Kraakheldere rolverdeling tijdens het bidproces: dit is jouw dreamteam

  • 07 jan. 2020
  • 6 minuten leestijd
  • Marieke Marieke

Is jouw tenderteam soms ook zo’n zooitje ongeregeld? Vind je het moeilijk om het juiste team samen te stellen? Uit ervaring weten we dat veel tenderprocessen stuklopen omdat niet de juiste mensen bij de inschrijving betrokken worden. Na het lezen van deze blog weet jij welke rollen je vervuld wilt hebben binnen jouw tenderteam en welke expertise deze rollen nodig hebben.

Rolverdeling bidproces

Bij Q Core maken we gebruik van de Bidcycle methodiek®. Deze methodiek helpt om het tenderproces efficiënt in te richten. Het is ontwikkeld vanuit jarenlange ervaring bij het inschrijven op aanbestedingen. Die ervaring leert ons dat de samenwerking tussen sales, bidmanagement en projectmanagement vaak niet optimaal is waardoor er veel tijd en geld verloren gaat. Als je deze afdelingen laat samenwerken binnen een heldere rolverdeling, zorg je ervoor dat je een goede inschrijving tot stand zult brengen. Het samenstellen van jouw tenderteam is één van de stappen in de voorbereidingsfase van de Bidcycle waarin je jouw strategie gaat bepalen. De zogenaamde ‘projectbriefing team’. Het vindt plaats na het ‘go/no-go’ besluit (lees hier meer over hoe je een interessante aanbesteding kiest).
Tijdens deze stap bepaal je samen met je team de rolverdeling, maak je een planning en ken je taken toe. Dit is nodig om een consensus te bereiken over het creatieproces en de taakverdeling.

5 essentiële rollen in elk tenderteam

Het is belangrijk om je te realiseren dat er tijdens het tenderproces verschillende taken of rollen zijn binnen het tenderteam die expertise nodig hebben. We begrijpen echter dat je misschien niet voor elke rol een aparte medewerker beschikbaar hebt. Het kan dan zijn dat één persoon meerdere rollen vervult. Het is dan wel belangrijk dat deze persoon deskundig is op alle gebieden.
Hieronder staan de 5 kernrollen die je in elk geval nodig hebt:

1. Tekenbevoegde

De tekenbevoegde zal misschien niet veel meewerken aan de inschrijving. Toch zul je niet ver komen zonder deze persoon. Dit is namelijk de persoon die uiteindelijk zijn/haar handtekening onder de inschrijving moet zetten en verantwoordelijk is voor het contract met de aanbestedende dienst.
Wij werken zelf met een DMU (Decision Making Unit). Dit zijn de personen die het besluit nemen om in te gaan schrijven of niet. Zit de tekensbevoegde niet in de DMU, zorg er dan voor dat hij of zij op tijd ingelicht wordt, zodat de juiste handtekening er staat wanneer dit nodig is.

2. Productspecialist

Een productspecialist is gespecialiseerd in het product of de dienst. De praktijk leert ons echter dat iemand die gespecialiseerd is in het product of de dienst, niet per se de juiste persoon is om kennis op een commerciële manier over te brengen. Daarom is het belangrijk om een tenderteam te hebben met verschillende rollen die elkaar aanvullen. In combinatie met de tenderspecialist en de tekstschrijver kom je tot de juiste informatie en de beste teksten voor je inschrijving.

3. Tenderspecialist

Dit is iemand die de hele procedure overziet en het proces bewaakt. De tenderspecialist is bekend met aanbestedingen en kent het proces goed. Hij of zij zorgt voor een tijdige en complete inschrijving waarmee maximaal gescoord kan worden. Als tenderspecialist heb je geen diepgaande technische kennis nodig van het product of de dienst, maar snap je wel wat de aanbestedende dienst van je verwacht bij de inschrijving. Je ziet de vraag achter de vraag en je weet hoe je strategisch in moet schrijven. Ook stelt de tenderspecialist tijdens de nota(‘s) van inlichtingen strategische vragen, die met de kennis van de product- en prijsspecialist opgesteld worden. Samen met de product- en prijsspecialist maak je daarmee de informatie voor je inschrijving zo compleet mogelijk.

4. Tekstschrijver

Onmisbaar in je tenderteam is een tekstschrijver. Dat wil zeggen, iemand die goede teksten kan schrijven en datgene wat uitgevraagd wordt goed kan vertalen op papier. Nu aanbestedingen steeds meer gericht zijn op kwaliteit in plaats van op prijs, is het belangrijk dat de teksten van hoge kwaliteit zijn. Een tekstschrijver zorgt ervoor dat de teksten alles omvatten wat de aanbestedende dienst vraagt. Om de juiste punten in de teksten te laten terugkomen, vereist dit een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze. Daarnaast moet de tekstschrijver natuurlijk iemand zijn die het geschreven Nederlands goed beheerst. Het is wenselijk dat de schrijver ook een deskundige is in de desbetreffende producten of diensten, maar dat hoeft niet. Hij/zij kan ook sparren met de inhoudsdeskundige en de tenderspecialist om tot een goede tekst te komen. Daarnaast is het gewenst om de teksten nog een keer te laten checken op spelling en opmaak door een back-up. Het tegenlezen van kwaliteitsdocumenten (zoals wij geschreven stukken vaak noemen) is een rol die vaak bij de tenderspecialist ligt.

5. Prijsspecialist

Vaak heeft iemand van sales de rol van prijsspecialist van de aanbesteding. Het is belangrijk dat deze persoon verstand heeft van de prijsopbouw. Als er bijvoorbeeld een plafondbedrag is, dan moet de prijsspecialist bepalen wat je wilt aanbieden voor dat bedrag. Dit moet een reëel aanbod worden. De prijsspecialist moet kritisch kijken naar wat er wordt uitgevraagd en waar je precies een prijs voor moet rekenen. Je wilt natuurlijk geen prijs rekenen voor dingen als dit niet hoeft; andersom wil je natuurlijk niet per ongeluk dingen gratis weggeven.

En als je tenderteam groeit…

Bovenstaande rollen zijn een must. Tenders zijn er in verschillende vormen en maten, afhankelijk van de omvang / het belang van de tender of de omvang van je onderneming. Onderstaande rollen zien wij ook nog vaak terug in de grotere bidteams waarin wij werken:

6. Relatiebeheerder

Salesmedewerkers kunnen soms ook ingezet worden als relatiebeheerder. Tijdens de beïnvloedingsfase in de Bidcycle proberen we bedrijven er altijd toe te zetten om in contact te komen met aanbestedende diensten, nog voordat de beoogde aanbesteding weer op de markt komt. Zo kan het zijn dat je misschien iemand in dienst hebt die al van tevoren invloed heeft uitgeoefend op de aanbestedende dienst, of op een andere manier een relatie heeft met de aanbestedende dienst. Deze kennis is erg waardevol bij het inschrijven.

7. (Aanbestedings)jurist

Het wel of niet invullen van deze rol lijkt sterk afhankelijk van de omvang en branche van de organisatie. Vooral bij grote ondernemingen zien wij dat vaak een aanbestedingsjurist bij het proces betrokken wordt. Vaak gaat het hier om het inperken (uitsluiten) van risico’s. Dit is vooral bij beursgenoteerde bedrijven het geval. Het kan ook zijn dat de rol van aanbestedingsjurist juist ligt in het bijhouden van uitspraken, het inzetten van de aanbestedingswet en jurisprudentie om de inschrijving sterker te maken. Een jurist kijkt met een andere blik naar de aanbesteding en kan vertellen of de dingen die de aanbestedende dienst uitvraagt in lijn zijn met de wet.

8. Grafisch vormgever

Eén plaatje zegt soms meer dan duizend woorden. De inzet van een grafisch vormgever zorgt voor een mooier en beter leesbaar document. Deels door beter opgemaakte teksten en deels door het gebruik van doeltreffende afbeeldingen. De rol van grafisch vormgevers zien we steeds vaker terugkomen binnen de grotere bidteams. De teksten die aangeleverd moeten worden, moeten vaak voldoen aan strenge eisen. Daarom blijft het per tender bekijken wat de beste zet is.

9. Projectmedewerker

Op het moment dat je de huidige leverancier bent, is de kennis en ervaring vanuit de laatste contractperiode een plus die je zeker in moet zetten bij je ‘nieuwe’ inschrijving.
Zorg ervoor dat je bijvoorbeeld een projectmedewerker of projectmanager betrekt bij je inschrijving. Hij of zij weet hoe de hazen lopen.

Een goed begin is het halve werk

Het is belangrijk dat alle rollen vanaf het begin betrokken zijn bij het proces, en dat het helder is wie wat doet. Wat wij vaak zien gebeuren is dat de directie een beslissing maakt om in te schrijven en dat de aanbesteding pas later in het proces bij de verschillende afdelingen langsgaat. Dit gebeurt vaak zonder dat er van tevoren is overlegd over wie waar verantwoordelijk voor is. Als anderen dan vanuit hun visie/expertise nog een opmerking hebben over de opdracht, is het vaak al te laat.

We raden daarom aan om iedereen vanaf het begin bij het proces te betrekken. Je komt er dan meteen achter of je met jouw bedrijf op alle vlakken kan voldoen. Ook voorkom je op deze manier een tunnelvisie en krijg je waardevolle feedback. Je kunt dan rekening houden met elkaar en op elkaar inspelen. Voor de schrijver van de kwaliteitsstukken is het bijvoorbeeld nodig om te overleggen met de productspecialist over de specifieke diensten of producten die het bedrijf voor de aanbestedende dienst kan regelen. De tenderspecialist kan op zijn beurt duidelijk aangeven wat de aanbestedende dienst precies vraagt en verwacht.

Tip:
Maak iemand eindverantwoordelijk voor alle deadlines. Als één persoon de deadlines goed bijhoudt, voorkom je dat verantwoordelijkheden versnipperd raken en uiteindelijk niemand verantwoordelijkheid neemt.

Jouw dreamteam: de conclusie

In deze blog hebben we voor je uitgelicht welke rollen essentieel zijn voor jouw tenderteam. Wat jouw tenderteam tot een dreamteam maakt is het invullen van deze rollen door de juiste personen binnen jouw organisatie, met de juiste expertise. Als je hun krachten optimaal weet te bundelen, is je kans op een winnende inschrijving aanzienlijk groter!

Ben je toch nog op zoek naar hulp bij de inschrijving voor die ene tender? Neem contact op met onze tenderspecialisten!