Neem contact op
Organisaties denken vaak dat het tenderproces begint bij de plaatsing van de tender. Niets is minder waar. Meedoen met tenders is namelijk een proces dat zich in een cyclus voortbeweegt en al veel eerder begint dan de publicatie van een tender. Deze cyclus noemen wij de Bidcycle®. Hoe dit precies in zijn werk gaat, leggen we in deze blog uit.
De Bidcycle® is een methode waarmee het tenderproces doorlopen wordt. Deze cyclus bestaat uit drie fasen: Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen.
Door gebruik te maken van de Bidcycle® professionaliseer je jouw aanbestedingsaanpak. In de praktijk zie je namelijk dat organisaties vrij ad hoc omgaan met aanbestedingen. Een interessante aanbesteding wordt gespot op TenderNed, daar wordt vervolgens op ingeschreven en het proces begint. Door het proces op deze manier aan te gaan, laat je als organisatie teveel aan het toeval over. Maak je gebruik van de Bidcycle®, dan wordt je strategie proactief in plaats van reactief en zorg je voor een optimale winkans.
De beïnvloedingsfase is van essentieel belang om een voorsprong te krijgen op jouw concurrenten, voor het tenderen überhaupt nog begonnen is. Je maakt kennis met de toekomstig aanbestedende organisatie en gaat in gesprek met interessante contactpersonen. Zo zorg je ervoor dat je weet wat er speelt in de organisatie, maar ook wat er gaat spelen in de toekomst en wat echt belangrijk is. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om de aanbestedende organisatie warm te laten lopen voor jouw product of dienst.
Zorg er ook voor dat je een goede band opbouwt met de contactpersonen. Hierdoor creëer je een gunfactor die later in het proces nog wel eens van grote waarde kan zijn.
Je bereid je voor op het tenderproces door te onderzoeken wanneer een tender gepubliceerd zal worden, zodat je al kan beginnen met het bedenken van een strategie. Intussen laat je het beïnvloedingsproces natuurlijk doorlopen.
Maar hoe weet je dan van tevoren wanneer een organisatie een tender zal gaan plaatsen? Heel simpel! Wanneer een organisatie al een huidige gunning heeft uitstaan, dan zal het contract na verloop van tijd aflopen. Dit is openbare informatie die je online kan terugvinden. Wanneer een gunning is toegewezen, weet je dus eigenlijk al wanneer de volgende aanbesteding geplaatst zal worden.
Wil je het zo efficiënt mogelijk aanpakken, dan gebruik je in de voorbereidingsfase TenderApp. Deze software doet namelijk al het werk voor je door de aanbestedingsdata en alle belangrijke documenten rondom de huidige gunning voor je te verzamelen. In TenderApp kun je zelfs filteren op segmenten en dienstverlening, zodat je altijd op de hoogte bent van wat er speelt binnen jouw branche.
De laatste fase is natuurlijk het tenderen zelf. Wanneer je de vorige stappen goed hebt doorlopen, ben je al een stuk beter voorbereid dan de concurrentie die in deze fase pas aanhaakt.
Je hebt al kennis gemaakt met de aanbestedende organisatie, je weet wat er speelt én je hebt al een strategie uitgedacht die daarop aansluit. Het enige wat rest is het invullen van de vereiste documenten.
Door de Bidcycle®-methode toe te passen als je wilt gaan tenderen, professionaliseer je dus je tenderproces en vergroot je je winkansen aanzienlijk. Met deze methode heb je namelijk de aanbesteding al bijna gewonnen in het voorproces!
Wil je meer weten over de Bidcycle® of ondersteuning bij het toepassen ervan? Neem dan contact met ons op.
