1. Home
  2. >
  3. Werkwijze
  4. >
  5. Bidcycle

Bidcycle

Werken volgens de Bidcycle® methodiek.
Laat ons je helpen van reactief naar proactief tendermanagement.

Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen

Met behulp van de Bidcycle methodiek doorlopen we samen het gehele tenderproces. Door iedere stap in te vullen ga je steeds succesvoller inschrijven. Het liefst weten we zo vroeg mogelijk of jij een aanbesteding op het oog hebt waar je op in wil schrijven. Dan kunnen we samen de beste winstrategie bepalen, met als belangrijkste vraag: Hoe kunnen we wat we hebben het beste inzetten, zodat we onze winkans maximaliseren?

Wanneer we als projectteam hebben bepaald wat de juiste strategie is voor deze aanbesteding en wat de beste rolverdeling binnen het team is, stellen we vragen op voor de Nota van Inlichtingen. Eventuele knelpunten proberen we weg te poetsen en onduidelijkheden moeten helder worden. Wat hierbij natuurlijk belangrijk is, is dat we bij alle vragen die we stellen de winstrategie in het oog houden.

Ook bij het opstellen van de kwaliteitstukken nemen de tender specialisten je bij de hand. Samen bepalen we de opzet voor de stukken, waarbij we brainstormen over de boodschap, inhoud en stijl van de beantwoording voor ieder uitgevraagd onderwerp. Dit geeft jou alvast handvatten voor het daadwerkelijk invullen van de tekst. Hierna volgt nog een aantal reviewrondes, waarbij de tender specialist jouw teksten controleert op strategie, inhoud en natuurlijk formulering en spelling. Waar nodig stellen we nog wat vragen om je nog een keer aan het denken te zetten of om extra input te krijgen. Altijd om de kwaliteit van de stukken omhoog te krijgen en uiteindelijk de allerbeste inschrijving te kunnen doen.

Bidcycle

Waarom gebruiken we Bidcycle?

De aanbestedingspraktijk professionaliseert. Het niveau van de inschrijvingen gaat omhoog. De aanbestedende dienst zoekt meerwaarde. Je moet je onderscheiden om kans te maken en dat wordt steeds moeilijker.

In deze markt wil je zo min mogelijk aan het toeval overlaten. Je wilt in elke fase datgene doen wat jouw kansen op de winst maximaliseert.

Dit is precies waar de Bidcycle om draait. De Bidcycle toont alle activiteiten die doorlopen moeten worden om tot een (succesvol) bid te komen, in de fases Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen. En gekoppeld aan de bijbehorende disciplines.

qcore gebruikt de Bidcycle voor bewustwording van de onderdelen van het bidproces. En als kapstok voor onszelf om vorm te geven aan effectieve, resultaatgerichte tenderbegeleiding.

 

Waarom is de Bidcycle van belang?

Als je de Bidcycle eenmaal kent dan lijkt het heel vanzelfsprekend. Maar vaak worden er delen van het proces ‘vergeten’. Zo komt men vaak pas in actie op het moment dat een tender wordt gepubliceerd. En gaan we ons met zijn allen heel hard afvragen wat zo’n aanbestedende dienst nu wil en of hij niet erg is toegeschreven naar de concurrent. En dan gaan we proberen dat met schriftelijke vragen ongedaan te maken. We vergeten dat er ook een tijd is vóór de publicatie, waarin er geen beperkingen zijn op communicatie. Waarin je zelf van alles kunt doen om je kansen te vergroten op die tender. Om de klantbehoefte te peilen. Om de uitvraag naar jouw hand te zetten. Beïnvloeden.

Mensen vergeten vaak ook om stil te staan bij een stap als Beslissen. Wil je inschrijven op een tender en zo ja, waarom? Een goede bidstrategie vraagt net als elke goede salesstrategie om een goede kosten-batenafweging. Beter geen resources pompen in een vage lead met weinig omzetpotentie. Maar waarom doen we dat wel bij tenders? Tenderen kost (veel) tijd en resources zijn beperkt. Vraag je altijd af of de baten (winkans x omzet) opwegen tegen de kosten.

De Bidcycle herinnert je er ook aan dat een succesvol bid een samenspel is tussen verschillende disciplines (in het bijzonder sales, tendermanagement en projectmanagement), met elk hun eigen specialismen. Het is de moeite waard om je af te vragen of elke positie goed bezet is en of er sprake is van een goed op elkaar ingespeeld team.

 

En hoe implementeren we het bij onze klanten?

De Bidcycle bekijkt het bidproces vanuit de ondernemer die inschrijft. Het geeft aan welke stappen er in het bidproces doorlopen moeten worden. Voor elk onderdeel geldt natuurlijk dat je het zelf kunt doen of kun uitbesteden.

De dienstverlening van qcore ligt op het stuk Tendermanagement, vanaf signaleren/ beslissen tot aan gunning/evaluatie. We hebben voor elke stap daartussen gekeken hoe we deze het meest effectief kunnen inrichten. Met als doel: de winkans van elke inschrijving maximaliseren.

Het uitgangspunt hierbij is dat we het samen doen. Resultaatgericht partnerschap, waarin we gebruik maken van ieders kracht: onze ervaring met het inschrijven en jullie kennis van de markt en de materie.

Zo begint elk traject met een strategisch overleg, waarin we samen de winstrategie bepalen. Wat is de klantvraag, wat zijn de gunningscriteria, wat kan de concurrentie? Welke keuzes moeten we (dus) maken in onze aanbieding om de grootste kans te maken op de winst? Hier bepalen we ook de definitieve planning en rolverdeling.

Daarna gaan we samen aan de slag om een opzet te maken voor de kwaliteitsstukken. Wij bieden een globale bassistructuur (op basis van aanbestedingservaring) en faciliteren een brainstorm, waarmee een eerste aanzet gedaan wordt voor de inhoud en boodschap.

Dan wordt de inschrijving gecreëerd in lijn met de gekozen strategie. Jij verzorgt de prijs en specificaties, wij verzorgen de standaardformulieren. De teksten schrijf je zelf of je huurt hiervoor een van onze tekstschrijvers in. Onze tenderspecialist reviewt de stukken op strategie, inhoud en taal. Altijd met de winstrategie in het achterhoofd.

Wij verzorgen de controle en opmaak en zorgen dat de complete, correcte inschrijving tijdig wordt ingediend (inclusief bewijsstukken).

In het tenderproces nemen wij de lead, want dat is ons specialisme. Daarnaast kunnen we vanuit onze expertise ondersteunen en adviseren bij de go/no go beslissing en bij de evaluatie/verificatie in de gunningsfase.

Start met tendersignalering en mis geen kans meer!