Neem contact op
Is jouw tenderteam soms ook zo’n zooitje ongeregeld? Vind je het moeilijk om het juiste tenderteam samen te stellen? Uit ervaring weten we dat veel tenderprocessen stuklopen omdat niet de juiste mensen bij de inschrijving betrokken worden. Na het lezen van deze blog weet jij welke rollen je vervuld moet hebben in jouw tenderteam en welke expertises er nodig zijn.
Bij qcore maken we gebruik van de Bidcycle-methodiek®. Deze methodiek helpt om het tenderproces efficiënt in te richten. Het is ontwikkeld vanuit jarenlange ervaring bij het inschrijven op aanbestedingen. Die ervaring leert dat de samenwerking tussen sales, bidmanagement en projectmanagement vaak niet optimaal is waardoor er veel tijd en geld verloren gaat. Als je deze afdelingen laat samenwerken binnen een heldere rolverdeling, zorg je ervoor dat je een goede inschrijving tot stand brengt.
Het samenstellen van jouw tenderteam is één van de stappen in de voorbereidingsfase van de Bidcycle® waarin je jouw strategie gaat bepalen. Deze fase vindt plaats na het go/no-go besluit (lees hier meer over hoe je een interessante aanbesteding kiest). Tijdens deze stap bepaal je samen met je team de rolverdeling, maak je een planning en ken je taken toe. Dit is nodig om een consensus te bereiken over het creatieproces en de taakverdeling.
Het is belangrijk om je te realiseren dat er tijdens het tenderproces verschillende taken of rollen zijn binnen het tenderteam die expertise nodig hebben. We begrijpen echter dat je misschien niet voor elke rol een aparte medewerker beschikbaar hebt. Het kan dan zijn dat één persoon meerdere rollen vervult. Het is dan wel belangrijk dat deze persoon deskundig is op alle gebieden. Hieronder staan de vijf kernrollen die je in elk geval nodig hebt.
De tekenbevoegde zal misschien niet veel meewerken aan de inschrijving. Toch is dit de persoon die uiteindelijk zijn/haar handtekening onder de inschrijving moet zetten en verantwoordelijk is voor het contract met de aanbestedende dienst. Zorg ervoor dat hij of zij op tijd ingelicht wordt, zodat de juiste handtekening er staat wanneer dit nodig is. Let er ook op of er eventueel een elektronische handtekening nodig is (lees ook onze blog over eSigning bij aanbestedingen).
De tenderspecialist overziet en bewaakt het hele proces. Hij is bekend met aanbestedingen en kent het proces goed. Zijn verantwoordelijkheid is een tijdige en complete inschrijving waarmee maximaal gescoord kan worden. Als tenderspecialist heb je geen diepgaande technische kennis nodig van het product of de dienst, maar snap je wel wat de aanbestedende dienst van je verwacht bij de inschrijving. Je ziet de vraag achter de vraag en je weet hoe je strategisch in moet schrijven. Ook stelt de tenderspecialist tijdens de nota(‘s) van inlichtingen strategische vragen, die met de kennis van de product- en prijsspecialist opgesteld worden. Samen met de product- en prijsspecialist maak je daarmee de informatie voor je inschrijving zo compleet mogelijk.
Een productspecialist is gespecialiseerd in het product of de dienst. De praktijk leert ons echter dat iemand die gespecialiseerd is in het product of de dienst, niet per se de juiste persoon is om kennis op een commerciële manier over te brengen. Daarom is het belangrijk om een tenderteam te hebben met verschillende rollen die elkaar aanvullen. In combinatie met de tenderspecialist en de tekstschrijver kom je tot de juiste informatie en overtuigende teksten voor je inschrijving.
Onmisbaar in je tenderteam is een tekstschrijver. Dat wil zeggen, iemand die goede teksten kan schrijven en datgene wat uitgevraagd wordt goed kan vertalen op papier. Nu aanbestedingen steeds meer gericht zijn op kwaliteit in plaats van op prijs, is het belangrijk dat de teksten van hoge kwaliteit zijn. Een tekstschrijver zorgt ervoor dat de teksten taalkundig foutloos zijn en alles omvatten wat de aanbestedende dienst vraagt. Om de juiste punten in de teksten te laten terugkomen, vereist dit een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze. Het is wenselijk dat de schrijver ook een deskundige is in de desbetreffende producten of diensten, maar dat hoeft niet. Deze persoon kan ook sparren met de inhoudsdeskundige en de tenderspecialist om tot een goede tekst te komen. Daarnaast is het wenselijk om de teksten nog een keer te laten checken op spelling en opmaak door een back-up, bijvoorbeeld door een tenderspecialist.
De prijsspecialist heeft verstand heeft van de prijsopbouw. Als er bijvoorbeeld een plafondbedrag is, dan moet de prijsspecialist bepalen wat je wilt aanbieden voor dat bedrag. Dit moet een reëel aanbod worden. De prijsspecialist moet kritisch kijken naar wat er wordt uitgevraagd en waar je precies een prijs voor moet rekenen (de scope van de opdracht). Je wilt natuurlijk geen prijs rekenen voor iets als dit niet hoeft; andersom wil je natuurlijk niet per ongeluk dingen gratis weggeven.
Bovenstaande rollen zijn een must. Tenders zijn er in verschillende vormen en maten, afhankelijk van de omvang / het belang van de tender of de omvang van je onderneming. Onderstaande rollen zien wij ook nog vaak terug in de grotere bidteams waarin wij werken:
Salesmedewerkers kunnen soms ook ingezet worden als relatiebeheerder. Tijdens de beïnvloedingsfase in de Bidcycle® proberen we bedrijven er altijd toe te zetten om in contact te komen met aanbestedende diensten, nog voordat de beoogde aanbesteding weer op de markt komt. In het beste geval heeft iemand van jouw bedrijf al van tevoren invloed heeft uitgeoefend op de aanbestedende dienst, of op een andere manier een relatie met de aanbestedende dienst. Deze kennis is erg waardevol bij het inschrijven.
Het wel of niet invullen van deze rol lijkt sterk afhankelijk van de omvang en branche van de organisatie. Vooral bij grote ondernemingen zien wij vaak dat een aanbestedingsjurist bij het proces betrokken is. Voornamelijk voor het inperken (uitsluiten) van risico’s. Dit is vooral bij beursgenoteerde bedrijven het geval. Het kan ook zijn dat de rol van aanbestedingsjurist juist ligt in het bijhouden van uitspraken, het inzetten van de aanbestedingswet en jurisprudentie om de inschrijving sterker te maken. Een jurist kijkt met een andere blik naar de aanbesteding en kan vertellen of de dingen die de aanbestedende dienst uitvraagt in lijn zijn met de wet.
Eén plaatje zegt soms meer dan duizend woorden. De inzet van een grafisch vormgever zorgt voor een mooier en beter leesbaar document en laat jouw offerte opvallen tussen die van de concurrenten. Deels door beter opgemaakte teksten en deels door het gebruik van doeltreffende afbeeldingen. De rol van grafisch vormgevers zien we steeds vaker terugkomen binnen de grotere bidteams. De teksten die aangeleverd moeten worden, moeten vaak voldoen aan strenge eisen. Daarom blijft het per tender bekijken wat de beste zet is.
Op het moment dat je de huidige leverancier bent, is de kennis en ervaring vanuit de laatste contractperiode een plus die je zeker in moet zetten bij je ‘nieuwe’ inschrijving.
Zorg ervoor dat je bijvoorbeeld een projectmedewerker of projectmanager betrekt bij je inschrijving. Hij of zij weet hoe de hazen lopen.
Het is belangrijk dat alle rollen vanaf het begin betrokken zijn bij het proces, en dat het helder is wie wat doet. Wat wij vaak zien gebeuren is dat de directie een beslissing maakt om in te schrijven en dat de aanbesteding pas later in het proces bij de verschillende afdelingen langsgaat. Dit gebeurt vaak zonder dat er van tevoren is overlegd over wie waar verantwoordelijk voor is. Als anderen dan vanuit hun visie/expertise nog een opmerking hebben over de opdracht, is het vaak al te laat.
We raden daarom aan om iedereen vanaf het begin bij het proces te betrekken. Je komt er dan meteen achter of je met jouw bedrijf op alle vlakken kan voldoen. Ook voorkom je op deze manier een tunnelvisie en krijg je waardevolle feedback. Je kunt dan rekening houden met elkaar en op elkaar inspelen. Voor de schrijver van de kwaliteitsstukken is het bijvoorbeeld nodig om te overleggen met de productspecialist over de specifieke diensten of producten die het bedrijf voor de aanbestedende dienst kan regelen. De tenderspecialist kan op zijn beurt duidelijk aangeven wat de aanbestedende dienst precies vraagt en verwacht.
Tip:
Maak iemand eindverantwoordelijk voor alle deadlines. Als één persoon de deadlines goed bijhoudt, voorkom je dat verantwoordelijkheden versnipperd raken en uiteindelijk niemand verantwoordelijkheid neemt.
In deze blog hebben we voor je uitgelicht welke rollen essentieel zijn voor jouw tenderteam. Wat jouw tenderteam tot een dreamteam maakt is het invullen van deze rollen door de juiste personen binnen jouw organisatie, met de juiste expertise. Als je hun krachten optimaal weet te bundelen, is de kans op een winnende inschrijving aanzienlijk groter! Als alternatieve aanpak kun je ook juist je bidteam uitbesteden. Ben je toch nog op zoek naar hulp bij de inschrijving voor die ene tender? Neem contact op met onze tenderspecialisten.
