Neem contact op
Amsterdam Data Collective werkt sinds 2020 samen met qcore voor het signaleren en winnen van de juiste aanbestedingen.
Amsterdam Data Collective is een full-stack data science bureau. Het helpt organisaties hun doelen sneller te bereiken door het identificeren, co-creëren en implementeren van dataoplossingen. Casper Rutjes is Head of Public Sector binnen Amsterdam Data Collective en daarmee integraal verantwoordelijk voor de publieke sector met opdrachtgevers als de centrale overheid, provincies en gemeentes.
Casper Rutjes, Amsterdam Data Collective
Vanwege deze klantgroep is het inschrijven op aanbestedingen een van de primaire kanalen voor opdrachtenwerving voor het bedrijf. Zo heeft Amsterdam Data Collective recent een tender gewonnen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland rond ‘inclusie’. De opdracht: met Artificial Intelligence op grote schaal vacatureteksten analyseren op woordkeuzes die onbewust mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt uitsluiten.
De business vertical Public van Amsterdam Data Collective is snel groeiend, vertelt Casper Rutjes. “Aanbestedingen zijn een verplicht onderdeel bij opdrachten voor de overheid. Aanvankelijk zijn we ons zelf gaan oriënteren op interessante tenders. Dan kom je er een aantal tegen waar je aan mee doet. Vaak waren we te laat, hadden te weinig tijd voor een goede inschrijving en we werden regelmatig tweede. Dat gaat knagen. Ook omdat we niet wisten hoeveel aanbestedingen we gemist hebben en of er beter passende tenders waren.”
Dat was het startpunt voor een zoektocht naar een partner die mee kan helpen met aanbestedingen zelf én een methodiek heeft om het zoeken naar tenders te administreren. Casper Rutjes: “De keuze is gevallen op qcore waarbij we gebruiken maken van hun TenderApp; een erg handige tool voor het vinden, selecteren en managen van geschikte tenders.”
Volgens Casper Rutjes viel de keus op qcore vanwege een goede dosis eerlijkheid. “Artificial Intelligence is een vrij verse technologie, zeker voor de overheid. Ik had niet verwacht dat ik een tenderexpert zou vinden die ook nog eens kennis heeft van AI. qcore was daar eerlijk in. Vanwege de combinatie van eerlijkheid, outside-the-box denken, kennis van het tenderproces en de tool TenderApp zijn we voor qcore gegaan.”
In 2020 hebben Amsterdam Data Collective en qcore de eerste tender samen gedaan met een goed resultaat. Momenteel is er een samenwerking om samen op meerdere aanbestedingen per jaar in te schrijven.
Casper Rutjes beschrijft het tenderproces en de samenwerking met qcore als volgt: “Wij bekijken in TenderApp of er een matchende aanbesteding is. Elke week beoordelen we intern een shortlist hiervan. Daaruit kiezen we de aanbestedingen waar we een diepere analyse op willen doen. qcore ontvangt daar automatisch een melding van en vanaf daar gaat het proces lopen. qcore toetst of basisvoorwaarden zoals keurmerken aanwezig zijn, maar kijkt ook naar haalbaarheid en winstkans. Als we besluiten voor een tender te gaan, schrijven wij de teksten en bewaakt qcore het complete proces.”
“Wat wij nu al van de samenwerking geleerd hebben, is dat je bij tenders heel goed op de procedure en de harde eisen van een aanbesteding moet letten. Een andere belangrijke les is dat we de vragenronde goed moeten gebruiken om criteria af te zwakken of te versterken”, vertelt Casper Rutjes. “We hebben ook geleerd ons nog beter in te leven in de lezer bij de aanbestedende dienst. Bij qcore zeggen ze altijd: ‘als het een open deur is, trap hem dan ook in’. Dus wanneer iets vanzelfsprekend lijkt bij het beantwoorden van de vragen, benoem het dan toch nog expliciet.”
Wat daarnaast een eye opener was voor Casper Rutjes is de Bidcycle. “Inschrijven op aanbestedingen is een cyclus en die begint niet pas een paar weken voor de inleverdatum van een tender. Heel belangrijk om dat te beseffen als je proactief wilt handelen.” Vindt hij dat het meedoen aan en winnen van aanbestedingen een lange termijn-project is? “Ja, maar lange termijn betekent voor mij meer dan het iedere keer maar weer opnieuw proberen. Ik verwacht dat mijn partner steeds meer kennis krijgt van mijn veld, dat we samen leren. Pas dan gaat de investering uitbetalen in hogere winkansen.”
Wil je eens vrijblijvend sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem contact met ons op!