Strategisch vragen stellen bij de Nota van Inlichtingen, doe er je voordeel mee!

  • 26 mrt. 2020
  • 8 minuten leestijd
  • Rob Rob

Wat inschrijvers op een tender vaak niet beseffen is hoeveel voordeel er te halen valt uit het stellen van vragen voor de NvI (Nota van Inlichtingen). Ze zien de NvI vooral als een vragenronde voor onduidelijkheden. Maar hoewel het belangrijk is voor inschrijvers dat onzekerheden worden verhelderd, kun je door het stellen van vragen op de juiste manier nog zoveel meer bereiken. In deze blog leggen we je uit hoe je winst kunt behalen door strategisch vragen te stellen!

Wat kun je bereiken door strategisch vragen te stellen?

Onze ervaring leert dat de vragenronde een belangrijk moment is in het aanbestedingsproces. Dit is het laatste moment om dingen te vragen, aan te kaarten, etc. Kom je iets geks tegen in de aanbestedingsdocumenten na de laatste NvI, dan ben je te laat.
Hieronder lees je een aantal onderwerpen waar je vragen over kunt stellen en wat je kunt bereiken door het stellen van vragen.

1. Gelegenheid voor het stellen van vervolgvragen na eerste NvI

Staat er geen tweede vragenronde op de planning? Stel dan altijd de vraag of er een gelegenheid komt om aanvullende vragen te stellen aan de hand van de eerste NvI. In de NvI worden de vragen van alle inschrijvers met antwoord daarop gepubliceerd. Uit de vragen en antwoorden van de NvI kunnen nieuwe vragen ontstaan over onderwerpen die voor jou eerst duidelijk waren. Het kan daarom noodzakelijk zijn om aanvullende vragen te stellen.

2. Zekerheid over de manier van invullen van het UEA

Is het niet duidelijk welke delen van het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) je moet invullen of is het niet duidelijk wat er precies ingevuld moet worden? Stel hier dan vragen over! Het is belangrijk dat je dit goed afbakent. Het niet correct invullen van het UEA kan namelijk tot uitsluiting leiden. Neem het invullen van het UEA daarom serieus. Zelfs de ervaren inschrijvers maken hierbij nog fouten.
Door vragen te stellen voorkom je vervelende discussies over het juist en volledig invullen.

3. Juiste ruimte en inschrijfprijs door correcte formats invulformulieren

Worden er bij de aanbestedingsdocumenten formats gepubliceerd die ingevuld moeten worden in Word of Excel? Check dan zorgvuldig of deze goed ingevuld kunnen worden en of er goed doorgerekend wordt in Excel wanneer er formules van toepassing zijn. Gaat er iets mis bij het invullen of lukt het überhaupt niet om iets in te vullen? Verzoek de aanbestedende dienst dan om een nieuw format te publiceren. Door onze ervaring letten we extra op de formats. Zo kan het door gekke tekstvakken gebeuren dat je ontzettend weinig tekst kwijt kunt of dat een formule in een Excel format de verkeerde inschrijfprijs doorrekent die boven het plafondbedrag uitkomt! Als je hier vlak voor de deadline achter komt, zit je met een probleem.

4. Geschiktheidseisen laten versoepelen

Beschik je niet over het certificaat (bijvoorbeeld ISO) dat uitgevraagd wordt in de geschiktheidseisen van de aanbesteding en ben je ook niet van plan om een derde in te schakelen? Je kunt de aanbestedende dienst dan vragen akkoord te gaan met een soortgelijk certificaat of handboek (als je dat hebt) of een onderbouwing van het beleid van jouw bedrijf waarin je bevestigt te kunnen voldoen aan de eisen die samenhangen met het certificaat. Bedenk ook of je concurrentie over het certificaat beschikt. Weet je bijvoorbeeld dat (bijna) niemand het heeft, dan zal de aanbestedende dienst sneller akkoord gaan, mits je dit argument op tafel legt. Stel hierover altijd een vraag als je niet kunt voldoen aan de eis. Het is beter om dit zo vroeg mogelijk in het proces te weten.

5. Geschiktheidseisen laten aanscherpen

Andersom kun je de aanbestedende dienst ook vragen om de geschiktheidseisen aan te scherpen als je weet dat de concurrentie het zo moeilijk krijgt. Staat de aanbestedende dienst een onderbouwing toe, maar heb jij het certificaat zelf wel? Vraag de aanbestedende dienst dan om het hebben van een certificaat als eis te stellen. Als argument kun je aangeven dat het beoordelen van de gelijkwaardigheid aan de hand van een onderbouwing erg subjectief is en dat het discutabel is om het beoordelingsteam gelijkwaardigheid aan het certificaat te laten beoordelen. In andere woorden is het moeilijk voor het beoordelingsteam om als auditor op te treden. Vraag ze daarom ook gerust om toe te lichten hoe ze dit willen gaan beoordelen.

6. Duidelijkheid over de beoordelingstabel en beoordelingsprocedure

De beoordelingstabel en de beschrijving van de beoordelingsprocedure zijn soms erg beknopt of worden helemaal niet beschreven. Het komt zelden voor dat het bidteam van Q Core geen vragen stelt over de manier van beoordelen of de criteria die daaraan vastzitten. Onze tip: eis een meer gedetailleerde uitleg en laat subjectiviteit of onduidelijkheid niet voor wat het is.
Als inschrijver kun je wat dit aangaat een beroep doen op het beginsel van transparantie van de Aanbestedingswet 2012: de aanbestedende dienst moet vooraf de criteria kenbaar maken waarop de inschrijving wordt beoordeeld. Als deze onduidelijk of oncontroleerbaar zijn, dreigt een subjectieve beoordeling van de stukken van inschrijvers. Gebruik dus de wet en vraag om verduidelijking!

7. Voldoende ruimte in pagina’s A4 voor jullie inschrijving

Probeer goed in te schatten hoeveel ruimte je nodig hebt voor het beantwoorden van de uitgevraagde kwaliteitscriteria. Als je voorziet dat je jouw beantwoording niet kwijt kunt op het maximaal aantal pagina’s dat is gesteld, vraag dan om meer ruimte. Geef in je vraag aan dat een gedetailleerde uitwerking alleen mogelijk is als je meer pagina’s krijgt om dit uit te werken. Zet daarbij altijd hoger in dan het minimum dat je nodig denkt te hebben. Aanbesteders gaan soms mee in het verzoek om meer ruimte, maar het is hoe dan ook de moeite waard om het te proberen.

Zo stel je slimme vragen op voor de Nota van Inlichtingen

De vorm van de vraag, oftewel de manier waarop je een vraag stelt, is erg belangrijk. Je kunt daarbij letten op de volgende dingen.

1. Houd het gewenste antwoord in je achterhoofd

Denk goed na over het antwoord dat je wilt en probeer je vraag op die manier in te richten. Zorg ervoor dat de aanbestedende dienst ernaar neigt om jouw verzoek in te willigen. Wil je bijvoorbeeld de mogelijkheid om vervolgvragen te stellen in een tweede NvI, begin de vraag dan met “inschrijver gaat ervan uit dat er een mogelijkheid bestaat om aanvullende vragen te stellen aan de hand van de eerste NvI….”.

2. Geef goede argumenten

Door je vraag te beginnen met “inschrijver gaat er vanuit dat..” probeer je al over te brengen dat het voor de aanbestedende dienst logisch is om in jouw verzoek mee te gaan. Echter is het belangrijk om dit nog te ondersteunen met goede argumenten. Geef aan waarom je verzoek redelijk is of waarom het onredelijk is om je verzoek te weigeren. Het is nog mooier als je ook aan kunt geven waarom het voor de aanbestedende dienst voordelig is om akkoord te gaan met jouw verzoek. Voor iedereen geldt het immers dat ze sneller tot een bepaalde actie over zullen gaan als dit een voordeel oplevert.

3. Vraag de aanbestedende dienst om beargumentering bij een negatief antwoord

Heb je een verzoek voor de aanbestedende dienst? Eindig je vraagstelling dan met “zo niet, kan de aanbestedende dienst uitleggen waarom…”. Hiermee voorkom je dat de aanbestedende dienst er makkelijk vanaf komt door simpelweg ‘nee’ te antwoorden op je verzoek. Wanneer er wordt gevraagd om een beargumentering bij een negatief antwoord, dan zal de aanbestedende dienst ongetwijfeld iets harder nadenken over je verzoek.

4. Houd de aanbestedingswet erbij wanneer je vragen stelt

Hierbij een wat algemenere tip. Door je vragen te ondersteunen met artikelen uit de aanbestedingswet of de beginselen die daarbij horen, staat je vraag/verzoek sterker. Als het in de wet staat dan is het lastig voor de aanbestedende dienst om daar nog tegenin te gaan. Het is daarom geen gek idee om een beetje research te doen als je het idee hebt dat iets niet eerlijk verloopt of een bepaalde eis niet rechtvaardig is.

Bonustip: wat moet je juist niet vragen?

Nog een bonustip van ons: stel geen vragen om het vragen stellen. Je hoeft de inkoper niet te wijzen op taal- of spellingsfouten. Laat zien dat je de aanbestedende dienst serieus neemt.

Samengevat: wat bereik je met strategische vragen?

Kortom, kun je bij de Nota van Inlichtingen meer bereiken dan alleen meer duidelijkheid krijgen over de aanbesteding. Zo kun je onder andere:

  • Zeker stellen dat je vervolgvragen kunt stellen
  • Waarborgen dat je correct inschrijft,
  • Zorgen dat je kunt meedoen door (geschiktheids)eisen te versoepelen,
  • Concurrenten uitschakelen en je winkansen vergroten door (geschiktheids)eisen aan te scherpen en
  • Een goede kwaliteitsscore zeker stellen door inzicht te krijgen in de wijze van beoordeling en doelstellingen van de aanbestedende dienst.

Daarnaast kun je sneller het gewenste resultaat bereiken door de vragen op de juiste manier te stellen. Door te letten op bovengenoemde punten maximaliseer je het beoogde effect van de vraag.

Hulp bij het inschrijven voor Europese aanbestedingen

Denk je na dit gelezen te hebben: “goede en bruikbare tips, maar ik kan hier wel wat extra hulp bij gebruiken”? Of heb je te weinig mankracht voor het succesvol inschrijven op een Europese aanbesteding? Schakel Q Core in. Als extern tenderteam begeleiden wij jou bij het inschrijven voor tenders. Je kunt gedurende het hele aanbestedingsproces een beroep op ons doen. Ook strategische vragen bereiden wij zo goed mogelijk met je voor. Interesse? Neem contact op!