Wat een bidmanager doet en waarom je er (g)één moet aannemen

Het vak van bidmanager, ook wel tendermanager of tenderspecialist, is niet zo bekend. Wat doet een bidmanager precies? En is het voor jou voordelig om een bidmanager aan te nemen of kun je dit beter uitbesteden? Kom erachter in deze blog.

• Wat is een bidmanager?
• Wat doet een bidmanager?
• Opleiding voor bidmanagers
• Voor- en nadelen van een bidmanager

Wat is een bidmanager?

Kort gezegd is een bidmanager (of bid manager) iemand die het gehele traject van inschrijven op een aanbesteding op zich neemt of in ieder geval begeleidt. Belangrijk om aan te stippen is dat er een verschil is tussen een interne en een externe bidmanager. Zo zijn er bedrijven die intern hun eigen bidmanager hebben, of zelfs een complete interne tenderdesk met meerdere bidmanagers en eventueel ook bidwriters. Zij zorgen dus zelf voor het analyseren van de uitvraag en het inschrijven op de aanbestedingen. Voor wat kleinere bedrijven die waarschijnlijk minder vaak inschrijven en/of niet het budget hebben om fulltime een eigen bidmanager aan te nemen, is er de optie om een externe bidmanager aan te nemen die het aanbestedingsproces begeleidt.  

Wat doet een bidmanager?

Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart en voor de leek vaak een ontzettend complexe en tijdrovenede klus. Daarom is het belangrijk om hier een goede bidmanager op te zetten. Taken van een bidmanager zijn bijvoorbeeld:

• Doornemen van de aanbesteding op tegenstrijdigheden en zaken die in strijd zijn met de wetgeving;
• Stellen van kritische en strategische vragen tijdens de vragenronde(s) om de uitvraag van de aanbestedende dienst helder te krijgen en eventueel zaken in eigen voordeel te laten aanpassen;
• Zorgen dat de scope van de opdracht en de wens van de aanbestedende dienst duidelijk is en dat deze op de juiste manier vertaald wordt naar de inschrijving;
• Bewaken van de deadlines;
• Zorgen dat alle in te dienen documenten voldoen aan de eisen van de aanbestedende dienst en bewaken dat er een geldige inschrijving wordt gedaan.

Opleiding voor bidmanagers

Er is geen specifieke opleiding voor bidmanagers. De opleidingen en cursussen die er zijn met betrekking tot aanbestedingen zijn vaak gericht op de inkopende kant, dus de aanbestedende diensten. Dit helpt natuurlijk wel om kennis te vergaren over aanbestedingen, maar om een goede inschrijving te realiseren, is zwart-wit kennis van aanbestedingen niet genoeg. Skills die minstens zo belangrijk zijn voor een bidmanager, zijn goed kunnen inschatten wat de aanbestedende dienst wil horen, het vermogen om de meerwaarde van jouw bedrijf te verwoorden en strategisch inzicht. Dit leer je niet in een opleiding, maar in de praktijk.

Voor- en nadelen van een bidmanager (intern of extern)

Om een succesvolle inschrijving te doen, is een goede bidmanager essentieel. Daarin heb je de keuze voor interne en externe hulp. Beide hebben voor- en nadelen en het is afhankelijk van jouw bedrijf welke hulp het beste bij jou past. Zo heb je bij een interne bidmanager bijvoorbeeld voorspelbare vaste kosten. Aan de andere kant, als jij maar één of twee aanbestedingen per jaar doet, heb je niks aan een interne bidmanager die je elke maand moet betalen. Dan is een externe bidmanager in jouw geval voordeliger. Zo zijn er nog meer voor- en nadelen aan een interne of externe tenderspecialist die kunnen helpen om jouw keuze te maken.

Denk dus twee keer na voordat je een vacature plaatst voor bidmanager. Het uitbesteden van je bidteam is in veel gevallen effectiever en helpt je kosten besparen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om eenmalig een professionele partij bij je tender te betrekken. 

In 10 stappen beoordelen of een aanbesteding bij jouw organisatie past

Ben je al met aanbestedingen aan de slag? Download dan onze checklist en bepaal binnen 10 minuten of je wel of niet moet inschrijven op een aanbesteding. Heb je een vraag of wil je even sparren? Neem dan contact met ons op.