10 veelgemaakte fouten bij het inschrijven op aanbestedingen

27 jan 2021 3 minuten leestijd Rodger Rodger

Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Zeker voor iemand die niet vaak (of nooit) op aanbestedingen inschrijft is het een lastige opgave. Er moet aan veel verschillende zaken gedacht worden en overal zitten regels aan vast. Een fout is dan al snel gemaakt. Lees deze blog met 10 veelgemaakte fouten bij het inschrijven op aanbestedingen, zodat jij deze fouten in het vervolg niet meer maakt.

1. Bewijsstukken niet actueel


In aanbestedingen worden bewijsstukken gevraagd zoals een uittreksel van de KVK en een belastingverklaring. Het is echter wel de bedoeling dat deze bewijsstukken actueel genoeg zijn en daar gaat het vaak mis. In de aanbestedingsleidraad staat aangegeven hoe oud de bewijsstukken mogen zijn. Voor bovenstaande documenten geldt bijvoorbeeld dat ze niet ouder mogen zijn dan 6 maanden vanaf de datum van de inschrijving. Schrijf je regelmatig in? Zorg dus at je deze documenten om de 6 maanden vernieuwt.

2. Bewijsstukken niet compleet/ vergeten


Naast het indienen van te oude bewijsstukken, komt het ook vaak voor dat bewijsstukken vergeten worden. Wat wij daarom altijd doen, is direct bij het doorlezen van de aanbestedingsleidraad een lijstje maken van alle bewijsstukken die moeten worden ingediend. Doe dit zelf ook en houd dit lijstje paraat wanneer je de inschrijving indient. Zorg dat iemand met je meekijkt bij het indienen en vink samen af of de bewijsstukken op je lijstje ook daadwerkelijk in je inschrijving inbegrepen zitten.

3. Standaard templates gebruiken


Het gebruiken van standaard templates voor teksten is een no-go binnen aanbestedingen. Het is waar dat er vaak dezelfde onderwerpen worden uitgevraagd (zoals duurzaamheid, plan van aanpak, etc.), maar binnen die onderwerpen worden verschillende punten uitgevraagd. Aanbestedende diensten hebben verschillende eisen en wensen. Als je een standaard template gebruik zul je waarschijnlijk niet de punten beschrijven die de aanbesteder van jou wil horen. Zo loop je alle punten mis.

4. Teksten niet SMART genoeg


De meest voorkomende reden voor puntenaftrek op teksten is omdat ze niet SMART genoeg zijn. Smart staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Eigenlijk willen beoordelaars altijd een tekst lezen die SMART is, of dit nu in de beoordelingscriteria wordt genoemd of niet. Toch komen inschrijvers vaak met een vaag algemeen verhaal. Voorkom dit door in jouw verhaal specifiek toe te schrijven op de aanbesteder. Beschrijf resultaten die je gaat behalen (het liefste met cijfers), onderbouw je verhaal met eerder behaalde resultaten (en cijfers) en geef aan hoeveel tijd je nodig hebt voor bepaalde taken.

5. Niet voldoen aan de kerncompetenties


Het gebeurt vaak dat inschrijvers de kerncompetenties niet letterlijk genoeg nemen en denken ‘oh dit voldoet ook wel’. Dat is gevaarlijk want je moet tot op de centimeter nauwkeurig voldoen. Vraagt de aanbesteder om een referentie waar je diensten hebt geleverd op één locatie van 2500m2? Dan voldoe je niet als je referentie 2400m2 is en ook niet als die 2500m2 verdeeld is over twee of meer locaties. Wees daarom nauwkeurig.

6. Niet voldoen aan de eisen


Het programma van eisen bij aanbestedingen is vaak een lange lijst. Inschrijvers geven akkoord omdat ze denken dat het allemaal niet zo nauw luistert. Wees je er echter van bewust dat als je akkoord geeft, je de opdracht ook volgens die eisen moet uitvoeren. Als de aanbesteder er tijdens de uitvoering achter komt dat je dit niet kan, dan kan hij alsnog de aanbesteding intrekken. Neem de eisen daarom serieus. Kijk of je jouw werkwijze kan aanpassen om te voldoen. Zo niet, stel dan een vraag in de Nota van Inlichtingen om de eis te laten versoepelen. Lees hier over strategisch vragen stellen:

7. Niet voldoen aan de vormvereisten


Een terugkomend thema in veelgemaakte fouten is onnauwkeurigheid. Bij vormvereisten kun je denken aan het lettertype, de lettergrootte en het aantal pagina’s. Wanneer een inschrijver zich hier niet aan houdt, kan het betekenen dat de inschrijving opzij wordt gelegd. Houd je daarom goed aan de regels die opgesteld worden. Noteer het aantal pagina’s en de toegestane opmaak bovenaan het document van je tekst voordat je begint met schrijven als een reminder.

8. Niet de juiste handtekening


Voor het ondertekenen van aanbestedingsdocumenten moet je specifiek bevoegd zijn. Ben je dit niet, dan betekent dit een ongeldige handtekening en daarmee een ongeldige inschrijving. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de finance manager die normaal gesproken de opdrachten tekent niet gemachtigd is om een opdracht van dit formaat te tekenen. Op het uittreksel handelsregister van de KVK vind je wie tekenbevoegd is.

9. Meer aanbieden dan er gevraagd wordt


Inschrijvers hebben soms de neiging om meer aan te bieden dan wordt uitgevraagd. Een inschrijver heeft bijvoorbeeld een nieuwer en beter, maar duurder systeem om de werkzaamheden uit te voeren. Hij denkt er daarbij niet aan dat de concurrentie die een verouderd maar goedkoper systeem aanbiedt er toch met de winst vandoor gaat. Bied daarom nooit meer aan dan er letterlijk wordt uitgevaagd of probeer in de nota van inlichtingen door een vraag te stellen de uitvraag te veranderen in jouw voordeel.

10. Niet de laatste versie van invuldocumenten van de aanbestedende dienst


Via de Nota van Inlichtingen kunnen aanpassingen gedaan worden in de documenten die in eerste instantie door de aanbestedende dienst geleverd worden. Denk bijvoorbeeld aan referentieformulieren en prijzenbladen. Als je niet de laatste versies gebruikt, is de kans groot dat jouw inschrijving ongeldig is. Check daarom altijd via het online portaal of je de laatste versie van alle documenten en formulieren hebt. Het inleveren van verouderde documenten zorgt namelijk voor een ongeldige inschrijving.

Extra tip

 Vaak zien we dat mensen het inschrijven op een aanbesteding onderschatten en in tijdnood komen voor de deadline van het inschrijven. Maak daarom een niet al te strakke planning, maar geef jezelf ruim de tijd om je teksten te schrijven en alles in orde te maken voor de deadline.

Wil je fouten bij het inschrijven op aanbestedingen voorkomen?

Een fout bij het inschrijven op aanbestedingen is snel gemaakt. Hopelijk ben je deze 10 veelgemaakte fouten in het vervolg voor. Wil je deze en andere fouten voorkomen? Download nu onze startersgids inschrijven op aanbestedingen. Kun je wel wat hulp gebruiken? Neem direct contact op met qcore voor hulp bij het winnen van aanbestedingen!

Startersgids inshrijven op aanbestedingen

Deel dit stuk