5 checks die je zeker moet doen voordat je jouw inschrijving indient!

  • 12 dec. 2019
  • 5 minuten leestijd
  • Rob Rob

Inschrijven op een aanbesteding kost veel tijd (en geld). Het is dan pijnlijk als je inschrijving uitgesloten wordt van beoordeling omdat je tijdens de inschrijving iets over het hoofd hebt gezien. Met deze 5 checks van onze tenderspecialisten kun je veelgemaakte fouten bij inschrijven voorkomen.

Valkuilen bij het indienen van inschrijvingen

Het komt regelmatig voor dat een inschrijving voor een aanbesteding door een onnodige fout niet meer meegenomen wordt in de beoordeling van de aanbestedende dienst. Een voorbeeld hiervan is een inschrijving waarbij de inschrijver het verkeerde lettertype had gebruikt in een tabel. Omdat de inschrijver op deze manier meer informatie in zijn tekst op kon nemen dan met het vereiste lettertype mogelijk was, werd de inschrijver uitgesloten van de aanbesteding.

Wat het zo zuur maakt, is dat dit soort fouten niks te maken hebben met de kwaliteit van de producten of diensten die je levert. Toch is het de eerste check die een inkoper doet. Als je hier niet doorheen komt val je gegarandeerd af!

Als tenderspecialist leggen wij je graag uit wat de grootste valkuilen zijn die we tegenkomen in ons werk. Hieruit komen 5 zaken naar voren die je zeker moet checken voor je de aanbesteding kunt indienen!

1. Vormvereisten

Zoals blijkt uit het bovenstaande voorbeeld zijn vormvereisten streng. Ogenschijnlijk kleine dingen als een lettertype kunnen al bepalen of je inschrijving meegenomen wordt in de beoordeling of niet. Ze heten dan ook niet voor niks ‘vereisten’. Toch zien onze tenderspecialisten het hier nog vaak misgaan. Houd daarom altijd goed in de gaten dat je de opmaak gebruikt die de aanbestedende dienst vraagt, dus ook in de tabellen en afbeeldingen!

Je houden aan de vormvereisten betekent ook dat je aangeleverde formulieren en documenten volledig moet invullen zoals gevraagd en dat je hier niks aan wijzigt of toevoegt. Pas op dat je aangeleverde templates gebruikt zoals aangegeven. Wijk hierbij niet zomaar af van wat er door de aanbestedende dienst gevraagd wordt. De aanbestedende dienst heeft namelijk het recht om een inschrijving op basis van niet opgevolgde vormvereisten af te wijzen.

2. Is de inschrijving compleet?

Met andere woorden, heb je alle documenten die ingediend moeten worden paraat én is alles volledig ingevuld? Onze tenderspecialisten raden je aan om al bij start een checklist te maken van alle documenten en bijlagen die je nodig hebt bij inschrijving. Op die manier kun je makkelijk afvinken wat je moet indienen. Zorg er daarnaast voor dat je een extra paar ogen beschikbaar hebt om alles nog een keer te checken. Check niet alleen of je alle documenten en bijlagen hebt maar ook of deze allemaal compleet zijn ingevuld. Het komt nog regelmatig voor dat inschrijvers vergeten overal een handtekening te zetten waar dit moet. Ook het aangeven van onderaannemers en derden wordt regelmatig vergeten. Lees dus goed waar je dit moet aangeven!

3. Heb je de laatste versie van alle documenten?

Via de Nota van Inlichtingen kunnen aanpassingen gedaan worden in de documenten die in eerste instantie door de aanbestedende dienst geleverd worden. Check daarom altijd via het online portaal of je de laatste versie van alle documenten en formulieren hebt. Het inleveren van verouderde documenten zorgt namelijk voor een ongeldige inschrijving. Daarnaast is het belangrijk om in de gaten te houden dat verklaringen die je zelf opvraagt (bijv. de belastingverklaring en GVA) nog geldig zijn ten tijde van de inschrijving. Kortom: check, check, dubbelcheck.

4. Let goed op het beoordelingskader!

Het klinkt misschien als iets vanzelfsprekends, maar let goed op de vragen die de aanbestedende dienst stelt en het beoordelingskader. Volgens onze tenderspecialisten hebben inschrijvers nog wel eens de neiging om uitgebreid te vertellen over hun vak en daarbij de specifiek uitgevraagde punten over het hoofd te zien. Let daarom goed op de wensen en het beoordelingskader die de aanbestedende dienst heeft vermeld. Check voor jezelf of je aandacht geeft aan alle punten die de aanbestedende dienst belangrijk vindt en of deze ook herkenbaar terugkomen in je tekst. Wees daarin ook nauwkeurig. Als gevraagd wordt naar een referentie waarin je bijvoorbeeld 300 producten hebt geleverd, denk dan niet dat een referentie waarin je 250 producten hebt geleverd ook wel voldoet.

Nog een extra tip: onthoud dat de aanbestedende dienst geen expert is in jouw vakgebied! Vermijd daarom vakjargon dat voor mensen buiten jouw branche niet te begrijpen is.

5. Ondertekening correct?

Zorg dat de persoon die ondertekent ook gemachtigd is om dit te doen. Zo moet de naam van degene die de documenten ondertekend overeenkomen met de naam van de tekenbevoegde op het uittreksel van de KvK. Het moet duidelijk blijken dat deze persoon gemachtigd is om te tekenen voor aanbestedingen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de persoon van financiën die normaal gesproken bij jullie de opdrachten tekent misschien niet gemachtigd is om een opdracht van dit voormaat te tekenen. Houd daarom in de gaten dat de juiste persoon de documenten ondertekent.

Voilà! Dit zijn de 5 checks die onze tenderspecialisten aan jou mee willen geven. Door deze checks te doen voor het indienen kun je veel onnodige fouten uit je inschrijving halen. Want zeg nou zelf, het is toch zonde als alle moeite van het inschrijven voor niks is geweest!

Wil je verder praten over dit onderwerp, heb je aanvullingen of heb je vragen over wat wij voor je kunnen doen? Neem dan contact op met onze tenderspecialisten.