Neem contact op
Er wordt steeds meer verwacht van inschrijvers op het gebied van kwaliteit. Met een standaard plan van aanpak zul je die aanbesteding niet snel binnenslepen. Het is inmiddels een kunst geworden om een zo goed mogelijk plan te schrijven. Lees hier onze 5 tips voor het realiseren van een winnend plan van aanpak voor aanbestedingen.
Voordat je begint met schrijven is het belangrijk om duidelijk voor jezelf te hebben wat de aanbestedende dienst belangrijk vindt. Wat wil zij graag teruglezen in de tekst? De vraag van de aanbestedende dienst moet centraal staan. Daarvoor kijk je natuurlijk naar wat er uitgevraagd wordt in omschrijving de opdracht. Maar wat nog veel belangrijker is: wat is de vraag achter de vraag? Waarom vraagt de aanbestedende dienst dit? Waarom vindt de aanbestedende dienst dit belangrijk? Wat zijn huidige knelpunten? Dit zijn vragen die je jezelf moet stellen om erachter te komen wat de aanbestedende dienst nu écht wil bereiken. Door te focussen op het invullen van die achterliggende vraag, zal dit de indruk geven van een adequate opdrachtnemer die de behoeften van de aanbestedende dienst begrijpt. Soms geeft de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken (kort) aan wat haar doelstellingen zijn. Is dit niet het geval, doe dan research op de website van de aanbesteder. Vaak staan hier ook visies of doelstellingen geformuleerd. Of kijk naar het programma van eisen (PvE) en de kerncompetenties waar om wordt gevraagd. Deze geven meer inzicht in wat de aanbestedende dienst van je verwacht.
Als je voor jezelf duidelijk hebt wat de doelstellingen zijn van de aanbestedende dienst (m.b.t. de opdracht), formuleer dan op basis daarvan de kernboodschap die je over wil brengen in je plan van aanpak. Wat kun jij de aanbestedende dienst bieden om tegemoet te komen aan haar wensen en doelen? Bedenk daarbij wat jouw onderscheidende punten zijn. Wat kun/doe jij wat de concurrentie niet kan? Formuleer zo jouw kernboodschap en laat dit de rode draad zijn voor jouw plan van aanpak. Benoem jouw boodschap direct in de inleiding, waarbij je duidelijk maakt hoe jij op een onderscheidende manier het doel van de aanbestedende dienst gaat realiseren.
Zodra je jouw kernboodschap duidelijk hebt, is er nog 1 stap die je moet nemen voordat je aan het schrijven gaat. Maak een plan voor je plan. Daarmee bedoel ik een structuur voor je tekst. Die structuur moet een samenspel zijn van je kernboodschap en de verplichte deelvragen/onderwerpen die in de uitvraag genoemd worden. Bedenk goed waar je allemaal antwoord op moet geven in de tekst. Het is belangrijk dat je daarbij de structuur aanhoudt van de deelvragen/onderwerpen die de aanbestedende dienst noemt. Laat deze terugkomen in tussenkopjes in de volgorde zoals ze in de uitvraag staan. Maak zo nodig alvast subkopjes. Zo kan het beoordelingsteam makkelijk zien dat je antwoord geeft op alle vragen. Daarnaast is het een goede houvast voor jezelf bij het schrijven. Je hoeft ‘simpelweg’ alleen de structuur aan te houden en de tussenkopjes in te vullen. Daarmee voorkom je ook een veelvoorkomend fenomeen. Namelijk dat inschrijvers antwoord geven op niet bestaande vragen. Je hebt misschien veel te vertellen over de geweldige organisatiestructuur van jouw bedrijf. Maar als de aanbestedende dienst hier niet naar vraagt dan zul je daar ook geen punten voor krijgen.
Dit klinkt misschien als een voor de hand liggende tip, maar toch moeten we er bij onze klanten vaak op hameren. Waarom is het nou zo belangrijk om op tijd te beginnen? Omdat een tekst niet in één keer geschreven is. Het is onmogelijk om in één keer een optimale versie te schrijven. Het is nodig om je plan van aanpak even te laten rusten en er later met een frisse blik weer naar te kijken. Je zult er dan achter komen dat je zaken bent vergeten of juist dubbel hebt beschreven. Of dat je dingen anders moet beschrijven om ze beter naar voren te laten komen in de tekst. Dit kost tijd. Begin daarom niet een paar dagen voor de deadline, maar zorg dat je ruim de tijd hebt. We vragen onze klanten altijd 1 á 2 weken voor de deadline om de eerste versie van het plan bij ons aan te leveren. Dan hebben we genoeg tijd om het te reviewen en samen te optimaliseren. Daarmee komen we bij het volgende punt.
Zoals ik eerder schreef is het onmogelijk om in één keer een optimaal plan van aanpak te schrijven. Daarvoor is het nodig dat je de tekst meerdere keren reviewt. Wij doen dit volgens drie reviewfases, de zogenaamde ‘review 1/2/3’, die onderdeel uitmaken van de Bidcycle®-methodiek die wij hanteren.
Review 1 een review op de strategie. Is de gekozen structuur/inhoud in lijn met de kernboodschap die je hebt opgesteld? Vertel je de juiste boodschap? Ben je onderscheidend?
Review 2 is een review op de inhoud. Is alles (duidelijk) beschreven? Klopt het wat er staat (met de inhoudelijke kaders die door de aanbestedende dienst zijn gegeven, zoals het PvE, etc.)?
Review 3 is een review op taal/formulering. Is het helder geformuleerd, leest het lekker, past de formulering bij de doelgroep, zijn er nuances in de taal waarmee je de boodschap net iets lekkerder over de bühne brengt? Gebruik je worden die de aanbestedende dienst ook gebruikt en het juiste gevoel triggeren bij de beoordelaar?
Het is dus belangrijk dat je er eerst voor zorgt dat de gekozen structuur in jouw teksten in lijn is met de kernboodschap. Vervolgens kun je je druk maken om de formulering. Wees niet bang voor een tussenresultaat. Als je eenmaal je strategie bepaald hebt en weet wat het uitgangspunt van jouw tekst is, dan kun je je vervolgens druk maken om de inhoud en de formulering.
Zoals blijkt uit bovenstaande tips is het niet genoeg om een standaard plan van aanpak aan te leveren. Het is nodig dat je de behoefte van de aanbestedende dienst meeneemt in jouw plan en concreet aangeeft hoe je daar optimaal invulling aan gaat geven. Laat daarin de onderscheidende factor van jouw bedrijf naar voren komen! Vind je het lastig om de behoeften van de aanbestedende dienst uit de aanbestedingsdocumenten te halen? Of vind je het lastig om de onderscheidende factor van jouw bedrijf zo goed mogelijk naar voren te laten komen? Neem contact met ons op en wij helpen!
