Hoe bepaal je de juiste prijs voor een tender?

20 dec 2022 3 minuten leestijd Ynske Ynske

Ben jij ook wel eens verbaasd over hoe uiteenlopend de opgegeven prijzen voor een tender kunnen zijn? Het bepalen van de juiste prijs is een hele kunst. Maar met de tips uit deze blog, wordt het al een stuk makkelijker.

Prijsbepaling bij een tender

Om de juiste prijs voor je inschrijving te kunnen bepalen, moet je met een aantal dingen rekening houden:

1. De scope van de opdracht

Om te weten wat iets gaat kosten, moet je eerst weten wat dat iets is. Lees dus eerst goed de aanbestedingsdocumenten, met name de leidraad, goed door. Zet voor jezelf op een rijtje welke producten en/of diensten worden uitgevraagd en in welke omvang. Zo zorg je ervoor dat je niet teveel en niet te weinig aanbiedt. Staat die informatie niet duidelijk in de aanbestedingsstukken aangegeven? Stel vragen! 

2. Wat staat er in het Programma van Eisen

Nadat je de scope van de opdracht hebt bepaald, is het ook handig om te weten welke eisen aan de opdracht worden gesteld. Lukraak het goedkoopste product aanbieden is niet altijd handig. Zeker niet als in het Programma van Eisen (PvE) een hele lading specificaties staan opgenomen waar jouw oplossing moet voldoen.

Let er wel op dat je de lat niet onnodig hoog legt. Waar jij denkt het best passende product aan te bieden, biedt je concurrent het goedkoopste product aan dat nog net aan de eisen voldoet. Voor je het weet loopt een ander er met de opdracht vandoor.

3. Wat is de prijs-kwaliteitverhouding

Een inschrijving bestaat over het algemeen uit meer dan alleen de prijs. Een van de meest gehanteerde gunningscriteria is niet voor niets de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Als prijs een (veel) hogere weging heeft dan kwaliteit, dan is het van belang zo laag mogelijk in te schrijven en dat de lat niet onnodig verhoogt. Maar als voor kwaliteit net zoveel of misschien wel meer punten te behalen zijn, dan is het verhogen van die lat wellicht toch de moeite waard. De hogere prijs kan je met een hogere score op kwaliteit goedmaken. Die hogere kwaliteit, jouw toegevoegde waarde, moet dan uiteraard wel duidelijk naar voren komen in een goed aansluitende tekst.

4. Wat schrijf je in je teksten

De prijs-kwaliteitverhouding is meer dan enkel de verhouding tussen de te behalen punten voor prijs en voor kwaliteit. Alles wat je in een kwaliteitstekst opschrijft, is onderdeel van je aanbieding. En alles wat onderdeel is van je aanbieding, maakt ook onderdeel uit van je prijs.

Als jij een heel mooi stuk schrijft over projectmanagement, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat ze ook dat niveau van projectmanagement mogen verwachten voor de prijs die je in het prijzenblad hebt opgegeven voor projectmanagement. Zorg er dus voor dat degene die de teksten uitwerkt, minimaal een keer samenzit met degene die de prijzen opstelt. Dit zijn namelijk de prijzen die de aanbestedende dienst betaalt voor de door jou aangeboden kwaliteit.

5. Wat zegt het prijzenblad

Vaak staat er in het prijzenblad een instructie van hoe je deze in moet vullen. En anders kan je deze informatie over het algemeen in de aanbestedingsleidraad vinden. Zorg dat je al vroeg in het traject het prijzenblad er eens bij pakt en controleer de volgende zaken:

  • Voor welke onderdelen moet allemaal een prijs opgegeven worden (uurtarieven, materiaalkosten, productprijzen, etc.).
  • Wat moet je allemaal bij de prijs in berekenen (voorrijkosten, administratiekosten, etc.)
  • Is er sprake van eenmalige kosten of terugkerende kosten.
  •  Als er sprake is van terugkerende kosten, voor welke periode moeten deze opgegeven worden (maandelijks, jaarlijks, voor de initiële looptijd van de overeenkomst, etc.).
  • Wordt er een weging/fictieve omvang voor de verschillende prijsonderdelen gehanteerd en valt daar mee te ‘spelen’.

Zeker het laatste punt kan voor je prijsbepaling erg interessant zijn. Zo kan je ervoor kiezen om een goedkoop product wat veel wordt afgenomen iets duurder aan te bieden en een duurder product dat veel minder wordt afgenomen juist wat goedkoper te maken. Onderaan de streep blijft je totale inschrijfprijs hetzelfde, maar uiteindelijk levert het je qua omzet meer op.

Conclusie

Bij het bepalen van de juiste prijs voor jouw offerte komt dus veel kijken! De scope van de opdracht, de gestelde eisen en jouw aangeboden kwaliteit vormen de basis voor je de prijs. Vervolgens geeft het prijzenblad en de gehanteerde prijs-kwaliteitverhouding informatie voor de hoogte van je prijs. Vul deze dan ook vroeg in het proces een keer in.

 

Met deze tips kom je een heel eind, maar naast prijs zijn er nog veel verschillende aspecten die van belang zijn bij het winnen van een tender. Ontdek of je een échte aanbestedingsexpert bent met behulp van deze quiz!

 

Wil jij tenders winnen met qcore? Neem contact op