Schrijf jij met je bedrijf in op aanbestedingen en ben jij op zoek naar datgene dat jouw offerte afmaakt, de spreekwoordelijke kers op de taart? Grote kans dat je deze vindt in de vormgeving van jouw offerte. Met passende en pakkende vormgeving val je op tussen de andere inschrijvers en vergroot je jouw winkans. Ben je nieuwsgierig naar hoe je dit kunt bereiken? Lees dan snel verder.
Waarom is vormgeving zo belangrijk bij een aanbesteding? Het gaat toch om de inhoud?
Klopt helemaal… Maar de vormgeving van jouw offerte is wel een verlengstuk van de inhoudelijke tekst. Een slechte opmaak of vormgeving kan afleidend of zelfs storend zijn voor de inhoud en een lagere beoordeling veroorzaken. Je wilt dat de look & feel aansluit bij jouw aanbieding en jouw tekst ondersteund. Bovendien geeft de offerte een eerste indruk van jouw bedrijf en wil je dat die goed én professioneel is. Een aanbestedende dienst ontvangt namelijk meerdere offertes, soms wel meer dan twintig. Dan wil je wel positief opvallen. Met een goede vormgeving kun je dit bereiken. Uiteraard is de inhoud ook belangrijk en gelukkig hebben we daar ook een blog over geschreven!
Wat je allemaal kunt vormgeven in een aanbesteding
Alles waar de aanbestedende dienst geen vormvereisten voor heeft afgegeven, kun je zelf vormgeven. De invuldocumenten die je van de aanbestedende dienst hebt ontvangen dienen niet aangepast te worden. Meestal betreft het dus enkel de beantwoording van de wensvragen. En dan kun je denken aan: tekst, titels, afbeeldingen, tabellen, grafieken, voorbeelden, eigenlijk alles wat je in je offerte ziet.
8 tips voor de vormgeving bij een aanbesteding
De volgende tips kun je toepassen in de vormgeving van jouw offerte:
- Wees consistent. in lettertype, algehele opmaak, kleurgebruik, uitlijning etc. Zet titels en subtitels in bedrijfskleuren, of juist de kleuren van de aanbestedende dienst (in het geval van een anonieme inschrijving). Zet voorbeelden of citaten in kaders en maak tabellen eens anders op dan anders. Met andere woorden: wees creatief, maar blijf wel consistent. Print jouw offerte aan het einde uit en beoordeel (of laat het een ander beoordelen) of het er netjes en professioneel uitziet.
- Liggende indeling en kolommen. zet je tekst eens in kolommen en stel de pagina liggend in. Dit creëert vaak meer rust en ruimte en vergroot de leesbaarheid.
- Afbeeldingen zeggen soms meer dan tekst. Heb jij een halve pagina geschreven wat eigenlijk beter door een afbeelding of grafiek verwoord kan worden? Kies dan voor het laatste. Een afbeelding kan de begrijpbaarheid vergroten in minder ruimte. Scheelt ook weer in de ruimte die je overhoudt!
- Zijn er weinig tot geen vormvereisten voor de offerte? Denk dan eens aan PowerPoint presentatie, in plaats van Word. PowerPoint geeft veel meer mogelijkheden in vormgeving en valt op tussen offertes die in Word zijn opgemaakt.
- Schiet niet te ver door in de vormgeving. Gebruik ook weer niet te véél afbeeldingen, tabellen en grafieken, ook dit kan storend werken. Maar wat is dan te veel? Lastig te zeggen, maar bedenk je altijd dat vormgeving de tekst moet versterken en niet moet verstoren. Zegt een afbeelding weinig of roept het vragen op? Haal deze dan weg.
- Zorg dat er voldoende tijd overblijft voor de vormgeving. Sta je bekend als ‘deadline junkie’ en dien je jouw stukken om twee voor twaalf in? Probeer dit eens anders te doen en houd minimaal een werkdag over om te besteden aan de vormgeving van jouw offerte. Of laat dit door een collega doen die hier goed in is.
- Besteed vormgeving uit. Laat jouw offerte eens vormgeven door een (externe) professional die dit vaker heeft gedaan. Hij of zij weet precies hoe het werkt, heeft professionele opmaak programma’s, kan dit sneller en weet wat wel en niet goed werkt. Dit brengt uiteraard wel kosten met zich mee, maar deze verdien je vast en zeker terug als jij de opdracht binnen hebt gesleept.
- Tot slot: evalueer met de aanbestedende dienst, of je de aanbesteding nou wel of niet hebt gewonnen. Zo kom je erachter wat ze van jouw offerte vonden. Stel vragen over zowel de inhoud als de vormgeving: hoe kwam de offerte over? Wat vonden ze van de look & feel? Pas zowel de verbeterpunten als de best practises toe in jouw volgende offertes en ga voor die 100% score! Lees meer over het belang van evalueren met dit artikel.
Is jouw organisatie tender ready?
Je hebt kunnen lezen wat het belang van vormgeving is en welke tips je kunt toepassen in jouw volgende offerte. De bottom line is dat je op moet vallen door creatief te zijn, maar blijf consistent en houd het leesbaar! Naast vormgeving zijn er natuurlijk nog veel meer facetten die meespelen bij het wel/niet winnen van een aanbesteding. Is jouw bedrijf al klaar om met aanbestedingen mee te doen en een winnende inschrijving in te dienen? Doe onze quiz en kom erachter of jouw organisatie tender ready is.
