Neem contact op
Anne
Een contract dat al jaren loopt, voelt al snel als een zekerheid. De dienstverlening draait, de opdrachtgever is tevreden en de omzet is voorspelbaar. Toch verandert dat zodra de overheidsopdracht afloopt en opnieuw in de markt zal worden gezet. Vanaf dat moment begint iedereen weer op nul. Ook jij als huidige leverancier.
Een aanbestedingscontract of raamovereenkomst vertegenwoordigt vaak jarenlang stabiele omzet. Soms zelfs acht of tien jaar. Mocht je de heraanbesteding niet winnen, dan verlies je geen potentiële omzet, maar bestaande omzet. Omzet waarop je organisatie al jaren rekent en die in één keer kan wegvallen.
Eén aanbestedingscontract vertegenwoordigt al enkele tonnen tot zelfs miljoenen euro's aan omzet. Juist daarom verdient een heraanbesteding dezelfde strategische aandacht als iedere andere grote bedrijfsinvestering.
Omdat die omzet vanzelfsprekend voelt, krijgt het verdedigen ervan vaak niet de aandacht die het nodig heeft. De focus ligt op de dagelijkse operatie, nieuwe klanten en groei. Tot het moment dat de aanbesteding is gepubliceerd en de tijd ineens begint te dringen.
Waarom verliezen zittende leveranciers een contract dat ze soms al jarenlang succesvol en naar tevredenheid uitvoeren? En belangrijker: wat kun je vandaag al doen om te voorkomen dat een heraanbesteding bestaande omzet kost? In deze blog lees je welke valkuilen we in de praktijk het vaakst zien én hoe je jouw organisatie daar tijdig op voorbereidt.
Het verliezen van een heraanbesteding is zelden het gevolg van een slechte dienstverlening of een minder goed product. Veel vaker ontstaat het doordat organisaties zichzelf onbewust in slaap laten sussen door het succes van de afgelopen jaren.
Het contract loopt misschien al jaren, maar een heraanbesteding verandert de spelregels. Vanaf dat moment draait minder om wat je hebt opgebouwd, maar om hoe goed je opnieuw weet aan te tonen waarom jij de beste keuze bent.
In de praktijk zien we steeds dezelfde strategische denkfouten terug. Vier daarvan komen het vaakst voor.
Misschien herken je de gedachte: we leveren al jaren goed werk, dus we hebben een voorsprong.
Je gaat er dan ook vanuit dat je als huidige leverancier een streepje voor hebt wanneer het contract opnieuw wordt aanbesteed. Toch werkt een heraanbesteding van een overheidsopdracht anders. De aanbestedende dienst beoordeelt alle inschrijvers opnieuw op basis van de nieuwe uitvraag, behoefte, scope en vastgestelde gunningscriteria. Eerdere prestaties kunnen bijdragen aan een goede relatie, maar bieden geen garantie voor een nieuwe gunning.
Dat betekent dat een concurrent met een scherpere strategie, een betere invulling van de uitvraag of een aantrekkelijkere prijs jouw organisatie alsnog voorbij kan streven.
De einddatum van een aanbestedingscontract is meestal al jaren bekend. In de praktijk zien we regelmatig dat organisaties pas echt in actie komen zodra de heraanbesteding is gepubliceerd.
Op dat moment is de tijd om strategische keuzes te maken beperkt. Er is nauwelijks nog ruimte om je positie opnieuw te bepalen, lessen uit de lopende overeenkomst te verwerken of een onderscheidende strategie uit te werken. Laat staan dat je nog met de opdrachtgever aan tafel kunt om te invloed uit te oefenen op de uitvraag. Je bent vooral bezig met reageren, terwijl je juist eerder had kunnen anticiperen.
Wanneer een groot deel van je omzet afhankelijk is van één aanbestedingscontract, is een heraanbesteding veel meer dan een commerciële kans. Het is een strategisch bedrijfsrisico. Verlies je het contract, dan verlies je niet alleen omzet, maar kan ook de continuïteit van je organisatie onder druk komen te staan.
Op andere vlakken besteden organisaties veel aandacht aan risicobeheersing. Afhankelijkheid van één klant, leverancier of markt wordt vaak actief gemonitord. Terwijl organisaties op andere vlakken veel aandacht besteden aan risicobeheersing, krijgt een aflopend aanbestedingscontract lang niet altijd dezelfde strategische aandacht. De impact op omzet en continuïteit kan namelijk minstens zo groot zijn.
Het is verleidelijk om terug te grijpen op de aanpak waarmee je de vorige aanbesteding hebt gewonnen. De opdrachtgever ken je al, de dienstverlening staat en veel informatie is al beschikbaar. Dat voelt efficiënt.
In werkelijkheid is geen enkele heraanbesteding hetzelfde. De uitvraag verandert, de gunningscriteria zijn anders en ook de concurrentie heeft zich ontwikkeld. Als huidige leverancier denk je bovendien al snel dat je de opdrachtgever goed kent en weet je wat wel en niet werkt. Juist daardoor ontstaat het gevaar dat je te veel vertrouwt op eerdere ervaringen en te weinig verrassende elementen aanbiedt. Nieuwe partijen hebben die vanzelfsprekendheid niet en kijken vaak met een frisse blik naar de uitvraag.
De consequentie? Je vertrouwt te veel op wat in het verleden werkte en onderscheid je onvoldoende op wat vandaag wordt gevraagd. Daardoor vergroot je de kans dat een concurrent een contract wint waarvan je dacht dat het veilig was.
Organisaties die succesvol hun bestaande omzet verdedigen, wachten niet tot de heraanbesteding wordt gepubliceerd.
Zij hebben ruim vooraf inzicht in welke aanbestedingscontracten en raamovereenkomsten de komende jaren aflopen, bereiden zich stap voor stap voor en werken misschien wel samen met een externe partij die ervaring heeft met aanbestedingen. Zo ontstaat rust in plaats van tijdsdruk en wordt iedere heraanbesteding onderdeel van een bredere strategie, in plaats van een sprint richting de deadline.
Voor veel mkb-organisaties is het daarbij niet logisch om een extra tenderprofessional in dienst te nemen. Het aantal aanbestedingen is daarvoor vaak te wisselend. Tegelijkertijd wil je wel kunnen beschikken over de juiste expertise zodra een heraanbesteding eraan komt.
Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een flexibele samenwerking met een vaste externe tenderteam. Zo bouwen zij kennis op over meerdere trajecten, kunnen zij sneller schakelen en voorkomen zij dat iedere heraanbesteding weer een nieuwe start is.
Zo werk je niet meer reactief vanuit tijdsdruk, maar bouw je stap voor stap aan het beschermen van de omzet die je al hebt opgebouwd.
Het beschermen van bestaande omzet vraagt om een aanpak die past bij organisaties die regelmatig deelnemen aan aanbestedingen, maar niet continu ondersteuning nodig hebben.
Daarom hebben wij de Strippenkaart ontwikkeld. Met de Strippenkaart beschik je over vaste tenderexpertise wanneer een heraanbesteding daarom vraagt, zonder de verplichtingen van een extra FTE of een doorlopend abonnement.
Na iedere aanbesteding kennen we jouw organisatie beter. Daardoor hoeven we niet telkens opnieuw vanaf nul te beginnen. We kunnen sneller schakelen, strategisch meedenken en iedere volgende heraanbesteding verder bouwen op de kennis en ervaringen uit eerdere trajecten. Dat zorgt voor meer rust, continuïteit en een sterkere voorbereiding wanneer bestaande omzet opnieuw verdedigd moet worden.
Bekijk de mogelijkheden op onze website of plan een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over welke contracten de komende jaren opnieuw worden aanbesteed en hoe je jouw bestaande omzet ook in de toekomst kunt beschermen.
