Valkuilen bij het schrijven van een plan van aanpak voor aanbestedingen

25 mrt 2021 2 minuten leestijd Lotte Lotte

Moet je een plan van aanpak schrijven voor een aanbesteding, maar heb je hier nog geen ervaring mee? Lees in deze blog wat zo’n plan van aanpak eigenlijk is, wat valkuilen zijn en waar je rekening mee moet houden bij het schrijven.

Wat is een plan van aanpak bij aanbestedingen?

In aanbestedingen wordt vaak gevraagd naar een plan van aanpak. Dit is onderdeel van jouw inschrijving. Vaak wordt de opdracht gegund op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Het plan van aanpak bepaalt (voor een deel) het aantal punten dat je scoort op kwaliteit. De teksten die je moet schrijven voor een inschrijving worden echter niet altijd een plan van aanpak genoemd en kunnen verschillende onderwerpen hebben. Vaak geeft de aanbestedende dienst aan welke onderwerpen/vragen je moet beantwoorden in jouw tekst.

Inhoud plan van aanpak

De inhoud die het plan van aanpak moet hebben, verschilt per aanbesteding. De onderwerpen/vragen die je moet beantwoorden worden genoemd in de uitvraag. Het kan gaan om een algemeen plan van aanpak over jouw werkwijze tijdens de opdracht. Ook kan er gevraagd worden naar een plan van aanpak rondom de implementatie of hoe jij omgaat met duurzaamheid.

Andere populaire onderwerpen zijn bijvoorbeeld klachtenafhandeling, SROI, risico’s, optimalisatie, et cetera. Dit kunnen onderwerpen zijn die in een algemeen plan van aanpak terug moeten komen of er wordt gevraagd om deze onderwerpen in aparte teksten te beschrijven.

3 valkuilen bij het schrijven van een plan van aanpak

Valkuil 1: oude teksten gebruiken

Eén van de grootste valkuilen is dat er vaak oude teksten worden gebruikt. De uitvraag is echter nooit precies hetzelfde voor elke aanbesteding. De aanbestedende dienst heeft dan ook al snel door dat je een oude tekst gebruikt. Zo kan in de ene aanbesteding gevraagd worden hoe jouw klachtenprocedure eruitziet en in de andere hoe je de aanbesteder ontzorgt in het proces van de klachtenprocedure. Dit is een heel andere vraag. Als je in het laatste geval een oude tekst gebruikt waarin je jouw klachtenprocedure beschrijft zonder uit te leggen hoe je de aanbesteder hiermee ontzorgt dan geef je geen antwoord op de vraag.

Valkuil 2: niet specifiek op de aanbestedende dienst

Een andere valkuil (die ook naar voren komt bij het gebruiken van oude teksten) is dat men geen aandacht geeft aan de zaken die de aanbestedende dienst belangrijk vindt. Misschien ben je heel trots op de manier waarop jij jouw klant op de hoogte weet te houden van de werkzaamheden die je uitvoert. Stel dat de aanbestedende dienst aangeeft zoveel mogelijk ontzorgd te willen worden en niet overal bij betrokken wil zijn, dan is het geen goed idee om dit in je tekst te noemen. Ook al hang je dan nog zo’n mooi verhaal op over informatie delen, als de aanbestedende dienst hiervan ontzorgd wil worden dan zul je er geen punten mee scoren.


Valkuil 3: tijdgebrek

Ten slotte is een grote valkuil tijdgebrek. Onderschat niet de tijd die het kost om een goede tekst te schrijven. Het is niet het simpelweg opschrijven van jouw werkwijze, maar het moet toegespitst zijn op de aanbestedende dienst en de opdracht. Wat maakt jou de beste partij voor deze opdracht? Waarom sluit jij goed aan bij de denkwijze van de aanbestedende dienst? Dit vergt denkwerk, misschien wat brainstormsessies en dat kost tijd.

Tips voor het schrijven van een winnend plan van aanpak

Voor het schrijven van een plan van aanpak voor een aanbesteding kunnen we je oneindig veel tips meegeven. De belangrijkste tips komen voort uit de grootste valkuilen die we zojuist hebben genoemd. Dit zijn onder andere:

  • Schrijf vraaggericht en focus je op wat de aanbestedende dienst precies uitvraagt en wil horen van inschrijvers.
  • Zorg dat je op tijd begint zodat er genoeg tijd is om te sparren en te reviewen.

Lees ook onze 5 tips die we jou mee willen geven voor het schrijven van een winnend plan van aanpak voor een aanbesteding.

 

In 10 stappen beoordelen of een aanbesteding bij jouw organisatie past

Ben je al met aanbestedingen aan de slag? Download dan onderstaande checklist en bepaal binnen 10 minuten of je wel of niet moet inschrijven op een aanbesteding.

Hoe kies je een interessante aanbesteding - CHECKLIST CTA 1 (1)

 

Deel dit stuk