Inschrijven op aanbestedingen: het verschil tussen ad hoc en de lange termijn

03 dec 2021 2 minuten leestijd Rodger Rodger

Of je ad hoc op een aanbesteding inschrijft of op de lange termijn met tenders aan de slag gaat, heeft alles te maken met jouw branche, product of dienst en je visie. Dat er duidelijke verschillen in aanpak zijn bij ad hoc of lange termijn inschrijven op aanbestedingen, dat is een ding wat zeker is. We geven je in deze blog het onderscheid tussen de twee.

Vooropgesteld: er is geen duidelijk ‘goed’ of ‘fout’ als we kijken naar ad hoc tenderen of structureel en op lange termijn meedoen aan aanbestedingen. Soms zit je in een bedrijfstak waar slechts eens per vier jaar een interessante tender voorbij komt. Dan loont het minder de moeite om er een lange termijn-strategie voor te maken. De keus of je voor ad hoc of voor lange termijn gaat bij aanbestedingen, is vooral afhankelijk in welke mate jouw omzet afhankelijk is van het winnen van aanbestedingen. Is dat een laag percentage en is het mooi meegekomen als je een keer een tender wint? Dan kun je ad hoc eens meedoen. Maar lever je bijvoorbeeld veel een (semi)overheden en komt een groot percentage van je omzet uit tenders, dan is het verstandig hier een lange termijn visie en -aanpak voor te ontwikkelen.

Winkans op aanbestedingen

Is je winkans groter wanneer je op de lange termijn meedoet met aanbestedingen? Niet per se. Ja, je gaat met je tenderteam (of je dat nu intern hebt, of hebt uitbesteed) een leercurve door waardoor de kans op winst steeds groter wordt. Aan de andere kant ben je bij een ad hoc aanbesteding echt puur gefocust op die ene inschrijving. Daarnaast heeft het alles te maken met de aanbestedende dienst, de concurrentie en je eigen dienstverlening hoe groot je winkans is. Dat hangt dus niet zozeer af van ad hoc versus lange termijn.

Tijdsdruk

Wat wel een duidelijk onderscheid is, is de tijdsdruk die bij een ad hoc inschrijving komt kijken. Met lange termijn-tenderen ben je proactief bezig, zijn zaken al voorbereid en bepaalde documenten al op orde én weet je in sommige gevallen al welke aanbestedingen er aan zitten te komen. Een ad hoc aanbesteding komt echt op dat moment voorbij en dan heb je 5 weken de tijd om je goed in te lezen, alle informatie te vergaren, de vragen te stellen bij de aanbestedende dienst en de teksten te schrijven. Ad hoc is aanpakken en gas geven.

Jouw tenderteam

De term ad hoc zegt het al: zo’n tender komt af en toe voorbij. Wat betekent dat voor je tenderteam of je bidmanager? Hoogstwaarschijnlijk heb je die dan niet in je organisatie als je eens in de zoveel tijd aan een aanbesteding mee doet. Bij een ad hoc tender is de keus meestal dat de salesmanager met de tender aan de slag gaat, of dat je dit uitbesteed aan een tenderbureau. Dat is uiteraard anders wanneer je besluit op lange termijn structureel aan tenders mee te doen. Dan heb je wel degelijk (intern of extern) een bidmanager nodig, al dan niet aangevuld met meerdere teamleden. Lees hierover ook het E-book ‘Zo stel je een succesvol Bid-team samen’.

Er komt meer kijken bij lange termijn tenderen

Het grootste verschil is dat er gewoonweg veel meer komt kijken als je strategisch besluit op lange termijn en structureel op aanbestedingen in te schrijven. Allereerst is er een visie en een strategie nodig, moet je organisatie klaar zijn om gegunde opdrachten uit te voeren en dient er een tenderteam met duidelijke taakverdeling te staan. Maar er is meer. Denk aan een vastgelegd tenderproces en tendersignalering om bijtijds interessante aanbestedingen te spotten. Dit complete tenderproces en de organisatie er van komt terug in het model van de Bidcycle.

Conclusie

Er zijn duidelijke verschillen in ad hoc of lange termijn tenderen. Welke manier van inschrijven op aanbestedingen bij jouw organisatie past, heeft echter te maken met jouw specifieke branche en strategie. Ben je benieuwd of jouw tenderproces op orde is? Doe dan nu de Quick Scan!

Quick scan