Een marktconsultatie is een stap voordat een aanbesteding wordt uitgeschreven, waarbij de aanbestedende dienst informatie uit de markt verzamelt bij het opstellen of aanscherpen van de aanbesteding.
Het doel van een marktconsultatie
Het doel van een marktconsultatie is om inzicht te krijgen in de mogelijkheden en uitdagingen betreffende de aanbesteding. De aanbestedende dienst streeft ernaar om relevante informatie te verkrijgen van de marktpartijen die zij zelf niet heeft. Deze informatie kan van invloed zijn op de geschiktheidseisen, selectiecriteria, gunningscriteria, indeling van percelen en andere aspecten van de aanbesteding.
Brede en specifieke vragen
Tijdens een marktconsultatie kunnen vragen zowel breed als specifiek zijn. Specifieke vragen kunnen gaan over de beoogde geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria en de indeling van de percelen. Dit helpt de aanbestedende dienst bij het vormgeven van de aanbesteding volgens de behoeften en mogelijkheden van de markt. Aan de andere kant kunnen vragen ook breder worden ingestoken. Deze vragen zijn bedoeld om inzicht te krijgen in wat momenteel beschikbaar en gangbaar is in de markt. Dit brede perspectief helpt bij het afstemmen van de aanbesteding op de huidige marktomstandigheden.
Onafhankelijk van de aanbesteding
Het is belangrijk om te begrijpen dat een marktconsultatie geen integraal onderdeel is van de aanbestedingsprocedure zelf. Het is een aparte stap die voorafgaat aan de feitelijke aanbesteding. Het doel is om waardevolle input te verkrijgen voordat het aanbestedingsproces begint. Deze input kan de aanbestedende dienst helpen bij het verfijnen van de aanbestedingsdocumenten en het optimaliseren van het inkoopproces.
Voordelen van marktconsultaties
Marktconsultaties bieden verschillende voordelen voor zowel de aanbestedende dienst als de bedrijven en organisaties die eventueel willen inschrijven op een aanbesteding.
- Efficiëntie: door vooraf inzicht te krijgen in de markt, kan de aanbestedende dienst de aanbesteding beter afstemmen en optimaliseren, wat leidt tot een efficiënter inkoopproces.
- Innovatie: marktconsultaties stimuleren innovatie door marktpartijen de kans te geven om creatieve oplossingen en ideeën voor te stellen.
- Transparantie: het proces is transparant en helpt bij het voorkomen van verrassingen of onduidelijkheden in latere stadia van de aanbesteding.
- Competitie: marktconsultaties moedigen concurrentie aan, omdat potentiële inschrijvers beter geïnformeerd zijn en meer vertrouwen hebben in het proces.
- Kostenbesparing: het helpt kosten te besparen door onnodige fouten en wijzigingen in latere fasen te voorkomen.
Hoe vaak komen marktconsultaties voor?
Marktconsultaties worden over het algemeen vaker toegepast bij grotere, complexere projecten en in sectoren waarin innovatie en specifieke marktkennis van groot belang zijn. Sommige aanbestedende diensten kunnen ervoor kiezen om regelmatig marktconsultaties uit te voeren als een standaardpraktijk om up-to-date te blijven met de ontwikkelingen in de markt en om samen te werken met potentiële leveranciers voor het ontwikkelen van effectievere aanbestedingen. Bij kleinere of meer routinematige inkoopbehoeften zien we dat marktconsultaties minder vaak voorkomen.