Wanneer je serieus werk maakt van het inschrijven op aanbestedingen, is de kans groot dat je één of meerdere mensen in dienst hebt die de inschrijvingen namens jouw organisatie doen. Misschien heb je wel een compleet team dat zich volledig focust op het succesvol inschrijven op aanbestedingen.
Of dit een bewuste strategische keuze is geweest, of dat het zo is gegroeid, het is de moeite waard om je af te vragen wat nu de voor- en nadelen zijn van een intern tenderteam. We zetten ze voor je op een rijtje.
Een intern tenderteam
Een intern tenderteam is een persoon of team dat zich dagelijks bezighoudt met het vinden van, en het inschrijven op relevante tenders voor jouw organisatie. Hoewel een intern tenderteam zeker effectief kan zijn, bestaan er ook risico’s van een intern tenderteam.
Voordelen
- Korte lijnen, snel schakelen. Je loopt makkelijk even binnen
- De tender specialist of het tenderteam zijn intensief betrokken bij de organisatie en leren de organisatie snel kennen
- Je hebt alles in eigen huis
- Veel kennis van de branche waarin je actief bent
- Dezelfde kosten, of je nu wint of niet
Nadelen
- Verlies van kennis en ervaring zodra de tender specialist vertrekt of bij verloop binnen het tender team
- Het vinden en opleiden van een tender specialist kost veel tijd
- Er wordt vaak gebruik gemaakt van standaard teksten en sjablonen, waardoor de kwaliteit van de aanbestedingen achteruitgaat
- Een tender specialist of tenderteam is niet altijd 100% bezet met het inschrijven op aanbestedingen waardoor er geen absolute focus is
- Bij ziekte is er geen back-up voor het doen van de inschrijving
- Vaak beperkt kennis van juridische zaken, strategische mogelijkheden en/of tekstschrijven
- Door steeds bijna dezelfde inschrijvingen te doen bestaat er kans op bedrijfsblindheid
Een externe tenderdesk
Een extern tenderteam is een team specialisten die zich buiten jouw organisatie bevindt. Kortom: jouw team maar dan op afstand. Het team focust zich op het vinden van de juiste aanbestedingen, het stellen van de juiste vragen en het doen van een succesvolle inschrijving. Alles met het doel om de tender te winnen.
Voordelen
- Borging van kennis omdat het de informatie over jouw organisatie en de aanbestedingspraktijk beschikbaar blijft, ook bij verloop binnen de tenderdesk
- Beter inschrijven door jarenlange ervaring met inschrijven en de complete aanbestedingspraktijk
- Hogere kwaliteit van je inschrijvingen omdat een tenderdesk bestaat uit specialisten op allerlei vlakken: juridisch, strategisch en op het gebied van tekst schrijven
- Hogere kans op winst door invloed uit te oefenen op de uiteindelijke aanbesteding
- Hogere kans op winst door teksten die aansluiten bij de vraag van de aanbestedende dienst
- De regie over de inschrijven verplaatst van intern naar extern waardoor jij je alleen maar hoeft te focussen op de inhoud
- Ook bij ziekte een back-up achter de hand
- Uniek bij qcore : de Succesgarantie. Alleen bij winst ontvang je een factuur
- Duidelijkheid in de kosten
- Externen zijn makkelijker af te rekenen op resultaten
Nadelen
- Het duurt even voordat een extern tenderteam je organisatie kent
- Je loopt minder makkelijk binnen
- Meer communicatie nodig over branche specifieke zaken
- Vaak hogere kosten als je veel inschrijft of veel wint.
Interesse in externe begeleiding?
Ben je op dit moment bezig met het maken van een keuze voor een intern tenderteam of om het uit te besteden? Neem dan contact met ons op. We sparren graag met je over de voors- en tegens voor jouw organisatie. Heb je nog niet eerder deelgenomen aan een aanbesteding? In onze "Startergids inschrijven op aanbestedingen" lees je wat je naast een sterk tenderteam nog meer nodig hebt om in te schrijven op aanbestedingen.
