1. Home
  2. >
  3. Diensten
  4. >
  5. Tender management
  6. >
  7. Jouw externe tenderdesk

Externe tenderdesk

Onze externe tenderdesk levert je ondersteuning bij meerdere aanbestedingen per jaar, voor een vast bedrag per maand.

Deze dienst in het kort

  • Interessant voor organisaties die een groot gedeelte van hun omzet uit aanbestedingen halen of dit ook willen gaan doen, maar zelf niet voldoende interne capaciteit hebben (of permanent willen hebben) om regelmatig in te schrijven. Daarnaast ook de ideale dienstverlening voor juist die organisaties, die net te vaak verliezen op kwaliteit en hierdoor sterk de behoefte of noodzaak hebben om de kwaliteit van hun inschrijvingen te verbeteren
  • qcore is jouw vaste sparringpartner en heeft de volledige regie tijdens elk inschrijvingstraject
  • Je hebt een garantie op capaciteit: elke deadline wordt gehaald
  • Je maakt gebruik van alle kennis in huis: onze aanbestedingsspecialist, tekstschrijver en juridisch specialist zijn betrokken gedurende het hele traject
  • Maandelijkse kosten vanaf € 1.250,00 bij een samenwerking van 2 jaar
  • Alleen bij winst geldt een gunningsfee van 3,5%

Voor wie is de externe tenderdesk geschikt?

Wij zijn de externe tenderdesk voor partijen die zich veel bezighouden met aanbesteden en waarbij de omzet voor een significant gedeelte uit aanbestedingen moet worden gehaald. Voor deze klanten is aanbesteden niet nieuw. Vaak halen ze een groot gedeelte van hun omzet uit aanbestedingen en is winnen geen optie, maar een voorwaarde. Ze kiezen ervoor om het inschrijvingswerk uit te besteden omdat ze de capaciteit niet hebben, of niet willen hebben. Daarnaast is het voor veel organisaties een strategische keuze: een intern tenderteam is risicovol omdat het verloop vaak hoog is, en bij ziekte deadlines niet gehaald worden. De reden dat er te vaak wordt verloren op kwaliteit is ook een veelgenoemde reden om met ons te gaan samenwerken.

Route naar een succesvolle samenwerking

  • Stap 1 Contact opnemen

    De eerste stap is contact opnemen. Doe dat via de website, per e-mail of telefoon

  • Stap 2 Tender-ready controle

    We bekijken welke aanbestedingen er in het algemeen in jouw vakgebied worden gepubliceerd en controleren of je certificeringen op orde zijn, of je kunt voldoen aan de financiële eisen, of je het aankunt qua capaciteit, of je voldoet aan de verzekeringseisen etcetera.

  • Stap 3 Afspraak op kantoor of videocall

    Afspraak op kantoor of per videocall om onze bevindingen te delen en vragen te stellen

  • Stap 4 Voorstel voor overeenkomst

    Je ontvangt voorstel voor een overeenkomst die is afgestemd op jouw wensen en op de eigenschappen van de aanbestedingen die je wilt winnen.

  • Stap 5 Overeenkomst tekenen

    Je stuurt de overeenkomst getekend retour.

  • Stap 6 Onboarding

    Tijdens dit traject stellen we op waar je heen wilt, welke doelen je hebt met aanbesteden, wat de scope moet zijn van de opdrachten, wat je nu kunt en wat je kunt doen om in aanmerking te komen voor nog meer opdrachten.

  • Stap 7 Strategisch overleg, start traject

    Na het onboarding traject wachten we tot de juiste aanbesteding zich aandient. Aanbesteding gesignaleerd en jij geeft groen licht? Dan starten we met een strategisch overleg en komt de regie in onze handen. Wij nemen de regie voor de inschrijving van je over en begeleiden we je door het hele proces.

  • Stap 8 Evaluatie

    Na een halfjaar hebben we een tussentijdse evaluatie om de resultaten en onze samenwerking te beoordelen.

Hoe onze samenwerking eruit ziet

Vanaf het moment dat we starten zal je merken dat je er een aantal collega’s bij hebt. Via de tendersignalering van TenderApp word je automatisch op de hoogte gehouden van de aanbestedingen die voor jouw organisatie relevant zijn. Geef jij groen licht voor een inschrijving, dan nemen wij de regie in handen. Omdat je vaste klant bent, heb je garantie op capaciteit. Die deadline halen we altijd. Daarnaast staan we elke dag voor je klaar om te sparren over aanbesteding-gerelateerde zaken. Hoe vaker we samen inschrijven, hoe hoger de kans op winst. Omdat we met elke inschrijving jouw organisatie beter leren kennen, en alle documentatie na verloop van tijd klaarligt, kunnen we ons helemaal focussen op het verbeteren van de kwaliteit van elke inschrijving.

Dit is wat jij onder andere van onze samenwerking gaat merken:

  • Na de on-boarding hebben we een helder plan liggen voor onze samenwerking
  • We richten je Tendersignalering account in en je ontvangt signaleringen van interessante tenders, binnen 24 na publicatie
  • Groen licht? We starten met een grondig strategisch overleg
  • Daarna ontvang je een gedetailleerde projectplanning
  • Al je teksten worden gecontroleerd en geredigeerd
  • Elke stuk bewijslast dat je aanlevert wordt door ons beoordeeld
  • Je krijgt indien gewenst begeleiding bij eventuele presentaties, demo’s of interviews
  • We begeleiden DTP-werkzaamheden, indien nodig
  • We vragen documenten namens jou aan (KVK, VOG, hulp bij aanvraag eHerkenning)
  • Wij verzorgen het indienen van de inschrijving via Tenderned, Negometrix en andere portals
  • Je hebt altijd 1 vaste contactpersoon en 1 back-up contactpersoon zodat je altijd iemand hebt om mee te schakelen
 

Wat we van jou verwachten

De expertise van aanbesteden ligt bij ons, de kennis over je producten of diensten en je organisatie ligt bij jou. Tijdens het proces zullen we je vragen input te leveren over je producten of diensten. Dit wordt begeleid door je contactpersoon.

Tendermanagement

AFAS Software

Afas Software schrijft al sinds 2011 succesvol in samen met qcore. Salesmanager Jacco Weeda vertelt over deze duurzame en succesvolle samenwerking.

Wat zijn de kosten?

Op basis van een samenwerking van 2 jaar

 

  4 to Win 6 to Gain 8 to Score
Inschrijvingen per jaar 4 6 8
Selectiefase en offertefase
Onderhandse tenders
Best Value Procurement
Marktanalyse
Commerciële tenders
Ondersteuning bij evaluaties
Maandelijkse kosten vanaf € 1.250,- vanaf € 1.500,- Vanaf € 1.750,-
Gunningsfee 3,5% 3,5% 3,5%

Altijd een voorstel op maat

Op basis van de tender-ready controle en ons gesprek ontvang je daarna een voorstel voor een overeenkomst die op maat is gesneden voor jouw organisatie en doelen. We doen je een voorstel voor een samenwerking van minimaal één jaar. We hebben 3 pakketten: 4 to Win, 6 to Gain, en 8 to Score. De getallen staan voor het aantal aanbestedingen die we met jouw organisatie per jaar kunnen uitvoeren.

Wat je van ons kan verwachten

Hoogste kans op winst

Met onze ruime ervaring met aanbesteden weten we goed hoe we invloed kunnen uitoefenen op de uiteindelijke aanbesteding. Met onze methode kunnen we de inschrijving al voor de sluitingsdatum beter op jouw organisatie laten aansluiten. Ook gaat jouw aanbesteding antwoord geven op de vraag die de aanbestedende dienst stelt. Klinkt logisch, maar we zien vaak dat inschrijvingen vol staan met standaard teksten en vakjargon. Een afknapper voor elke aanbestedende dienst. Dit voorkom je als je met ons werkt.

A tot Z begeleiding

Vanaf het moment dat jij de aanbesteding hebt gesignaleerd nemen wij de regie in handen. Wij zorgen ervoor dat alle informatie wordt verzameld, dat alles op tijd wordt aangeleverd en dat je tijdens het hele traject wordt begeleid. Je krijgt een vaste contactpersoon voor al je vragen.

Continuïteit en borging

Met ons tenderteam hebben wij alles in huis om jouw partner in tender management te zijn. Van een aanbestedingsjurist tot tekstschrijvers en van een gecertificeerde lead auditor tot ervaren tender specialisten. We hebben alle expertise in huis om van iedere inschrijving een succes te maken, altijd bereikbaar en alle kennis blijft in huis.

Succesgarantie

Met onze unieke succesgarantie ben jij verzekerd van de beste inschrijving voor jouw organisatie. Ons verdienmodel is even simpel als doeltreffend: we werken met relatief lage offertekosten (vooraf), gecombineerd met een fee bij gunning (achteraf). Die fee bestaat uit een vooraf vastgesteld percentage van de gerealiseerde omzet uit de gegunde opdracht. Zo weet jij zeker dat wij echt gaan voor die gunning.

Hulp nodig? Ga met ons aan de slag en win die aanbesteding!