Wat zijn onderhandse aanbestedingen?

  • 18 mei. 2020
  • 5 minuten leestijd
  • Marieke Marieke

Heb jij de term onderhandse aanbestedingen ook wel eens voorbij horen komen, maar weet je eigenlijk niet (precies) wat het inhoudt. Lees dan deze blog om erachter te komen wat een onderhandse aanbesteding is en of dit interessant is voor jouw bedrijf.

Wat houden onderhandse aanbestedingen in?

Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij de aanbestedende dienst zelf bepaalt hoeveel en welke inschrijvers een offerte mogen indienen. Er zijn twee typen onderhandse aanbestedingen: enkelvoudig en meervoudig onderhands.

Om je een goed beeld te geven van onderhandse aanbestedingen, worden de volgende vragen in deze blog beantwoord:

  • Wat is het verschil tussen enkelvoudig en meervoudig onderhands?
  • Wanneer mag de aanbestedende dienst onderhands aanbesteden?
  • Waarom onderhands aanbesteden? Voor- en nadelen.
  • Hoe kun je als ondernemer kans maken om gekozen te worden?
  • Kun je onderhandse aanbestedingen signaleren?

Wat is het verschil tussen enkelvoudig en meervoudig onderhands?

Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding richt de aanbestedende dienst zich tot één enkele ondernemer. Deze wordt vervolgens direct gevraagd om een offerte. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding benadert de aanbestedende dienst 3 tot 5 ondernemers (of 2 wanneer deze keuze te verantwoorden is). Omdat het hier om meerdere partijen gaat, gelden er ook meer regels.

Alle partijen moeten dezelfde kansen krijgen en er mag niet onderhandeld worden. Er moet rekening gehouden worden met de basisbeginselen van het aanbesteden: proportionaliteit, gelijke behandeling, transparantie en objectiviteit. Alle keuzes die de aanbestedende dienst maakt, moeten gemotiveerd en beargumenteerd kunnen worden.

Daarnaast dienen de specificaties van de opdracht duidelijk te zijn, om te voorkomen dat de inkoper appels met peren gaat vergelijken. Kortom lijkt een meervoudig onderhandse aanbesteding al veel meer op een Nationale/Europese aanbesteding dan een enkelvoudig onderhandse aanbesteding.

Wanneer mag onderhands aanbesteed worden?

Of de aanbestedende dienst onderhands mag aanbesteden is afhankelijk van drempelbedragen. Allereerst is er de Europese drempelwaarde. Als de geraamde waarde van de opdracht boven deze waarde uitkomt dan is de aanbestedende dienst verplicht om Europees aan te besteden. Deze drempelbedragen zijn momenteel voor leveringen en diensten € 214.000 en voor werken € 5.350.000.

Aanbestedingen met een geraamde waarde lager dan deze Europese drempelwaarden mogen nationaal of (onder de drempelwaarden van onderhands aanbesteden) onderhands worden aanbesteed. De drempelwaarden voor onderhands aanbesteden verschillen voor enkelvoudig en meervoudig onderhands:

  • Enkelvoudig onderhands aanbesteden:
    Leveringen en diensten tot € 50.000 en werken tot € 150.000:
  • Meervoudig onderhands aanbesteden:
    Leveringen en diensten van tot € 214.000 en werken tot € 1.500.000:

Zoals je ziet is voor meervoudig onderhands het drempelbedrag hetzelfde als de Europese drempelwaarde. De tussenstap nationaal aanbesteden wordt dus alleen voor werken geadviseerd, vanaf €1.500.000 tot € 5.350.000.

Waarom onderhands aanbesteden? Voor- en nadelen

Onderhands aanbesteden kent verschillende voor- en nadelen. Voordelen voor de aanbestedende dienst kunnen voor de ondernemer nadelig zijn en andersom. Een voordeel voor de aanbestedende dienst is dat er bij zowel enkelvoudig als meervoudig onderhands aanbesteden geen verplichting is om de Europese minimumtermijnen te hanteren, waardoor het proces kan versnellen. Dit scheelt tijd en geld. Voor inschrijvers betekent dit echter wel minder tijd om hun inschrijving vorm te geven.

Een ander voordeel voor de aanbestedende dienst is dat eigen ervaringen met ondernemers meegenomen mag worden bij het selecteren van ondernemers die je mee wil nemen in de aanbesteding. Dit is voor ondernemers alleen een voordeel als ze goed in de markt staan bij de aanbestedende dienst.

Daarnaast is het voor beiden partijen voordelig dat de omgang tussen opdrachtgever en opdrachtnemer soepeler is, omdat er minder restricties zijn dan het geval is bij Europese aanbestedingen.

Als laatste is het voor de ondernemer voordelig dat er weinig of geen concurrentie is, maar daarvoor moet je natuurlijk wel eerst worden geselecteerd.

Kun je onderhandse aanbestedingen signaleren?

De aanbestedende dienst is bij onderhands aanbesteden niet verplicht tot openbare bekendmaking. Toch wordt het soms wel gedaan, om invulling te geven aan het transpirantiebeginsel. Een gemeente vermeldt bijvoorbeeld soms een gegunde partij en de bijbehorende opdracht op hun website. Dit is echter vaak achteraf.

Hoe kun je als ondernemer kans maken om gekozen te worden?

Op het moment dat de aanbesteding loopt en de ondernemers zijn geselecteerd, mogen andere ondernemers een verzoek tot schriftelijke motivatie indienen. De aanbestedende dienst is verplicht hierop te reageren en toe te lichten waarom hij de geselecteerde ondernemers heeft gekozen om een inschrijving in te dienen. Je moet dan als buitenstaander van dit proces natuurlijk wel maar net weten dat deze aanbestedingsprocedure loopt.

Als je het niet eens bent met de keuze van de aanbestedende dienst kun je een verzoek indienen op basis van het gelijkheidsbeginsel om tóch mee te mogen doen. De aanbestedende dienst is echter niet verplicht om de ondernemer dan toe te laten, maar niet geschoten is altijd mis!

Wacht niet af!

Wij raden aan om niet te wachten tot de aanbesteding er is, maar al vooraf de aanbestedende dienst te beïnvloeden. Ben je de vorige keer niet geselecteerd om een inschrijving te doen en wil je de volgende keer wel gekozen worden, leg dan contact met de aanbestedende dienst. Vertel over jou product of diensten en zorg dat de aanbestedende dienst jou onthoudt voor de volgende keer dat ze moeten aanbesteden. Het is niet mogelijk om inzicht te verkrijgen in de contract termijnen van onderhandse aanbestedingen. Voor openbare aanbestedingen is dit wel mogelijk. Een andere manier om aan tafel te komen is het meedoen aan marktconsultaties.