Wat is het verschil tussen openbare en niet-openbare aanbesteding?

Opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen, moeten in principe volgens Europese procedures worden aanbesteed. Meestal wordt er dan gekozen voor de openbare of niet-openbare Europese procedure (hierna: openbare en niet-openbare aanbesteding). Daarnaast zijn er ook procedures voor specifieke gevallen, zoals de procedure voor sociale diensten, concessieovereenkomsten en innovatiepartnerschap.

De Aanbestedingswet bepaalt dat een aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure wordt toegepast en welke ondernemers worden toegelaten tot de procedure. Deze keuze moet de aanbestedende dienst op verzoek van een ondernemer ook schriftelijk kunnen motiveren. 

Kenmerken openbare aanbestedingen

Enkele kenmerken/regels rondom openbare aanbestedingen:

• De procedure kent één ronde waarin inschrijvers een offerte kunnen indienen
• Aanbestedende dienst moet een minimale inschrijftermijn van 45 dagenhanteren vanaf de aankondiging van de opdracht. 
• Er moet voldaan worden aan geschiktheidseisen. 
• De gunning wordt beoordeeld op gunningscriteria. 

Het voordeel van een openbare procedure is dat in principe de hele markt kan inschrijven. Voor een aanbestedende dienst is hiervan het voordeel dat er veel concurrentiedruk is op inschrijvers.

De nadelen van een openbare procedure zijn:

- Doordat er veel partijen mogen inschrijven, kan de aanbestedende dienst mogelijk (te) veel offertes ontvangen

- De kosten voor deze procedure zijn hoog, zowel voor de aanbestedende dienst (veel offertes) als voor de inschrijvende partijen (veel omvattende procedure)

Kenmerken van niet-openbare aanbestedingen

Enkele kenmerken/regels rondom niet-openbare aanbestedingen:

• Een niet-0penbare procedure wordt gebruikt wanneer men denkt dat er veel animo is vanuit de markt en er dus veel offertes worden ingediend.
• De gegadigden moeten voldoen aan de door aanbestedende dienst gestelde minimum(geschiktheids)eisen.
• Binnen deze procedure zijn ertwee verschillend rondes: de selectiefase en de offertefase. In de eerste ronde worden uit alle aanmeldingen de meest geschikte gegadigden geselecteerd. In de tweede ronde dienen deze gegadigden de uiteindelijk offerte in.
• Minimumtermijnen van 30 dagen voor de selectiefase.
• Termijn van40 dagen voor het indienen van de inschrijving.
• In totaal duurt dit proces zo'n 15 weken.

De voordelen van een niet-openbare procedure zijn:

- De hele markt kan zich aanmelden

- Administratieve last is relatief laag voor zowel aanbestedende dienst als aanmelder. De aanbestedende dienst beperkt het aantal inschrijvingen. Een partij weet na de selectiefase of hij wel of niet ‘door’ is naar de offertefase, en hij dus een reële kans maakt op de opdracht of niet.

- Het concurrentieveld is tijdens de offertefase een stuk overzichtelijker. Minimaal vijf partijen moeten worden geselecteerd. Het daadwerkelijke aantal wordt vaak na de selectiefase schriftelijk medegedeeld of kan tijdens de Nota van Inlichtingen worden uitgevraagd.

De nadelen van een niet-openbare procedure zijn:

- Lange procedure, doordat er twee rondes zijn met voor beide rondes voorgeschreven minimumtermijnen.

- Voor geselecteerde partijen is de administratieve last hoog. Zij moeten immers twee rondes meedoen.