Voor- en nadelen interne tenderspecialist (vs. extern tenderteam)

Jan 22, 2021 10:00:00 AM 3 minuten leestijd Lotte Lotte

Twijfel je over het aannemen van een interne tenderspecialist? Misschien is het voor jou een stuk voordeliger om gebruik te maken van een extern tenderteam. We hebben de belangrijkste voor- en nadelen voor het aannemen van een interne tenderspecialist op een rijtje gezet. Dit vergelijken we telkens met een extern tenderteam. Zo wordt het voor jou makkelijker om een keuze te maken.

Interne kennis

 

Voordeel

Wanneer je een vaste tendermanager aanneemt zal deze persoon uiteraard veel leren over de ins and outs van je bedrijf en de bedrijfscultuur. De tendermanager bouwt kennis op over het bedrijf en de branche. Zo kan hij beter inschatten of een aanbesteding goed binnen het bedrijf past en wat jullie winkansen zijn. Daarnaast beschikt hij of zij altijd over de juiste kennis voor het schrijven van kwaliteitsteksten voor aanbestedingen.

Nadeel

Een tenderspecialist met veel interne kennis is echter ook gevoelig voor bedrijfsblindheid. Daarmee bedoel ik dat je na een langere tijd bij een bedrijf vanzelf blind wordt voor dingen die standaard zijn binnen het bedrijf. Deze standaard binnen het bedrijf kan echter voor de aanbestedende dienst juist veel meerwaarde bieden. Bij het schrijven van kwaliteitsteksten zal de interne tenderspecialist geneigd zijn om bepaalde zaken niet te beschrijven, omdat deze voor hem vanzelfsprekend zijn. Maar die zaken kunnen voor de aanbestedende dienst juist het verschil maken.

Extern tenderteam:

Terwijl een interne tenderspecialist gevoelig is voor bedrijfsblindheid is dit voor een extern tenderteam niet het geval. Een extern team staat verder van het bedrijf af en is in staat om met een frisse blik naar de aanbesteding te kijken, zonder daarbij beïnvloed te worden door veel interne kennis van het bedrijf. Bij qcore, bijvoorbeeld, focussen we (als extern team) volledig op de vraag van de aanbestedende dienst en hoe we daar op in moeten spelen om te winnen.

Daarnaast is een extern tenderteam natuurlijk aan het werk met verschillende klanten wat ze een goed vergelijk geeft van wat er speelt bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid en nieuwe technologieën in verschillende branches. Zo is het voor een extern tenderteam als qcore makkelijker om meerwaarde en onderscheidende kwaliteiten te signaleren én duidelijk naar voren te laten komen in de inschrijving.

Vaste kosten

 

Voordeel

Wanneer je een vaste tenderspecialist aanneemt heb je natuurlijk voorspelbare vaste kosten voor het hele jaar. Ongeacht hoeveel tenders er voorbijkomen. Zo kom je niet voor onverwachte kosten te staan.

Nadeel

Nadeel daarbij is dat bidmanagers veel gewend zijn qua salaris. Het zal dus een flinke investering zijn om een fulltime bidmanager aan te nemen. Daarnaast lopen er misschien niet altijd aanbestedingen in jouw branche, terwijl de maandelijkse kosten van jouw tenderspecialist wel gewoon doorlopen.

Extern tenderteam

Met een extern tenderteam is het mogelijk om alleen te betalen per aanbesteding waar je hulp bij nodig hebt. Kosten zijn dan echter niet voorspelbaar zoals bij een interne tenderspecialist. Je moet daarom van tevoren goed voor jezelf bedenken hoeveel aanbestedingen je per jaar gemiddeld doet/wil gaan doen. Je kunt dan de afweging maken wat op jaarbasis voordeliger is: een vaste tenderspecialist in dienst nemen of een offerte aanvragen per aanbesteding die voor jou interessant is.

Bij qcore als extern tenderteam zijn vaste maandelijkse kosten ook mogelijk. We hebben verschillende abonnementen waarbij je een vast bedrag per maand betaalt en de garantie hebt dat we de aanbesteding oppakken als er een interessante aanbesteding voorbij komt zolang je nog niet over je aantal heen gaat. Deze maandelijkse kosten voor een externe tenderdesk zijn een stuk lager dan een vast salaris. Bekijk de kosten per abonnement van qcore.

Eén vaste persoon voor aanbestedingen

 

Voordeel

 Wanneer je een fulltime tenderspecialist in huis hebt, dan zal deze veel kennis opbouwen van aanbestedingen. Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Hoe meer je het doet, hoe beter je wordt en hoe meer je jezelf kunt beschouwen als een specialist. Wanneer je hier iemand fulltime voor aanneemt, zal het inschrijven op aanbestedingen daarom waarschijnlijk steeds soepeler verlopen en succesvoller zijn.

Nadeel

: Het gevaar bij een vaste tenderspecialist is dat alle kennis met betrekking tot aanbestedingen geborgd is bij één persoon. Zodra deze de deur uitloopt ben je al deze kennis kwijt. Daarnaast ben je als interne tenderspecialist vaak alleen en heb je niemand om mee te sparren als je ergens tegenaan loopt. Tenzij je meerdere tenderspecialisten in huis hebt natuurlijk.

Extern tenderteam

Met een extern tenderteam hoef je er nooit bang voor te zijn dat tenderkennis verloren gaat. Bij een extern tenderteam krijg je een vaste tenderspecialist en een vaste back-up. Alle kennis wordt intern opgeslagen. Als er iemand uitvalt is er altijd de back-up of een andere tenderspecialist die het op kan pakken. Omdat we bij qcore allemaal volgens dezelfde methode werken, is het makkelijk om een traject (zelfs in het midden) over te nemen. Daarnaast bespreken we dagelijks elkaars trajecten en helpen we elkaar bij knelpunten. We sparren onderling, dus krijg je bij ons altijd de beste oplossing vanuit gedegen kennis. Kennis houden we up to date door aan branche evenementen mee te doen en te sparren met gelijkgestemden.

Bij qcore hebben we een brede kennis van aanbestedingen. We werken met veel aanbestedende diensten en branches, maar we hebben ook veel kennis van en ervaring met verschillende aanbestedingsprocedures. Daarnaast hebben we ook juridische kennis in huis die een interne tenderspecialist niet zal hebben.

Door een extern tenderteam in te zetten heb je in plaats van één tenderspecialist een heel tenderteam bij wie de kennis is geborgd. Zo zorg je voor een stukje continuïteit die je met één vaste tenderspecialist niet kunt garanderen.

Intense tenderspecialist of extern tenderteam

Hopelijk heeft deze blog je wat meer handvatten gegeven om de juiste beslissing te nemen. De beste keuze tussen een interne tenderspecialist en een externe tenderdesk is afhankelijk van jouw situatie en voorkeuren. Kom je er zelf niet uit en wil je sparren over de beste oplossing voor jou? Neem contact met ons op en dan kijken we hier samen naar. Of download onze Startersgids Inschrijven op aanbestedingen om te zien wat je naast een sterk tenderteam nog meer nodig hebt om in te schrijven op aanbestedingen. Startersgids inshrijven op aanbestedingen

Deel dit stuk