Tenders winnen? Waarom je te laat bent als je pas start bij publicatie van een aanbesteding

01 dec 2021 2 minuten leestijd Douwe Douwe

Het winnen van tenders valt en staat bij een goede voorbereiding. En die voorbereiding begint al een stuk eerder dan je denkt. Start je pas met het voorbereiden wanneer de tender al gepubliceerd is? Dan sta je eigenlijk al een streep achter. Hoe dit komt en wat je kunt doen om wél goed voorbereid de strijd om de gunning aan te gaan lees je hier.

Transparantiebeginsel tijdens de aanbestedingsperiode

Wanneer de aanbestedingsperiode is ingegaan, mag er alleen nog via de officiële weg gecommuniceerd worden. Dat betekent dat je je vragen en documenten kunt indienen volgens het aanbestedingsproces. Het antwoord op je vragen wordt dan vervolgens gepubliceerd, zodat iedereen die meedoet aan de aanbesteding dit kan inzien. Het transparantiebeginsel ligt hieraan ten grondslag: degenen die meedoen aan de aanbesteding beschikken allemaal over dezelfde inhoudelijke informatie over de opdracht en de aanbestedende organisatie. Dit is zo bepaald, zodat iedereen een gelijke kans heeft om de gunning te winnen.

Voor publicatie je invloed uitoefenen

Alle communicatie tijdens de aanbesteding gaat dus openlijk via het aanbestedingsplatform. Door voorafgaand aan de publicatie van de aanbesteding al in gesprek te gaan met de aanbestedende organisatie zorg je ervoor dat je meer over de organisatie weet dan de concurrentie én heb je de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de aanbestedende partij.

Je kunt je zo beter verdiepen in de context van de organisatie om zo gerichter je aanbestedingsdocumenten te schrijven. Daarnaast kun je het bedrijf op de hoogte brengen van jouw dienstverlening en je unieke oplossing pitchen. Zo plant je als het ware een zaadje bij de aanbestedende partij en kun je ervoor zorgen de aanbesteding dusdanig beschreven zal worden dat jouw oplossing er goed op aansluit. 

Denk bijvoorbeeld aan het attenderen van de aanbestedende organisatie op een trend in de markt waar jouw oplossing op inspeelt. Wanneer jouw concurrentie hier minder goed op aansluit, zullen ze zich minder snel aanmelden voor de aanbesteding. Zo heb je in het voortraject al concurrerende partijen uitgeschakeld. Meer over het beïnvloeden van de aanbestedende partij en het ideale tenderproces vind je hier.

Zoeken naar aanbestedingen

Om vooraf in gesprek te kunnen gaan met een aanbestedende partij moet je natuurlijk weten wanneer een aanbesteding gepubliceerd zal worden. Maar hoe kom je hier dan achter?

Er zijn meerdere methodes om erachter te komen dat een aanbesteding geplaatst zal worden. Initieel kun je natuurlijk zelf onderzoek doen naar einddata van lopende gunningen. Iedere gunning is namelijk voor een bepaalde tijd. Dit vergt wel veel uitzoekwerk.
Er bestaat een makkelijkere manier om de einddata te achterhalen, namelijk de TenderForecast in de TenderApp. In deze app staat alles over tenders, gunningen, betrokken partijen en jurisprudentie. Zo kun je gemakkelijk inzien welke gunningen binnen een jaar aflopen en wie de betrokken contactpersonen zijn binnen de aanbestedende organisatie.

In sommige gevallen kun je ook meedoen aan een marktconsultatie. Bij marktconsultaties zetten aanbestedende organisaties een vraag uit via een tenderplatform, vóórdat ze de daadwerkelijke aanbesteding activeren. In zo’n marktconsultatie kan een organisatie vragen om een informatief gesprek over actuele markttrends, maar bijvoorbeeld ook advies over hoe ze een tender willen gaan inrichten. Wanneer je mee wilt doen met de aanbesteding van deze organisatie, dan is dit natuurlijk ook je kans om invloed uit te oefenen.

Vergroot je winkans

Er wordt door bedrijven nog te weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om voorafgaand aan de publicatie in gesprek te gaan met de aanbestedende organisatie. Door deze strategie toe te passen, kun je dus echt je winkans vergroten.

Wil je meer tips over het winnen van aanbestedingen of hulp bij het gehele aanbestedingsproces? Neem dan contact met ons op. Benieuwd hoe je een succesvol bidteam samenstelt om aanbestedingen te winnen? Download dan nu het E-book 'Zo stel je een succesvol bidteam samen'. 

New call-to-action