Welke verschillende aanbestedingsprocedures zijn er?

Jan 15, 2021 3:00:14 PM 6 minuten leestijd Ynske Ynske

De standaard openbare aanbestedingsprocedure is eenieder inmiddels wel bekend, maar toen werd er ineens een aanbesteding gepubliceerd met een aanbestedingsprocedure waar jij nog niet eerder mee te maken hebt gehad. Wat nu? Waar moet je aan denken en hoe gaat dit in zijn werk?

In deze blog leggen wij kort per aanbestedingsprocedure uit wat deze inhoudt en wat de belangrijkste kenmerken en/of regels zijn zodat jij de volgende keer goed beslagen ten ijs komt.

Commerciële aanbestedingen 

Ten eerste is er een verschil tussen opdrachtgevers die aanbestedingsplichtig zijn en degene die dit niet zijn. Wanneer de opdrachtgever niet aanbestedingsplichtig is, maar toch zijn inkoopproces als een aanbesteding wil laten verlopen, dan spreken we van een commerciële tender.

 De opdrachtgever vraagt aan diverse partijen om deel te nemen aan de offertevraag. Dit wordt ook wel een RFP genoemd (Request for proposal). Het kan ook zijn dat de opdrachtgever vooraf al een RFI heeft verstuurd. (Request for information). In dit document worden leveranciers gevraagd om meer informatie omtrent hun product of dienst. Op basis van de antwoorden krijgt de opdrachtgever dan al een idee van de mogelijkheden binnen de markt. Een RFI kan goed vergeleken worden met een marktconsultatie

Europese aanbestedingen en Nationale aanbestedingen

Wanneer de opdrachtgever aanbestedingsplichtig is dan spreken we van een aanbestedende dienst. Of de aanbestedende dienst Europees of nationaal moet aanbesteden is afhankelijk van de opdrachtwaarde van de aanbesteding. Als de waarde van de opdracht boven de Europese drempelwaarde komt dan moet er een Europese procedure worden gehanteerd. Als hij onder de Europese drempelwaarde zit dan kan er gekozen worden gekozen voor een Nationale aanbesteding. Wanneer er een nationale aanbesteding gehanteerd mag worden hoeft er alleen rekening gehouden te worden met hoofdstuk 1 van de aanbestedingswet 2012, de gids proportionaliteit en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Dit terwijl er bij een Europese aanbesteding rekening gehouden moet worden met de volledige aanbestedingswet 2012.

Er zijn twee soorten procedures die zowel voor Europese en nationale aanbestedingen kunnen worden gehanteerd: De openbare en de niet-openbare. Verderop in deze blog vertel ik meer over deze procedures. Daarnaast kunnen voor nationale aanbestedingen de enkelvoudig en meervoudig onderhandse procedures worden gehanteerd.

Enkelvoudig onderhands aanbesteden en meervoudig onderhands aanbesteden

Of een aanbestedende dienst onderhands mag aanbesteden is afhankelijk van de drempelbedragen. Daarnaast wordt er ook onderscheid gemaakt tussen enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbestedingen

 Het grote verschil tussen de twee procedures: bij een enkelvoudige wordt één partij direct om een offerte gevraagd en bij een meervoudige worden meestal 3 partijen uitgenodigd tot een inschrijving. Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding heeft vaak veel weg van een normale werkopdracht.

Naast de enkelvoudig en de meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn er twee standaard procedures die zowel bij een nationale als bij een Europese aanbesteding toegepast mogen worden. Dit zijn de openbare en de niet-openbare aanbestedingsprocedure. Later in deze blog laten we ook nog de specifieke procedures voorbij komen die alleen worden toegepast binnen de Europese aanbestedingen.

Standaard aanbestedingsprocedures

 

Openbaar

Deze aanbestedingsprocedure bestaat uit één ronde en alle inschrijvers kunnen direct een offerte indienen. Voor deze procedure geldt dat de aanbestedende dienst een minimale inschrijftermijn van 45 dagen moet hanteren vanaf de aankondiging van de opdracht.

Om te kunnen inschrijven moet er voldaan worden aan een aantal geschiktheidseisen. Een voorbeeld hiervan is het kunnen voldoen aan de ISO -norm. Daarnaast wordt de gunning beoordeeld op gunningscriteria, meestal een prijs en één of meerdere kwalitatieve criteria die uitgewerkt moeten worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitwerken van een plan van aanpak. De meest gehanteerde gunningsmethodiek is de beste prijs-kwaliteitverhouding. De aanbestedende dienst kan ook gunnen op de laagste prijs of op de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit.

Niet-openbaar

Een niet-openbare procedure wordt gehanteerd op het moment dat men denkt dat er veel interesse is vanuit de markt voor een opdracht. De procedure bestaat uit twee verschillende rondes. De eerste ronde is een selectiefase. Daaruit worden meestal rond de 5 gegadigden geselecteerd die voldoen aan de vooraf opgestelde geschiktheidseisen en het beste scoren op de selectiecriteria. Deze gegadigden mogen dan door naar de offertefase.

In de offertefase wordt net als bij de openbare procedure gevraagd om het uitwerken van de gunningscriteria. Doordat er in de offertefase pas antwoord gegeven hoeft te worden op deze gunningscriteria bespaart dit de niet geselecteerde partijen, maar ook de aanbestedende dienst veel tijd en werk. Voor deze procedure gelden minimumtermijnen van 30 dagen voor de selectiefase en 40 dagen voor het indienen van de inschrijving. Met de beoordelingstijd ertussen meegenomen komt het geheel meestal neer op zo’n 15 weken.

Specifieke aanbestedingsprocedures

 

DAS (Dynamisch Aankoop Systeem)

Een Dynamisch aankoopsysteem is een elektronisch proces voor het inkopen van werken of leveringen die regelmatig terugkeren. In tegenstelling tot andere procedures blijft een DAS open staan, je kunt je zolang de DAS loopt je aanmelden en moet dan ook worden toegelaten, als je aan de eisen voldoet. Onder deze toegelaten partijen worden gedurende dezelfde looptijd van de DAS nadere opdrachten uitgezet. Binnen een DAS mogen inschrijvers niet beperkt worden door selectiecriteria maar er morgen wel uitsluitingsgronden en passende geschiktheidseisen worden gesteld.

Innovatiepartnerschap

Innovatiepartnerschap is een nieuwe aanbestedingsprocedure sinds 2014. Deze procedure wordt gebruikt voor de aanschaf van producten, werken en diensten die nog niet of nauwelijks op de markt beschikbaar zijn. Inschrijvers stellen aan de hand van een probleemstelling van de aanbestedende dienst innovatieve oplossingen voor.

Deze aanbestedingsprocedure bestaat uit 3 fases:

  1. Er wordt begonnen met een mededingingsfase. In deze fase wordt de inschrijving voltooid. Er moet worden voldaan aan een aantal selectie- en geschiktheidseisen en daarnaast moet er door de inschrijvers zo concreet mogelijk beschreven worden wat deze innovatieve oplossing inhoud en hoe zij denken deze oplossing samen met de aanbestedende dienst te gaan ontwikkelen. In deze fase kunnen ook diverse onderhandelingsronden gebruikt worden om het aantal inschrijvers te kunnen terugbrengen. Uiteindelijk worden er een aantal “partners” gekozen welke daarna doorgaan naar de in de onderzoeks- en ontwikkelingsfase.
  2. De onderzoeks- en ontwikkelingsfase omvat de realisatie van de oplossing. Een voorbeeld hiervan is het ontwikkelen van een prototype. In deze fase kunnen aan de hand van tussentijdse doelen het aantal partners worden verminderd.
  3. Als laatste is er nog de commerciële fase, hier vindt uiteindelijk de aankoop plaats van de ontwikkelde producten of diensten. Het kan zijn dat meerdere “partners” deze procedure volledig succesvol hebben doorlopen, als dat zo is dan zal er voor deze partijen nog een commerciële inschrijving (d.w.z. op prijs) plaats vinden.

Mededingingsprocedure met onderhandeling en een concurrentiegerichte dialoog

Beide procedures starten net als bij een niet-openbare aanbesteding met een selectiefase waarna een aantal partijen overblijven die aan de geschiktheidseisen voldoen.

 Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling worden de overgebleven partijen gevraagd om een inschrijving te doen. Aan de hand daarvan wordt er tussen deze partijen en de aanbestedende dienst onderhandeld om de inhoud te verbeteren. Er kan alleen onderhandeld worden over de voorwaarden en de prijsstelling. De opdracht staat namelijk al vast. Deze onderhandelingen kunnen zich een aantal ronden herhalen totdat iedereen een definitieve inschrijving kan doen. Deze inschrijving wordt uiteindelijk beoordeeld op voor iedereen gelijke gunningscriteria die aan de start van deze procedure al vast staan.

 Bij een concurrentiegerichte dialoog worden de overgebleven partijen verzocht een oplossing aan te bieden en een inschrijving te doen aan de hand van een dialoog met de aanbestedende dienst. Tijdens deze dialoog kan de aanbestedende dienst samen met de deelnemers hun oplossingen verder uitdiepen en vormgeven. Vanuit daar wordt dan ook bepaald welke partij zij de best passende oplossing vinden hebben.

Beide procedures zie je veel bij opdrachten die vragen om een innovatieve oplossing of als de gemakkelijk beschikbare oplossingen niet voldoen.

Prijsvraag

Deze procedure zie je veel terug voor diensten, met name als er iets ontworpen moet worden. Denk hierbij aan architectuur of een tuinontwerp.

 De inschrijvers worden gevraagd om een plan of ontwerp uit te werken, op basis van een aantal vaste criteria. De plannen/ontwerpen worden dan anoniem door een jury beoordeeld.

Onderhandeling zonder (voorafgaande) aankondiging

Het toepassen van deze procedure mag alleen in zeer uitzonderlijke omstandigheden. Bijvoorbeeld als er tijdens een openbare/niet-openbare procedure geen inschrijvingen zijn ontvangen of als er maar één opdrachtnemer is die de opdracht kan uitvoeren. Met onderhandeling zonder bekendmaking mag de aanbestedende dienst de opdracht rechtstreeks aan een partij naar voorkeur gunnen. Zoals de naam al zegt mag er bij deze procedure onderhandeld worden.

Sociale en andere specifieke diensten (SAS-procedure)

Voor sociale en andere specifieke diensten mag er gebruik worden gemaakt van een vereenvoudigde procedure. De aanbestedende dienst moet voor deze overheidsopdracht een vooraankondiging of een aankondiging plaatsen. Bij deze procedure is er verder veel ruimte om deze naar eigen inzicht van de aanbestedende dienst in te richten. Men hoeft zich bijvoorbeeld niet te houden aan de standaard termijnen en is niet verplicht geschiktheidseisen of uitsluitingsgronden toe te passen. Wel moet men zich houden aan de regels over gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit.

Versnelde procedure

Als er spoed is dan mag er een versnelde procedure worden toegepast. Het gaat hier om situaties waarbij de gewone termijnen te lang zijn maar geen sprake is van dwingende spoed. Voor dwingende spoed mag namelijk de procedure onderhandeling zonder (voorafgaande) aankondiging worden gebruikt. Deze procedure komt maar weinig voor omdat er maar weinig dergelijke situaties zijn. Wel kan het zijn dat deze procedure ingezet wordt bij Covid19 gerelateerde overheidsopdrachten. Bij een versnelde procedure mogen er kortere minimum termijnen gehanteerd worden voor de stappen binnen een procedure. Er kan bijvoorbeeld een kortere termijn worden gehanteerd voor het indienen van de inschrijvingen. Hierin moet men zich nog wel aan een aantal regels houden. Er moet bijvoorbeeld bij een openbare procedure voor het indienen van de inschrijvingen een minimum termijn gesteld worden van 15 dagen.

Starten met aanbestedingen

Overweeg je om deel te nemen aan aanbesteding? Goed idee! De overheidsmarkt biedt mooie omzetkansen. In onze startersgids lees je wat je nodig hebt om te starten met het inschrijven op aanbestedingen.  Heb je vragen of wil je advies bij het deelnemen aan aanbestedingen? Neem dan contact op met ons op. 

Startersgids inschrijven op aanbestedingen

Deel dit stuk