Is mijn tenderproces goed genoeg?

10 okt 2021 2 minuten leestijd Ard Ard

Denk jij dat jouw tenderproces goed in elkaar zit, maar win je geen tenders? Of heb je het gevoel dat niet alles loopt zoals het zou moeten? Dan moet je misschien toch nog maar eens goed naar jouw tenderproces kijken. In deze blog lees je hoe een ideaal tenderproces eruitziet.

Hoe test je of jouw tenderproces goed genoeg is?

De resultaten die je behaalt bij het inschrijven op aanbestedingen zeggen natuurlijk al iets over de kwaliteit van jouw tenderproces. Haal je niet de beoogde resultaten? Hieronder lees je een aantal dingen die je vertellen dat jouw tenderproces niet goed in elkaar zit.

  • Je komt in tijdnood
  • Niemand neemt verantwoordelijkheid voor bepaalde taken
  • Je ontdekt last minute dat je niet aan bepaalde eisen voldoet
  • Je ontdekt last minute dat je documenten moet indienen die je niet (op tijd) hebt
  • Je dient teksten in van een vorige aanbesteding en maakt minimale aanpassingen
  • Je laat geen extra paar ogen meekijken

Herken jij deze kenmerken? En herken jij je bovendien in de 10 veelgemaakte fouten bij het inschrijven op aanbestedingen? Hieronder vertellen we je meer over het ideale tenderproces en geven we je tips om steeds dichter naar het ideale tenderproces te bewegen.

Hoe ziet het ideale tenderproces eruit?

Tijdig signaleren: Het ideale tenderproces begint direct met het tijdig signaleren van de aanbesteding en eigenlijk al voordat de aanbesteding in de markt wordt gezet. Lees hier hoe beïnvloeden het tenderproces ten goede komt.

Direct starten: Ook al is de deadline pas over 6 weken. Start direct. Tijdnood is één van de grootste valkuilen van het tenderproces. Om een goede inschrijving te realiseren zijn meerdere verbeterrondes en checks nodig. Dit kost heel veel tijd. Ook al lijkt het dat je meer dan genoeg tijd hebt, deze tijd ga je nodig hebben om jouw inschrijving te optimaliseren.

Kritisch lezen: Lees alle documenten die de aanbestedende dienst publiceert meteen nauwkeurig door. Voorkom dat je over eisen, wensen of vormvereisten heen leest en deze pas signaleert als het te laat is. Dit is zonde van de tijd en energie die je erin hebt gestoken.

Planning opstellen: Maak direct vanaf de start een planning waarin je intern deadlines stelt voor het opleveren en aanleveren van alle documenten die je moet aanleveren. Stel een buffer in voor elke interne deadline zodat je niet in de knel komt.

Duidelijke rollen: In het ideale tenderproces is het belangrijk dat de taken verdeeld worden en dat het voor iedereen duidelijk is wat zijn of haar rol is. Enerzijds zodat deze personen zich verantwoordelijk voelen voor het deel van het tenderproces en anderzijds om ervoor te zorgen dat elke taak optimaal wordt ingevuld.

Een goede tekstschrijver: Een goede tekstschrijver geeft in duidelijke taal antwoord op wat er uitgevraagd wordt, maar begrijpt ook de vraag achter de vraag. Ook weet hij of zij hoe je de meerwaarde van jouw bedrijf naar voren kan laten komen. Lees hier 5 tips voor het schrijven van een plan van aanpak.

Een extra paar ogen: Het ideale tenderproces kent bij alles een extra paar ogen. Bijvoorbeeld voor het checken van de aan te leveren documenten, maar ook het geven van feedback op de geschreven teksten is erg belangrijk.

Tips om een goed tenderproces op te zetten

Vind je het moeilijk om het ideale tenderproces te realiseren? Maak dan zeker gebruik van onderstaande tips om je op weg te helpen om dichter bij het ideale tenderproces te komen:

  • Gebruik software om snel tenders te signaleren. Wij gebruiken daarvoor bijvoorbeeld TenderApp.
  • Maak bij het doorlezen van de documenten direct een overzicht/checklist van alle documenten die je moet invullen/opstellen.
  • Stel mensen verantwoordelijk voor bepaalde taken. Zo voorkom je dat iedereen denkt dat een ander die taak wel op zich neemt.
  • Stel iemand aan die functioneert als een tweede paar ogen

Een belangrijk aspect van een goed tenderproces is tijdig plannen en het samenstellen van duidelijke rollen in een tenderteam. Benieuwd naar hoe de ideale samenstelling van een tenderteam eruitziet? Download dan nu het E-book!

E-Book zo stel je een succesvol bidteam samen

Deel dit stuk