Je bidteam uitbesteden: dit is wat er allemaal bij komt kijken

  • 14 jan. 2020
  • 7 minuten leestijd
  • Rodger Rodger

Heb jij er wel eens over nagedacht om je bidteam uit te besteden? Ben je benieuwd hoe dat in zijn werk gaat en hoe dat in het voordeel van je organisatie kan werken? In deze blog leggen we uit wat het je kan opleveren en wat er allemaal bij komt kijken als je jouw bidteam outsourcet.

Wat kan een extern bidteam voor jouw bedrijf doen?

Het voordeel van werken met een extern bidteam als Q Core is dat je specialisten op het gebied van aanbestedingen in huis haalt. Het is ons dagelijkse werk en met al die ervaring weten we precies waar we op moeten letten. Het inschrijven op aanbestedingen kun je zien als een strategisch spel. Als je dit spel goed speelt, kun je soms zelfs op voorhand de concurrenten al uitschakelen. De inzet van een extern bidteam moet ervoor zorgen dat jij je kan focussen op de inhoud (prijs en specificaties). Vergeet al die verschillende portals en het invullen van al die moeilijke formulieren. Focus op de dingen waar je goed in bent! Uit ervaring kunnen wij vertellen dat menig ondernemer dankzij de samenwerking met Q Core het aanbestedingsproces als rustiger ervaart en daarbij beter scoort op kwaliteit.

Een tenderteam uitbesteden: strategisch inschrijven

Een goede tenderspecialist kan de juiste strategie inzetten om zijn vragen te onderbouwen bij de Nota van Inlichtingen en zo zijn gelijk te krijgen. Dat noemen we strategisch vragen stellen. Met het stellen van strategische vragen kunnen we de aanbestedende dienst vaak zo sturen dat het in ons voordeel werkt. Soms kunnen we op die manier zelfs zorgen dat een inschrijving van ongeldig naar geldig verandert. Met één vraag kun je jezelf verzekeren van een plek in het spel, de concurrentie uitschakelen of beide. Weet jij bijvoorbeeld dat de concurrentie er altijd met de winst vandoor gaat omdat zij hun prijzen baseren op refurbished producten? Stel simpelweg de vraag of je in mag schrijven met refurbished producten. Zegt de inkoper nee, dan zadel je de concurrent op met een aardige uitdaging. En zo zijn er nog veel meer slimme strategieën waarmee we jouw winkans groter kunnen maken. Daarnaast hebben we kennis van de aanbestedingswet, waardoor we weten hoe het mogelijk wordt om bepaalde dingen uit te sluiten of juist bij de aanbesteding te betrekken. Onze aanbestedingsjurist houdt bij welke uitspraken er worden gedaan en dat zorgt ervoor dat wij regelmatig de wet kunnen inzetten om dingen voor elkaar te krijgen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het veranderen van een eis door vragen te stellen bij de Nota van Inlichtingen.

Wel of niet inschrijven? Het externe tenderteam van Q Core helpt!

Naast het helpen met strategisch inschrijven kunnen we als extern tenderteam ook helpen bepalen of je überhaupt moet gaan inschrijven of niet. Lees hiervoor ook over hoe je een interessante aanbestedin kiest en maak een Go/NoGo-besluit met behulp van de handige checklist. Met onze ervaring kunnen we vaak samen met de klant goed inschatten of er een winkans is. We weten hoe gunningscriteria werken en hoe deze beoordeeld worden. Ook kunnen we goed inschatten of we met het stellen van vragen bepaalde eisen kunnen laten aanpassen, om ervoor te zorgen dat we alsnog kunnen inschrijven.

Download de checklist Go of No Go

Download onze interactieve PDF om binnen een paar minuten te bepalen of een aanbesteding interessant kan zijn voor jouw organisatie

DOWNLOAD NU

Ook gespecialiseerde hulp bij BVP-inschrijvingen

Iets waar je snel genoeg achter komt in de wereld van aanbestedingen is dat geen enkele aanbesteding hetzelfde is. Wij hebben ervaring met alle soorten aanbestedingen. Zo zijn Best Value Procurement (BVP) aanbestedingen ingewikkeld voor bedrijven die hier geen ervaring mee hebben. Vaak wordt het inschrijven op een BVP onderschat. Zeker als startende inschrijver kun je hierbij wel wat hulp gebruiken. Ten eerste omdat het een hele andere manier van inschrijven is. Ten tweede omdat de beoordeling/totaalscore voor een groot deel afhankelijk is van een interview, dat op een specifieke manier wordt beoordeeld. De aanbestedende dienst verwacht bij een Best Value aanbesteding een bepaalde manier van beantwoorden. Wij ondersteunen je hierbij door middel van een interviewtraining, die wij aan alle klanten met een BVP-inschrijving geven.

Beïnvloeden: zet de aanbestedende dienst naar jouw hand

Iets waar velen niet aan denken, maar waarin wij onze klanten aanmoedigen, is het vooraf beïnvloeden van de aanbestedende dienst. Als je de huidige opdrachtnemer bent bij de aanbestedende dienst en de opdracht loopt binnenkort af, is het zeker slim om even rond de tafel te gaan zitten voordat de opdracht opnieuw gepubliceerd wordt. Het huidige contract loopt waarschijnlijk alweer een aantal jaar; er kan van alles veranderd zijn in de behoefte van de aanbestedende dienst. Door in gesprek te gaan, kun je inzicht krijgen in de klantvraag en begrijpen wat ze willen bereiken met de opdracht. Dit komt niet altijd terecht in de beschrijvende documenten van de aanbesteding.  Daarnaast kun je met de inkoper of budgethouder in gesprek gaan over de (nieuwe) oplossingen die jouw bedrijf biedt en welke voordelen die hebben.

Toekomstige tenders voorspellen

Op het moment dat een aanbesteding is gepubliceerd, mag je volgens de aanbestedingswet geen contact meer hebben en ben je dus te laat. Blijf daarom altijd goed monitoren wanneer contracten aflopen. Hier bij Q Core gebruiken wij TenderApp, waarmee we met de functie TenderForecast kunnen zien welke aanbestedingen binnenkort weer op de markt komen. TenderForecast gebruikt historische tenderinformatie om toekomstige tenders te voorspellen. Je kunt dan al in contact zijn met de aanbestedende dienst voordat je concurrent op de hoogte is van de nieuwe aanbesteding.

De voordelen van een externe tekstschrijver

Omdat kwaliteit tegenwoordig vaak zwaarder weegt dan prijs, is het slim om het schrijven over te laten aan een vaardige schrijver. Niet iedereen heeft een goede of gemotiveerde tekstschrijver in huis. Een tekstschrijver moet niet alleen foutloze teksten kunnen schrijven, maar moet ook goed begrijpen wat er in de teksten terug moet komen. Onze tekstschrijvers weten uit ervaring wat de aanbestedende dienst graag wil teruglezen in de teksten en hoe deze worden beoordeeld. Daarnaast zijn veel werknemers ‘bedrijfsblind’ wanneer ze over hun eigen bedrijf schrijven. Onze tekstschrijvers kijken met een objectieve blik naar het bedrijf en kunnen goed beschrijven waarin het bedrijf zich onderscheidt, waar het goed in is en weten goed te verwoorden wat de aanbestedende dienst wil horen.

Hoe schrijven wij een tekst voor jouw bedrijf?

Je vraagt je nu waarschijnlijk af hoe een externe tekstschrijver kan schrijven over jouw bedrijf. Dat gaat als volgt. Als eerste leest hij of zij natuurlijk de beschrijvende documenten en de beoordelingscriteria goed door, zodat duidelijk is wat er in de teksten beschreven moet worden en waarop wordt beoordeeld. Vervolgens plannen we een interview in met een productspecialist van jouw bedrijf, oftewel iemand die een expert is met betrekking tot jouw product of dienst. Een tekstschrijver van Q Core vraagt altijd door totdat hij of zij de juiste informatie heeft over wat jouw bedrijf onderscheidt op de uitgevraagde punten.

Focus bewaren en deadlines handhaven

Vaak hebben aanbestedingen binnen een bedrijf niet de hoogste prioriteit. Meestal is iemand parttime bezig met aanbestedingen. Hierdoor is er minder focus; deze persoon kan door zijn andere werkzaamheden onvoldoende tijd steken in het up-to-date houden van kennis over aanbestedingen.  Met een extern bidteam heb je hier geen last van. De hoogste prioriteit van zo’n organisatie (zoals Q Core) is het winnen van de aanbesteding. Wij bewaren voor jou de focus en handhaven alle deadlines strikt. Je hoeft je dan niet druk te maken over het maken van een planning of het missen van een deadline. Je volgt simpelweg de planning die voor je opgesteld wordt.

Hoef ik dan niks meer te doen?

Een verkeerde aanname bij nieuwe klanten die hun bidteam outsourcen is dat zij zelf niets meer hoeven te doen. Toch blijf je zelf de expert over jouw producten of diensten. Ook het aanleveren van prijzen en specificaties moet je daarom zelf doen. Juist de mix van jouw expertise in het betreffende vakgebied met onze expertise op het gebied van aanbestedingen is de gouden combinatie. Binnen een bidteam bestaan verschillende rollen en een goede rolverdeling binnen het tenderteam is vaak al het halve werk. Niet alle rollen kunnen uitbesteed worden aan een extern tenderteam. Het is daarom niet zo dat je alles uit handen geeft en kan gaan zitten wachten op de gunning.

Wat is mijn rol?

Oké, je kan dus niet alles uit handen geven. Maar wat is dan precies jouw rol?  Allereerst is er natuurlijk een contactpersoon vanuit jouw bedrijf nodig. In ons geval heeft deze contactpersoon altijd contact met één van onze tenderspecialisten die je bij alles begeleidt. De contactpersoon vanuit jouw bedrijf wordt ons aanspreekpunt en houden we verantwoordelijk voor het op- en aanleveren van de informatie op de afgesproken momenten. Hiervoor zal hij of zij intern moeten bepalen welke personen hij daarvoor nodig heeft. Zo is er natuurlijk de tekenbevoegde (weet je niet zeker wie dit is in jouw organisatie, check dan het kvk-uittreksel). Dit kan de contactpersoon zelf zijn. Daarnaast is een productspecialist nodig die precies weet wat jouw bedrijf doet, levert of produceert. Wij als tenderspecialisten zijn geen experts in jouw vak. Verder kunnen wij als buitenstaanders ook niks zeggen over de prijs die je wilt rekenen over jouw producten of diensten. En die moet je als bedrijf toch echt zelf bepalen.

Win die aanbesteding!

Het lijkt ons duidelijk dat inschrijvingen op aanbestedingen geen bijzaak zijn, en tijd en aandacht nodig hebben. Zorg er dus voor dat je de volgende aanbesteding wint! Ga eens praten met een partij die kan fungeren als jouw externe bidteam. Je concurrenten zullen verrast zijn.