Tender winnen? Zorg voor een SMART tekst in je offerte!

20 dec 2022 3 minuten leestijd Anne Anne

Je kunt honderd blogs schrijven over hoe je een tender wint. Waarbij iedere schrijver vindt dat ze DE truc heeft om te winnen. Daar zal een kern van waarheid in zitten. Er zijn dan ook heel veel dingen waar je rekening mee moet houden voor een winnende tekst. Er is echter één ding waar we duidelijk over kunnen zijn: een SMART tekst is altijd beter dan een niet-SMART tekst.

Wat is SMART en waarom is dat belangrijk? Dat leggen we jou in deze blog uit. Zo ga jij die tender winnen!

Wat is SMART schrijven?

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Het idee van een SMART-doel is heel gangbaar, maar voor een tekst eigenlijk helemaal niet – behalve bij tenders. Wat betekent het dan, een SMART geschreven tekst? Vooral dat je heel precies uitlegt wát je gaat doen (Specifiek) en wanneer (Tijdgebonden). Waarbij het natuurlijk belangrijk is dat hetgeen je gaat doen past bij de vraag uit de tender c.q. behoefte van de aanbestedende dienst (Acceptabel). Tegelijkertijd moet het haalbaar zijn (Realistisch) binnen een bepaalde tijd (Tijdgebonden).

Niet SMART: “We zorgen altijd dat klachten zo snel mogelijk worden afgehandeld.”

SMART: “Jan neemt binnen 1 werkdag contact op met de projectleider en bespreekt de klacht. In 80% van de gevallen stelt hij gelijk een passende oplossing voor. In de overige 20% doet hij dit binnen 3 werkdagen. De klacht wordt altijd binnen maximaal 1 week opgelost.”


Kortom: met een SMART geschreven tendertekst weet een opdrachtgever precies wat hij krijgt en of het past bij wat hij vraagt… of zelfs overtreft.

Waarom SMART?

Dat is precies een belangrijke reden waarom je je aanbestedingsteksten het best SMART schrijft. Een aanbestedende dienst mág namelijk alleen maar beoordelen op wat je daadwerkelijk aanbiedt. Een zin als ‘We verwerken elke afvalstroom zo duurzaam mogelijk’ is gewoon te vaag (ook al zit duurzaamheid in je DNA). Het is bovendien niet echt onderscheidend. Iedereen kan dat zeggen.

Zeg je ‘80% van de stropdassen hergebruiken we door er sjaaltjes en jurken van te maken; van de overige 20% recyclen we de vezels voor stof in nieuwe stropdassen’, dan zeg je echt iets over hóe duurzaam de verwerking is, wat makkelijk vergeleken kan worden met de vraag c.q. verwachting, of met andere inschrijvers.

Kortom SMART schrijven is nodig om beloond te worden op je onderscheidend vermogen.

Wanneer niet SMART (maar waarom je er toch altijd naar moet streven)

Maar wacht eens… wat als je slechts 20% kan verwerken in kekke sjaaltjes en de rest verbrandt? Dan zien ze ook gelijk dat je niet heel duurzaam bent. Dan is het slimmer om dat SMART feitje maar niet te noemen. Maar ga dan niet een wollig verhaal houden; kijk naar wat je wél goed doet en maak dat SMART! Een SMART tekst is een must, maar kies zelf datgene wat je SMART wilt omschrijven.

Hoe schrijf je een SMART tekst: waar moet je op letten?

1. Bepaal wat de doelen, behoeften en verwachtingen van de opdrachtgever zijn. Een op zichzelf belangrijk deel van de tender winnen. Lees hier meer over belangrijke zaken waar je op moet letten bij het winnen van een aanbesteding. 

2. Bepaal hoe (met welke aanpak, aanbod, garanties) je de doelen, behoeften en verwachtingen het beste kunt vervullen. Kijk daarbij ook goed wat je beter doet dan je concurrenten.

3. Werk waar nodig in je plan nader uit hoe je het gevraagde/gewenste precies gaat realiseren. Met welke mensen, producten, systemen, methoden, etc.

4. Ga met deze informatie je tekst schrijven. Bekijk hier 5 tips voor het schrijven van een goede tekst voor jouw tender.

5. Laat je collega(‘s) de tekst reviewen op SMART schrijfwijze. Een simpele manier om te reviewen op SMART is om bij elk onderdeel van het plan uit te vragen: Wie, wat, waar, wanneer, hoe, waarmee, met welk resultaat?

6. Probeer daar waar het kan een antwoord te geven op de bovenstaande vragen en je bent goed op weg naar een SMART tekst!

Tip: Vergeet naast de onderscheidende voorstellen ook vooral niet de ‘normale’ onderdelen die nodig zijn om de vraagstelling te beantwoorden SMART te omschrijven.

 

Tip: Schrijf actief; dat helpt je ook om SMART te schrijven. Dus niet: ‘er wordt een training gegeven’ maar ‘Piet geeft een training’ (en wanneer dan). 

 

Tip: Onderbouw je beloftes met meetbare (prestatie)informatie. Stel je belooft ‘Wij leveren elke bestelling binnen één werkdag‘. Dit is ambitieus, dat is goed want onderscheidend, maar daardoor kunnen ook twijfels ontstaan of het realistisch is. Die twijfels neem je weg door gegevens op te nemen over je werkelijke prestaties. Als jij kunt aantonen dat je bij al je klanten binnen één werkdag levert, wie durft dan nog te twijfelen? Of als jij kunt laten zien dat je een samenwerking hebt met een stropdassenjurkjesbedrijf met een vast klantenbestand van 10.000 mensen, wordt het geloofwaardig dat je al die stropdassen kunt hergebruiken.


Hoe tender ready is jouw organisatie?

In deze blog hebben we toegelicht hoe belangrijk het is dat je je teksten SMART formuleert. Hoe SMART zijn jouw teksten? Heb jij de mensen in huis die dit kunnen? Wij helpen je graag met training of advies om jou op weg te helpen. Besteed je het liever uit? Dat kan natuurlijk ook! Neem contact op met Peggy of Ynske of doe hier de quiz voor het totaalplaatje hoe tender ready jouw organisatie is!

Tender ready