook mee kunnen zitten. Het is dan voor de aanbestedende dienst ook voordeliger om deze vraag te beantwoorden en dit te delen met de andere inschrijvers.

Tips voor de nota van inlichtingen

Ten slotte nog een aantal tips om rekening mee te houden:

  1. Lees goed hoe je de vragen moet indienen (via module of formuliertje). Dit werkt in elke aanbestedingsprocedure net iets anders. Wacht daarom niet tot kort voor de deadline, maar kijk goed hoe de module voor het stellen van vragen werkt.
  2. Check of je op het betreffende aanbestedingsplatform wel een account hebt. Doe dit ruim van tevoren en wacht niet tot de dag zelf.
  3. Dien de vragen ook op tijd in en het liefst een dag voor de deadline. Wacht niet tot het laatste moment. Als het platform die dag niet werkt of er komt iets anders tussen, dan ben je te laat.
  4. Zorg ervoor dat je alle aanbestedingsdocumenten goed leest en vragen opstelt over alles wat je niet begrijpt en je niet duidelijk is. Wees niet bang dat je te veel vragen stelt. Het is ook in het belang van de aanbestedende dienst dat de inschrijvers goed weten wat er van hen verwacht wordt. Zo kan je de beste aanbieding doen en kan de aanbestedende dienst de beste inschrijver kiezen.
  5. Maak je vragen niet te moeilijk. Gebruik eenvoudige en duidelijke taal en maak concreet wat je precies wil weten. Sommige inschrijvers hebben de neiging om in vaktermen te vervallen. Bedenk je dat de persoon die de vragen beantwoord niet per se inhoudelijke kennis heeft van jouw branche.
  6. Houd er rekening mee dat de persoon aan de andere kant ook maar een mens is. De aanbestedende dienst kan ook fouten maken. Als er iets in de aanbestedingsdocumenten staat wat niet toegestaan is dan mag je uiteraard kritisch zijn, maar houd de vragen vriendelijk en leesbaar.
  7. Als de nota van inlichtingen gepubliceerd wordt, lees dan alle vragen en antwoorden, ook van de vragen die niet door jou zijn gesteld. De vragen die de concurrentie heeft gesteld kunnen jou ook meer inzicht geven in de aanbesteding en de strategie die je aan moet houden.

Heb je nu goed in beeld wat de nota van inlichtingen inhoudt? Dan is het nu tijd voor de volgende stap! Lees in deze blog hoe je strategisch vragen stelt om jouw winkans te vergroten. Hulp nodig bij je aanbesteding? Bekijk dan eens onze tendermanagement diensten.