Hoe voorkom ik dat ik vaak tweede word met aanbestedingen?

  • 23 apr. 2020
  • 6 minuten leestijd
  • Irene Irene

Gaat de gunning van een aanbesteding elke keer net aan je voorbij? Vaak is dit op te delen in twee verschillende situaties. Of je scoort sterk op kwaliteit en je zit er helemaal naast met je prijs. Of je schrijft in met een ontzettend goede prijs, maar je scoort zo laag op kwaliteit dat een duurdere concurrent met een beter verhaal er vandoor gaat met de gunning. Klinkt dit herkenbaar? Hieronder lees je wat jij kan doen om beter te scoren op de aspecten prijs en kwaliteit, zodat je je kansen voor het winnen van een tender vergroot.

Hoe scoor je beter op kwaliteit bij een aanbesteding?

Om beter te scoren op kwaliteit bij een aanbesteding, is het belangrijk om een open blik te houden en jezelf continu te blijven verbeteren. Hierbij noemen we een 5 tips om je score op kwaliteit bij een tender te verbeteren.

1. Laat je aanbestedingsstukken een keer door iemand anders schrijven

Waarom is het zo belangrijk om je aanbestedingsstukken door iemand anders te laten schrijven, of je collega’s te betrekken bij het schrijven van de stukken?

Je voorkomt een blinde vlek

Als de kwaliteitscriteria steeds door dezelfde persoon worden geschreven, bestaat er een kans dat teksten en ideeën worden ‘hergebruikt’. Er wordt niet meer goed gekeken naar de specifieke vraag en invulling van de aanbesteding. Doordat je teksten niet helemaal lekker aansluiten bij wat de aanbesteder voor ogen heeft, scoor je toch net wat minder. Als je een collega inschakelt, komen open deuren aan bod die jij zelf inmiddels al niet meer had gezien.

Je krijgt nieuwe ideeën

Een andere collega, of zelfs een professionele (aanbestedings)tekstschrijver, kijkt toch net weer anders naar een tekst, waardoor er nieuwe ideeën ontstaan.

Je omarmt alle aspecten van de opdracht in je tekst

Je collega’s betrekken bij het schrijven van de tekst, bijvoorbeeld de collega’s die de opdracht straks gaan uitvoeren, zorgt voor een bredere visie.

Kortom, het is enorm belangrijk om een collega te laten kijken naar de stukken. In het verlengde hiervan ligt punt 2:

2. Vraag om feedback op je stukken

Een tekst is net als een schilderij, soms moet je het van een afstandje bekijken om te zien waar de volgende penseelstreek moet komen. Hoe langer je met je eigen tekst bezig bent, hoe lastiger het is om dit stapje terug te nemen. Laat je tekst daarom eens lezen door je collega’s en vraag ze om feedback. Snappen ze wat je wilt vertellen? Staan er kromme zinnen in je tekst waardoor de boodschap verloren gaat? Een frisse blik doet wonderen. Vraag dus om feedback op je stukken!

3. Vraag om verduidelijking van de motivatie en leg die vast

De aanbestedende dienst heeft een wettelijke motivatieplicht en moet dus aan alle inschrijvers aangeven waarom zij een bepaalde score hebben gekregen op hun stukken. Omdat het beoordelingsteam ook maar uit mensen bestaat, kan het zijn dat de motivatie niet overal even duidelijk is verwoord. Wat kun je doen:

  • Stuur een brief (of berichtje via het aanbestedingsplatform) naar de aanbesteder voor een toelichting van hun motivatie.
  • Vraag eens een evaluatiegesprek aan. In het gesprek kunnen de beoordelaars aangeven hoe ze je stukken hebben ervaren, wat de concurrentie heeft gedaan ten opzichte van jou en wat je in de toekomst zou kunnen verbeteren. Ze zullen je uitleggen op welke punten je minder sterk bent dan de concurrentie.

4. Zoek je meerwaarde en USP

Het is natuurlijk niet genoeg om te weten waar jij minder sterk bent dan de concurrentie. Om je teksten echt te laten spreken moet je ook weten waar jij juist goed in bent ten opzichte van je concurrentie. Doe voordat je gaat schrijven eens onderzoek naar je eigen bedrijf. Wat maakt jullie eigenlijk uniek? Wat hebben jullie dat een ander niet heeft? Hoe beter je kan onderbouwen waarom de werkwijze of producten die je biedt beter zijn dan die van een ander, hoe meer meerwaarde een aanbesteder ziet in jouw bedrijf en jouw product.

Maak de vertaalslag naar de aanbesteder

Het is ook belangrijk om de vertaalslag te maken naar wat jij te bieden hebt en wat de aanbesteder wil hebben. Ga vooral uit van je eigen kracht en niet die van een ander. Het is beter om je eigen sterke punten naar boven te brengen in plaats van de concurrentie naar beneden te halen. Maar daarvoor is het wel eerst nodig dat je het volgende punt toepast:

5. Richt je op de klantvraag. Heb je die goed begrepen?

Het gevaar zit hem niet alleen in het niet goed lezen van de vraag die letterlijk op papier staat, maar ook het niet goed snappen van de gedachte achter die vraag. Vaak is een vraag namelijk niet zomaar een vraag.

Ontleed de vraag van de aanbestedende dienst

Begrijp je de reden waarom een aanbestedende dienst specifiek dát onderwerp heeft uitgekozen om beantwoord te krijgen? Neem voordat je begint met schrijven een moment om de vraag eerst eens goed te ontleden. Probeer te bedenken waar een aanbesteder nu tegen aan loopt en voor welk probleem er mogelijk een oplossing wordt gezocht. Met andere woorden, verplaats jezelf eens in de schoenen van de ander.

Maak er geen commercieel verhaal van

Ook zijn inschrijvers soms geneigd om een heel commercieel verhaal te schrijven en daarbij de aanbesteder volledig uit het oog te verliezen. Stel in je tekst de aanbestedende dienst centraal, zij zijn uiteindelijk degenen die iets van je tekst moeten vinden.

Hoe bepaal je de juiste prijs voor je inschrijving op een aanbesteding?

Om beter te scoren op prijs bij een aanbesteding, is het belangrijk om te weten wat je waard bent maar tegelijkertijd niet te veel te vragen. Hierbij noemen we 4 manieren hoe je beter scoort op prijs bij een tender.

1. Zorg dat je niet te veel marge rekent

Uiteraard wil je winst halen uit een opdracht, maar soms is het inschrijven op een aanbesteding meer een strategische keuze. Een langdurig contract, waarbij je voor de komende paar jaar precies weet wat er aan inkomsten binnenkomen, kan meer waard zijn dan het hanteren van je normale prijzen. Ook voor de ontwikkeling van eigen product/dienstverlening kan een “minder” aantrekkelijke samenwerking/marge interessant zijn.

Upsell kan altijd nog

Vergeet ook het fenomeen upsell niet, wat vaak mogelijk is nadat je de opdracht gegund hebt gekregen. Pricing vanuit strategisch oogpunt kan er toe leiden dat een lagere marge of prijs voor de inschrijving verantwoord is, zeker wanneer je er later juist weer meer uit kan halen.

Heb geduld, denk ook aan referentie verkopen

Daarnaast kan het binnenhalen van een nieuwe aansprekende klant er vaak toe leiden dat andere potentiele klanten eerder geneigd zijn ook zaken met je te willen doen. Het zogenaamde ‘referentie verkopen’.

2. Bied niet meer aan dan wat er letterlijk gevraagd wordt

Het is belangrijk om jezelf niet uit de markt te prijzen, door meer te bieden dan wat de aanbestedende dienst vraagt.

Voorbeeld: inschrijver kantoormaterialen verliest aanbesteding

Stel je voor, je schrijft in op een aanbesteding voor het leveren van kantoormaterialen en in de aanvraag wordt een prijs voor het leveren van een, met de hand te beschrijven, voorraadlijst uitgevraagd. Echter heb jij ook een duurder digitaal systeem ontwikkeld dat bestellen en voorraad bijhouden veel makkelijker maakt en biedt dit in die plaats aan. Met als resultaat dat de concurrentie er met de opdracht vandoor gaat. Zij hebben namelijk echt alleen het leveren van de gevraagde producten aangeboden en zijn daarmee een stuk goedkoper. Jammer!

Voorbeeld: huidige leverancier verliest opdrachtgever

Als huidig leverancier weet je vaak wel wat je klant wil hebben. Het product dat in de aanbestedingsstukken staat omschreven nemen ze daarentegen in de praktijk niet eens bij je af, ze hebben liever een wat betere kwaliteit. Wederom gaat je concurrent er toch met jouw klant vandoor. Zij hebben in hun productenlijst gezocht naar het goedkoopste product, dat precies aan de eisen voldoet en hebben dit aangeboden.

Weet je nog wat we hebben verteld over upsell?

3. Wat zijn de prijzen van je concurrent?

De marge heb je kritisch bekeken, ook heb je een product gevonden dat goedkoop is, maar toch voldoet. Vervolgens zie je in de gunningsbeslissing toch weer de naam van je concurrent als winnaar staan. De prijs loopt ook flink uiteen. Je had geen idee dat zij de opdracht daarvoor konden uitvoeren. En dat is vreemd, want als je niet weet wat je concurrentie doet, hoe weet je dan wat jij moet doen?

Doe een concurrentieonderzoek

Een gedegen concurrentieonderzoek is misschien wel het belangrijkste dat er is. Alleen als je precies weet hoe jij in de markt staat, kan je een weloverwogen keuze maken in je strategie.

4. Begin op tijd met je prijsbepaling

Op het laatste moment nog even het prijzenformulier invullen en er dan pas achter komen wat er eigenlijk allemaal in de prijs moet zitten. Dat is nog eens balen. Je kwaliteitsstukken lagen al klaar en moeten nu ook nog een keer onder de loep genomen worden, om te kijken of je niet te veel of te weinig hebt beloofd.
Eigenlijk is het bepalen van je prijs het eerste wat je moet doen. Wat wil je minimaal aan deze opdracht verdienen? Pas dan weet je ook wat je minimaal aan kan en wilt bieden.

Frisse blik nodig? Neem contact op met QCore!

Worstel jij nog met je positionering voor een aanbesteding? Twijfel je of de kwaliteit van je stukken voldoende is en wil je hier het liefst een derde naar laten kijken voordat je deze inschrijving aandurft? Of is de prijsstelling iets waar je nog over aan het dubben bent? Vraag QCore om advies. Wij bieden hulp bij aanbestedingen door middel van A tot Z begeleiding bij het tenderproces. Neem contact op om vrijblijvend te sparren!