Het ideale tenderproces: van meedoen naar winnen

Apr 1, 2021 3:29:52 PM 3 minuten leestijd Lotte Lotte

Het tenderproces stopt niet nadat je een aanbesteding hebt gewonnen of verloren. qcore werkt volgens de Bidcycle methodiek. Hierin zijn de beïnvloedingsfase en voorbereidingsfase net zo belangrijk als het tenderen zelf. Wat die fases inhouden en hoe ons proces werkt? In deze blog zetten we voor je op een rij hoe het ideale tenderproces eruitziet.

Wat is de Bidcycle methodiek?

De Bidcycle methode is ontwikkeld uit jarenlange ervaring met het inschrijven op aanbestedingen. Het is een continu proces van tenderen dat na de gunningsbeslissing doorloopt tot dezelfde tender weer opnieuw wordt gepubliceerd. Tussen die gunningsbeslissing en het moment dat de tender opnieuw op de markt komt, heb jij namelijk de tijd om de aanbestedende dienst te beïnvloeden en je optimaal voor te bereiden. Onder andere door je eerdere inschrijving(en) te evalueren en door in gesprek te gaan met de aanbestedende dienst. Zo ga je van reactief naar proactief tendermanagement. Hieronder in de afbeelding zijn de drie hoofonderdelen van het proces duidelijk terug te zien. We zullen deze drie fasen verder toelichten.

Bidcycle

Beïnvloedingsfase

De beïnvloedingsfase begint wanneer de gunningsbeslissing is geweest. Of de aanbesteding nou aan jou gegund is of niet. Na de gunningsbeslissing en vóór de aanbesteding weer op de markt komt kun jij de meeste invloed uitoefenen op de aanbestedende dienst.

Welke tenders wil je in jouw portfolio?

Maak een overzicht van de aanbestedende diensten en opdrachten jij graag in je portfolio wil en zoek uit hoe lang deze aanbestedingen al lopen, wanneer ze weer op de markt komen en wie de huidige opdrachtnemer is.

Evalueer en ga het gesprek aan!

Ga het gesprek aan met de aanbestedende dienst. Zodra het inschrijfproces achter de rug is, ben jij vrij om contact op te nemen met de aanbesteder. Maak hier gebruik van! Dit kun je doen om meer duidelijkheid te krijgen over jouw beoordeling als je hebt ingeschreven, maar ook tijdens de uitvoering van de aanbesteding kun je veel nuttige informatie opdoen.

Beïnvloed de aanbestedende dienst

Vraag de aanbestedende dienst wat er binnen de huidige samenwerking goed gaat en vooral wat niet (natuurlijk ook als jij de opdracht uitvoert). Dit is namelijk jouw moment om met de aanbestedende dienst te sparren. Praten over mogelijkheden, het bespreken van nieuwe technieken of diensten, dat is wat wij hier verstaan onder beïnvloeden. Maar vergeet vooral niet te vragen hoe de opdracht verloopt en spreek uit naar de aanbestedende dienst hoe jij de opdracht beter zou aanpakken. Door de aanbestedende dienst op die manier te beïnvloeden kunnen jouw werk- en denkwijzen opgenomen worden in de aanbesteding, wat het voor jou makkelijker maakt om punten te scoren.

Voorbereidingsfase

De voorbereidingsfase gaat om het signaleren van kansen. Je signaleert aanbestedingen, bijvoorbeeld via de software van TenderApp, die jouw organisatie aankan en je formuleert een strategie waarmee je inschrijft.

Signaleren

Signaleren van potentieel interessante tenders is belangrijk in het tenderproces. Wij gebruiken hiervoor TenderApp. Op TenderApp komen alle tenders die gepubliceerd worden op meer dan 12 verschillende platformen samen. Het winnen van aanbestedingen begint er uiteraard mee dat je geen interessante tenders meer mist. Zorg er daarom voor dat je dit onderdeel van je tenderproces goed hebt ingericht.

Go no/go beslissing

Vervolgens is het belangrijk dat je voor jezelf duidelijk hebt of jouw organisatie de aanbesteding ook aankan of niet. Dit noemen wij de go/no go beslissing . Deze checklist helpt je bij het maken van een goede go/no go. Belangrijk daarin is dat je kijkt naar het Programma van eisen, de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen. Kun je hieraan voldoen? Helemaal goed! Kun je hier niet aan voldoen? Probeer dan nog te kijken of er een mouw aan te passen valt. Is het bijvoorbeeld redelijk eenvoudig op te lossen door een verzekering iets op te schalen? Of kun je letterlijk niet voldoen aan een eis omdat jouw bedrijf hier niet toe in staat is? In het laatste geval is het belangrijk om dit op tijd te signaleren zodat je niet onnodig tijd en moeite steekt in het opstellen van een aanbesteding.

Strategie opstellen

Tenslotte ga je de strategie van jouw inschrijving opstellen. In het ideale tenderproces heb je in de beïnvloedingsfase al kennis opgedaan van de aanbestedende dienst. Wat is het doel van de aanbestedende dienst? Wat zijn de sterke punten van jouw bedrijf waarmee je het doel van de aanbestedende dienst optimaal behaalt? Dit zijn voorbeeldvragen die wij onze klanten stellen om de strategie te bepalen.

Tenderfase

In de tenderfase ga je de strategie die je bepaald hebt, omzetten in een inschrijving. Globaal bestaat een inschrijving op een aanbesteding uit kwaliteit, prijs en een formeel deel.

Zorg voor een duidelijke scope

Zorg dat de scope van de aanbesteding duidelijk is zodat je helder hebt voor jezelf wat je mee moet nemen in de prijs. Het is zonde als je dingen meeneemt in de prijs die niet hoeven en zo een hogere inschrijfprijs hebt dan je concurrentie. Daarnaast is de scope ook belangrijk voor het schrijven van de kwaliteitsteksten. Je wilt in je teksten natuurlijk aanbieden waar de aanbestedende dienst om vraagt en niet volledig de plank misslaan door iets aan te bieden waar de aanbestedende dienst geen behoefte aan heeft. Lees hierover ook onze tips voor het schrijven van een plan van aanpak voor aanbestedingen.

(Samen) tenders winnen!

Met dit tenderproces houd je rekening met alle factoren en doe jij het maximale om niet alleen mee te doen aan tenders, maar om ze ook te winnen. Klinkt het je allemaal nog te ingewikkeld? Neem dan contact met ons op en wie weet kunnen wij je begeleiden bij het inschrijven om samen tenders te winnen!

Kennismaken met qcore?

Wil je meer weten over onze werkwijze en kennismaken met de mensen achter qcore? Neem vrijblijvend contact met ons op of boek vandaag nog een demo voor Tendersignalering

Boek een demo van Tendersignalering

Deel dit stuk