Wat is een dynamisch aankoopsysteem (DAS)?

In tegenstelling tot andere procedures blijft een DAS open staan voor een vooraf bepaalde periode. Je kunt je als bedrijf zolang de DAS loopt je aanmelden. Vaak moet je dan eerst worden toegelaten als je aan de eisen voldoet. Onder deze toegelaten partijen worden tijdens de looptijd van de DAS nadere opdrachten uitgezet. Binnen een DAS mag het aantal inschrijvers niet beperkt worden door selectiecriteria maar er mogen wel uitsluitingsgronden en passende geschiktheidseisen worden gesteld. In principe zijn er geen regels voor het instellen van een vragenronde of een bezwaartermijn. Echter is hier in de praktijk vaak wel sprake van. Het is voor een inkoper snel en efficiënt om gebruik te maken van een DAS.

Kenmerken van een DAS

Hierbij de belangrijkste kenmerken van een DAS op een rij:

Continu openstaande inschrijvingen: Het DAS blijft open voor inschrijving gedurende de looptijd ervan, waardoor nieuwe leveranciers kunnen toetreden en bestaande leveranciers kunnen vertrekken op basis van veranderende behoeften en marktomstandigheden.

Flexibele specificaties: Aankopen via een DAS kunnen variëren in specificaties, hoeveelheden en andere criteria, waardoor aanbestedende diensten snel kunnen reageren op veranderende behoeften zonder steeds opnieuw een volledige aanbestedingsprocedure te moeten doorlopen.

Snelle procedures: Het DAS maakt het mogelijk om snel leveranciers te selecteren en contracten toe te wijzen, omdat het grootste deel van het proces al is doorlopen bij de kwalificatie van leveranciers vooraf.

Meervoudige leveranciers: Aanbestedende diensten kunnen bij een dynamisch aankoopsysteem gebruikmaken van meerdere leveranciers voor een bepaalde aankoop, waardoor ze flexibiliteit hebben en kunnen profiteren van concurrerende prijzen en voorwaarden.

Hoe verloopt het proces van een DAS?

Het proces van een DAS kent in principe twee fasen. De eerste fase is de instellingsfase, de aanmelding. De inkopende partij maak de start van de DAS openbaar via een aankondiging. Een partij kan zich op de DAS aanmelden door aan te tonen dat zij aan de toelatingseisen voldoet. De inkopende partij toetst dit en laat de partij toe. Hier zijn termijnen voor. Indien een partij zich later, tijdens de loopfase van de DAS, pas aanmeldt, dient de aanmelding binnen tien werkdagen beoordeelt te worden.

De tweede fase is dat de partij is toegelaten tot de DAS en hierop opdrachten kan ontvangen van de inkopende partij. Dit betekent niet dat zij de opdracht ook echt mag uitvoeren, er zijn immers, als het goed is, meerdere partijen aangesloten op de DAS. Er volgt kortom nog een inschrijving van alle partijen op de opdracht. Dit heeft de volgende stappen en ziet eruit als een normale aanbesteding:

- De inschrijvende partijen tonen aan dat zij voldoen aan de technische specificaties, de eisen en de normen die voor de uitvoering van de opdracht nodig zijn.

- Er is sprake van een of meerdere gunningscriteria, zoals kwaliteit en prijs. De inschrijvende partijen geven dus een passende offerte. De termijn voor het doen van een inschrijving moet tenminste tien kalenderdagen zijn, gerekend vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving.

- De inkopende partij beoordeelt de inschrijvende partijen op basis van de gunningscriteria en hieruit volgt een winnende inschrijving.

- Er volgt een proces-verbaal van de opdrachtverlening en de inkopende partij deelt de gunningsbeslissing partij mee aan alle inschrijvende partijen.

- De partijen sluiten een overeenkomst met elkaar.

- De inkopende partij maakt de gegunde opdracht(en) openbaar bekend, binnen 30 dagen na gunning of gebundeld per kwartaal.

Bekijk ook onze blog: https://www.qcore.nl/blog/aanbesteden-met-een-dynamisch-aankoopsysteem-wat-is-het-en-hoe-werkt-het