Europese aanbesteding: betekenis, regels en drempelbedragen

Het klinkt heel spannend: een Europese aanbesteding. Dat valt mee. Het betekent vooral dat je te maken hebt met een opdracht van een bepaalde waarde met bepaalde aanbestedingsregels waar vooral degene die aanbesteedt zich aan moet houden. Wij zetten de belangrijkste feiten over Europese aanbestedingen voor je uiteen in deze blog.

Alle aanbestedingsplichtige Instanties zijn verplicht om opdrachten voor de aanschaf van producten, leveringen of diensten boven een bepaalde waarde open te stellen voor alle bedrijven in de Europese Unie. Dit is de reden voor het bestaan van deze aanbesteding.

Europees aanbesteden is een vorm van inkopen waarbij procedures en richtlijnen gevolgd moeten worden die opgesteld zijn door de Europese Unie. De regels voor deze procedures zijn in Nederland opgenomen in de Aanbestedingswet 2012.

Deze regels zijn er zodat in theorie bedrijven uit alle EU-lidstaten kunnen meedoen. Er mag natuurlijk geen obstakel zijn voor de vrije EU-markt! Maar dat er ook echt iets op Europees niveau gebeurt met zo’n aanbesteding is een misvatting. Op veruit de meeste aanbestedingen van Nederlandse opdrachtgevers schrijven alleen maar Nederlandse bedrijven in.

De aanbestedingsplicht geldt voor:

• Ministeries en rijksdiensten en uitvoeringsinstanties;
• Provincies, waterschappen, gemeenten en gemeentelijke regelingen;
• Semioverheid zoals scholen en academische ziekenhuizen;
• Speciale-sectorbedrijven (de vroegere NUTS-bedrijven).

Waarom Europees aanbesteden?

Alle overheden zijn verplicht om opdrachten voor de aanschaf van producten, leveringen of diensten boven een bepaalde waarde open te stellen voor alle bedrijven in de Europese Unie. Dit geldt voor ministeries en rijksdiensten, maar ook provincies, waterschappen, gemeenten, gemeentelijke regelingen, semioverheidsinstanties; en speciale sector- (voorheen NUTS-) bedrijven.

Het doel van Europese aanbestedingen is het bevorderen van gezonde marktwerking. Je hoeft geen relatie te hebben met de aanbestedende dienst (jouw potentiële opdrachtgever) om een opdracht gegund te krijgen. Het gaat erom dat je de beste invulling geeft aan de gestelde voorwaarden en wensen. 

Ook voor opdrachten onder de zogeheten drempelwaarde worden aanbestedingen uitgeschreven, dat noemen we “nationale aanbestedingen”. Hierin zijn er ruwweg 2 smaken:

• De Nationale (openbare en niet-openbare) procedures, die qua invulling vrijwel hetzelfde zijn als hun Europese variant;
• De (meervoudig) onderhandse aanbesteding. Deze hoeft niet open te worden gesteld voor alle bedrijven en er zijn minder regels. Het is wel nog steeds een aanbesteding, wat inhoudt dat de procedure nog wel aan een paar basisregels en -principes moet voldoen. Zo moeten alle keuzes en eisen objectief, transparant en proportioneel zijn.

Regels/aandachtspunten rondom Europese aanbestedingen

Hieronder vier regels/aandachtspunten die van belang zijn bij dit type aanbestedingen. 

1. Wanneer is een Europese aanbesteding verplicht?

Het is verplicht om een opdracht als Europese aanbesteding uit te zetten wanneer je aanbestedingsplichtig bent én de opdracht boven de Europese drempelwaarde uitkomt.

2. Drempelbedrag Europese aanbestedingen

Het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen verschilt voor leveringen en diensten, en werken. En het verschilt voor decentrale en centrale bedrijven en nutsbedrijven. Hieronder de verschillende drempelbedragen op een rij. 

3. Europese aanbestedingen: procedure

Er is niet één Europese procedure die geldt voor alle aanbestedingen. Er zijn een aantal mogelijke procedures die kunnen worden gebruikt. De Aanbestedingswet schrijft voor wanneer deze mogen worden toegepast en – op hoofdlijnen – de stappen waaruit ze bestaan. Het meest gangbaar zijn de niet-openbare en de openbare procedure. Beide staan open voor alle geïnteresseerden. Het grote verschil is dat bij de niet-openbare er eerst een voorselectie is van 3-5 kanshebbers die een aanbieding mogen doen. Er zijn ook andere procedures die alleen in bepaalde gevallen mogen worden gebruikt, waaronder:

• De prijsvraag;
• De concurrentiegerichte dialoog;
• Het innovatiepartnerschap;
• De mededingingsprocedure met onderhandeling.

De meeste hiervan hebben net als de niet-openbare procedure een voorselectie.

Er zijn verder veel algemene regels die voor alle aanbestedingen gelden. Zoals over welke eisen je wel en niet mag stellen en de motivering van beslissingen. En er zijn specifieke regels voor het verloop van Europese aanbestedingen. Zoals de termijnen die men moet hanteren.

4. Europese aanbesteding: termijnen

Bij elke aanbesteding wordt gelegenheid gegeven om vragen te stellen. Bij Europese aanbestedingen zijn er regels over wanneer uiterlijk antwoord worden gegeven. Namelijk:

• Bij een openbare procedure of inschrijffase: 10 dagen voor de inschrijftermijn
• In de selectiefase van een procedure met voorselectie: 6 dagen voor de aanmeldtermijn

Er zijn ook regels over de minimale duur van de hele procedure. In de gangbare situatie, als alle stukken direct toegankelijk zijn, digitaal wordt ingeschreven en er geen vooraankondiging is geweest:

• 30 dagen voor de selectiefase van een procedure met voorselectie;
• 40 dagen voor de inschrijffase van een procedure met voorselectie;
• 45 dagen voor een openbare procedure.

Hulp nodig bij je Europese aanbesteding?

Europese aanbestedingen kennen best wat regels, maar vooral voor degene die aanbesteedt. We hopen je een duidelijk beeld te hebben gegeven van wat een Europese aanbesteding inhoudt – en misschien de drempel verlaagd om eraan mee te doen. Heb je een vraag of heb je hulp nodig bij het inschrijven? Neem contact op of download dan de “Startersgids inschrijven op aanbestedingen”.