1. Home
  2. >
  3. Diensten
  4. >
  5. Tender management

Tender management voor betere inschrijvingen

Tender management van begin tot eind. Jij de inhoud, wij de rest. Naar welke begeleiding ben je op zoek?

Eenmalige hulp bij aanbesteding

Begeleiding op aanvraag

Je hebt een interessante aanbesteding gevonden die perfect past bij jouw business en nu wil je gaan inschrijven. Schakel ons direct in! Op basis van je aanbestedingsstukken stellen wij een offerte voor begeleiding op. Geen uurtje-factuurtje, maar een realistische inschatting van de benodigde tijd en effort zonder verrassingen achteraf.

Hulp bij meerdere aanbestedingen

Een externe tenderdesk

Je weet zeker dat je samen met qcore regelmatig wil gaan inschrijven op aanbestedingen. Dan worden wij jouw externe tenderdesk! Doordat je een abonnement afsluit, koop je capaciteit in voor het inschrijven op 4, 6 of 8 (of meer) aanbestedingen per jaar. Je krijgt een vaste tenderspecialist zodat jij altijd verzekerd van de begeleiding die het beste bij jou past.

Wat is tender management?

Tender management of bid management is de advisering, begeleiding en management bij het inschrijven op Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen. In de regel gaat het meestal om relatief grote opdrachten die dus door overheden worden uitbesteed. Het doel van tender management is altijd om als beste uit de bus te komen en de aanbesteding te winnen.

 

Elk jaar € 74 miljard aan tenders

Elk jaar schrijft de Nederlandse overheid voor miljarden aan aanbestedingen uit. Over de afgelopen tien jaar ligt dat bedrag rond de 74 miljard per jaar. Elke instantie die voor meer dan 50% wordt gesubsidieerd door de overheid, is vanaf bepaalde drempelbedragen verplicht om aan te besteden.

Tegenover die 74 miljard aan opdrachten per jaar staan zo’n 70.000 leveranciers die een gooi doen naar het uitvoeren van de opdrachten. Immers, een raamcontract dat voor 4 jaar aanbesteed is, biedt een organisatie stabiliteit en een fundament om op door te blijven bouwen.

Voor elke opdracht die wordt aanbesteed, zijn er in de regel een aantal verschillende inschrijvers. Soms loopt dat op tot tientallen inschrijvers op één opdracht. De aanbestedende instantie heeft bij het uitschrijven van de opdracht diverse criteria opgesteld waaraan moet worden voldaan. In de fase van gunning bepaalt de instantie welke partij het beste voldoet aan de gestelde criteria.

 

Waarom is tendermanagement van belang?

Wanneer jij een interessante aanbesteding tegen het lijf loopt, kan je er dus vanuit gaan dat je niet de enige bent die de opdracht heeft gezien. Je hebt altijd concurrentie. Die concurrentie neemt elk jaar verder toe. De aanbestedingspraktijk professionaliseert en het niveau van de inschrijvingen gaat omhoog. De aanbestedende dienst zoekt meerwaarde en gaat lang niet altijd voor de laagste prijs. Je moet je onderscheiden en dat wordt, met toenemende concurrentie, steeds moeilijker.

Om die concurrentie te verslaan moet je dus kennis en ervaring hebben. Zeker wanneer je ervaring op het gebied van aanbesteden gelimiteerd is, helpt het om tijdens het inschrijvingsproces te worden bijgestaan door ervaren tender managers.

Voor onze klant AFAS Software is dit van doorslaggevend succes. 75% van de opdrachten waarop wordt ingeschreven in samenwerking met qcore, wordt door AFAS Software gewonnen. Ook voor andere klanten, zoals ASICS, Main Energy, Bouwbedrijf Kreeft en Brezan Automaterialen schrijft qcore regelmatig succesvol in. Dat is niet zonder reden. Door middel van de door ons ontwikkelde Bidcycle methodiek weten we veel opdrachtgevers blij te maken met nieuwe opdrachten.

 

Twee soorten tender management

Bij qcore onderscheiden we twee vormen van tender management. Je kunt kiezen voor begeleiding op aanvraag, waarbij we je eenmalig helpen bij het inschrijven op een aanbesteding.

Naast de eenmalige hulp bij aanbesteden bieden we een Externe Tenderdesk. Je kunt dit zien als jouw bidteam op afstand: je krijgt voor een vast maandelijks bedrag al onze kennis en expertise tot je beschikking. Met name organisaties die elk jaar meerdere keren inschrijven op aanbestedingen doen een beroep op deze dienst.

Onze klanten aan het woord

Aanbestedingen winnen met onze klanten, dat is wat we doen. Maar succesvol inschrijven kunnen we niet alleen, dat doen we samen. Bekijk hier hoe we dat voor Boerhof projectinrichters doen.

Succesvol tenderen met een effectief tender management proces: de Bidcycle

De Bidcycle methodiek komt niet uit de lucht vallen. Na jaren ervaring bij het inschrijven op honderden aanbestedingen, zijn we ervan overtuigd geraakt dat deze aanpak zorgt voor hogere kans op het winnen van een aanbesteding. Met behulp van de Bidcycle methodiek doorlopen we samen het gehele tenderproces. Door iedere stap in te vullen gaan we steeds succesvoller inschrijven.

Het liefst weten we zo vroeg mogelijk of jij een aanbesteding op het oog hebt waar je op in wil schrijven. Dan kunnen we samen de beste winstrategie bepalen, met als belangrijkste vraag: Hoe kunnen we wat we hebben het beste inzetten, zodat we onze kansen maximaliseren?

De Bidcycle bestaat uit 3 fasen:

  • Beïnvloeden
  • Voorbereiden
  • Tenderen
 

Beïnvloeden

In de beïnvloedingsfase gaan we de markt naar onze hand proberen te zetten. Dat houdt in dat we bouwen aan relaties met inkopers van organisaties waar jij een opdracht voor wil gaan doen.

Communiceren via een Nota van Inlichtingen of een vraag- en antwoordmodule zijn geen ideale vormen om een goede relatie op te bouwen. Daarbij komt dat we na het publiceren van een aanbesteding al te laat zijn om significante invloed uit te oefenen. Wanneer de aanbestedende dienst de specificaties van jouw concurrent heeft gebruikt als richtlijnen, dan wordt het voor ons lastig om succesvol voor je in te schrijven. Beïnvloeden begint dus al voor publicatie van een tender.

Belangrijk hierbij is dat je ook nagaat wat de scope is van de opdrachten die je wilt winnen. Het is belangrijk dat je weet wat speelt in je branche, zodat jij weet welke behoeften er zijn (en welke behoeften jouw organisatie dus gaat vervullen). Tijdens de on-boarding komt dit ter sprake. Zijn we op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in jouw branche, en weet jij hoe je organisatie daar een rol in gaat spelen? Dan is het tijd je voor te bereiden op de tenders die gaan komen door een heldere scope te bepalen. Die scope geeft jou en ons duidelijkheid en kaders.

 

Voorbereiden

Nu we weten welke opdrachten je graag zou willen winnen, gaan we aan de slag met het vinden van die opdrachten. In Nederland zijn hiervoor een aantal portals, bijvoorbeeld TenderNed en TenderApp. Wil je het voor jezelf makkelijk maken, neem dan een abonnement op een betaalde dienst die je voorziet in écht relevante tenders, bijvoorbeeld de Tender Signalering van TenderApp. Als je elke dag een bak aan niet-interessante aanbestedingen binnen krijgt, is de kans groot dat je op een dag die ene interessante tender mist.

Zodra je een aantal interessante tenders in het vizier hebt, maken we een shortlist en bepalen we aan de hand van de scope, die we in de beïnvloedings-fase hebt samengesteld, welke tender jou de meeste kans op winst biedt. We kijken hierbij goed naar de gestelde eisen en wensen en motiveren vanuit jouw organisatie waarom de ene tender wel interessant is, en de andere niet. Tijdens een meeting met jouw DMU (Decision Making Unit) lichten we de keuze verder toe. Tijdens zo’n vergadering bepalen we samen met alle stakeholders welke aanbesteding het meest interessant is voor jullie organisatie.

Zodra de knoop is doorgehakt en we weten op welke aanbesteding we gaan inschrijven, is het tijd de winstrategie te bepalen. Wij bepalen de rolverdeling, maken een planning en kennen taken toe. Tijdens deze fase stellen we ook je prijsstrategie op en als laatste stap stellen we samen met jou tactische, procedurele en informatieve vragen op voor de Nota van Inlichtingen. Deze vragen sturen we in via het portaal waar de aanbestedende dienst gebruik van maakt (Dit kunnen zijn: Negometrix, CTM Solution, Aanbestedingskalender, TenderNed, Commerce-hub, Ariba, EPO, United Nations (UNGM) en NSPA (Nato).

 

Tenderen

Ook bij het opstellen van de kwaliteitstukken nemen de tender specialisten je bij de hand. Samen bepalen we de opzet voor de stukken, waarbij we brainstormen over de boodschap, inhoud en stijl van de beantwoording voor ieder uitgevraagd onderwerp. Dit geeft jou alvast handvatten voor het daadwerkelijk invullen van de tekst. Hierna volgt nog een aantal reviewrondes, waarbij de tender specialist jouw teksten controleert op strategie, inhoud en natuurlijk formulering en spelling. Waar nodig stellen we nog wat vragen om je nog een keer aan het denken te zetten of om extra input te krijgen. Altijd om de kwaliteit van de stukken omhoog te krijgen en uiteindelijk de allerbeste inschrijving te kunnen doen.

Deze bedrijven winnen al met qcore

Onze unieke methode

  • Stap 1 Aanmelden bij qcore

    Laat ons weten dat je plannen hebt met tenders. Door een licentie voor Tendersignalering af te nemen ga je meteen goed van start.

  • Stap 2 Zoekcriteria bepalen

    Samen bepalen wat voor jou de beste zoekcriteria en matchingtags zijn. Op basis van een op maat gemaakt zoekprofiel ga je aan de slag.

  • Stap 3 Kansen ontvangen

    Alle tenders die voor jou interessant zijn kant-en-klaar in je inbox. Je hebt direct toegang tot alle tenderdocumenten en bepaalt in één oogopslag of een tender een kans is.

  • Stap 4 Besluiten om je in te gaan schrijven

    Heb je de juiste kans gevonden? Dan is inschrijven de volgende stap. Met één druk op de knop laat je ons weten welke tender voor jou interessant is en dat je wil inschrijven.

  • Stap 5 Winstrategie opstellen

    In een strategisch overleg bepalen we samen de beste winstrategie. Wat vraagt de aanbestedende dienst en hoe kunnen we daar tactisch op aanbieden?

  • Stap 6 Inschrijving opstellen

    Met het oog op de winstrategie gaan we de inschrijving vormgeven. Jij levert te inhoud en input en wij zorgen dat de inschrijving volledig, correct en op tijd wordt ingediend.

  • Stap 7 Gunning

    Feest! De gunning is binnen, dat moet gevierd worden.

Krijg hulp bij het aanbesteden met qcore tender management

Wil je succesvol inschrijven maar heb je hulp nodig, dan ben je aan het juiste adres. Onze jarenlange ervaring en bewezen effectieve Bidcycle methode geven je de meeste kans op succes.

 

Wat verwachten wij van jou als je met ons samenwerkt?

Inschrijven op aanbestedingen doen we samen. In de samenwerking worden we echte partners, want om de beste inschrijving te kunnen doen hebben we elkaar nodig: wij de procedure, jij de inhoud. We nemen tijdens het hele inschrijftraject zoveel mogelijk uit handen, maar je blijft zelf de expert over je eigen dienst of product. Het aanleveren van prijzen en specificaties moet je daarom echt zelf doen.

Aanbesteden kost tijd. Veel tijd. We verwachten van jou dat je die tijd ook neemt om de gevraagde input te leveren. Het hoeft niet direct perfect te zijn, daar zorgen wij wel voor. Samen creëren we de beste inschrijving. Hiervoor vragen we natuurlijk wel een drive om te scoren, want we schrijven alleen in als we zeker weten dat we kunnen winnen!

Waar wil jij tenders mee winnen?