Wat een bid manager doet en waarom je er (g)één moet aannemen

Mar 22, 2021 10:05:16 AM 2 minuten leestijd Lotte Lotte

Het vak van bidmanager, ook wel tendermanager of tenderspecialist, is niet zo bekend. Wat doet een bid manager precies? En is het voor jou voordelig om een bid manager aan te nemen of kun je dit beter uitbesteden? Kom erachter in dit blog.

  • Wat is een bid manager?
  • Wat doet een bid manager?
  • Opleiding voor bid managers
  • Voor- en nadelen van een bid manager

Wat is een bid manager?

Kort gezegd is een bid manager iemand die het gehele traject van inschrijven op een aanbesteding op zich neemt of in ieder geval begeleidt. Belangrijk om aan te stippen is dat er een verschil is tussen een interne en een externe bid manager. Zo zijn er bedrijven die intern hun eigen bid manager hebben, of zelfs een complete interne tenderdesk met meerdere bid managers en eventueel ook bid writers. Zij zorgen dus zelf voor het analyseren van de uitvraag en het inschrijven op de aanbestedingen. Voor wat kleinere bedrijven die waarschijnlijk minder vaak inschrijven en/of niet het budget hebben om fulltime een eigen bid manager aan te nemen, is het een optie om een externe bid manager aan te nemen die het aanbestedingsproces begeleidt.  

Wat doet een bid manager?

Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart en voor de leek vaak een ontzettend verwarrende klus. Daarom is het belangrijk om hier een goede bid manager op te zetten. Taken van een bid manager zijn bijvoorbeeld:

  • Doornemen van de aanbesteding op tegenstrijdigheden en zaken die in strijd zijn met de wetgeving.
  • Stellen van kritische en strategische vragen tijdens de vragenronde(s) om de uitvraag van de Aanbestedende dienst helder te krijgen en eventueel zaken in eigen voordeel te laten aanpassen.
  • Zorgen dat de scope van de opdracht en de wens van de Aanbestedende dienst duidelijk is en dat deze op de juiste manier vertaald wordt naar de inschrijving.
  • Bewaken van de deadlines.
  • Zorgen dat alle in te dienen documenten voldoen aan de eisen van de aanbestedende dienst en bewaken dat er een geldige inschrijving wordt gedaan.

Opleiding voor bid managers

Er is geen specifieke opleiding voor bid managers. De opleidingen encursussen die er zijn met betrekking tot aanbestedingen zijn vaak gericht op de inkopende kant, dus de Aanbestedende diensten. Dit helpt natuurlijk wel om kennis te vergaren over aanbestedingen, maar om een goede inschrijving te realiseren, is zwart-wit kennis van aanbestedingen niet genoeg. Skills die minstens zo belangrijk zijn voor een bid manager, zijn goed kunnen inschatten wat de aanbestedende dienst wil horen, het vermogen om de meerwaarde van jouw bedrijf te verwoorden en strategisch inzicht. Dit leer je niet in een opleiding, maar in de praktijk.

Voor- en nadelen van een bidmanager

Om een succesvolle inschrijving te doen, is een goede bid manager essentieel. Daarin heb je de keuze voor interne en externe hulp. Beide hebben voor- en nadelen en het is afhankelijk van jouw bedrijf welke hulp het beste bij jou past. Zo heb je bij een interne bid manager bijvoorbeeld voorspelbare vaste kosten. Aan de andere kant, als jij maar 1 of 2 aanbestedingen per jaar doet, heb je niks aan een interne bid manager die je elke maand moet betalen. Dan is een externe bid manager in jouw geval voordeliger. Zo zijn er nog meer voor- en nadelen aan een interne of externe tenderspecialist die kunnen helpen om jouw keuze te maken.

Denk dus twee keer na voordat je een vacature plaatst voor bid manager. Het uitbesteden van je bid team is in veel gevallen effectiever en helpt je kosten besparen. 

In 10 stappen beoordelen of een aanbesteding bij jouw organisatie past

Ben je al met aanbestedingen aan de slag? Download dan onderstaande checklist en bepaal binnen 10 minuten of je wel of niet moet inschrijven op een aanbesteding.

Hoe kies je een interessante aanbesteding - CHECKLIST CTA 1 (1)

 

Deel dit stuk