Uitgesloten worden van een aanbesteding, dat is het laatste wat je wilt. Bij het inschrijven op aanbestedingen komt echter veel kijken. Zeker als beginner heb je er een flinke kluif aan om alles op de juiste manier in te vullen en aan te leveren volgens de gestelde eisen en voorwaarden. Zelfs meer gevorderde inschrijvers op aanbestedingen maken nog wel eens een foutje of zien iets over het hoofd.
Een fout of gebrek in de inschrijving kan ervoor zorgen dat je uitgesloten wordt van de aanbesteding, terwijl je wel een overtuigend verhaal hebt en de opdracht volledig kan uitvoeren volgens de eisen. Dit lijkt niet eerlijk, maar is volgens de aanbestedingsregels vaak verplicht. In sommige gevallen wordt toch de gelegenheid geboden om een gebrek te herstellen.
Uitgesloten worden van een aanbesteding kan door een gebrek in de inschrijving. Dit gebrek uit zich in de vorm van een inschrijving die niet voldoet aan de gestelde eisen en voorwaarden.
Hierin kan een onderscheid gemaakt worden tussen inhoudelijke eisen en vormvereisten.
Inhoudelijke eisen, zijn eisen die gesteld worden aan de inschrijver en zijn producten of diensten, zoals het hebben van bepaalde certificaten of ervaring met bepaalde werkzaamheden. Bij een gebrek in de inschrijving met betrekking tot inhoudelijke eisen is er de mogelijkheid dat inschrijver simpelweg niet voldoet aan deze eisen, of de inschrijver voldoet wel maar heeft een fout gemaakt bij het inschrijven door bijvoorbeeld een certificaat niet te uploaden of het verkeerde certificaat te uploaden. Daarmee komen we aan bij de vormvereisten.
Een fout of gebrek in de vormvereisten is een fout in de manier van het invullen of aanleveren van documenten. Vaak gaat dit om een vergissing of gebreken die inschrijver over het hoofd heeft gezien. Een voorbeeld is een inschrijver die zich niet heeft gehouden aan de eisen voor de opmaak van de subgunningscriteria door een ander lettertype of regelafstand te gebruiken. Een ander voorbeeld is het ontbreken van een handtekening op het prijzenblad of het UEA.
In sommige gevallen is het toegestaan het gebrek te herstellen om zo weer mee te doen aan de aanbesteding. Toch zijn de regels hiervoor niet zo zwart wit en bevinden we ons vaak in een grijs gebied bij het bepalen of de mogelijkheid tot herstel wel of niet geboden moet worden. Mogelijkheid tot herstel is afhankelijk van verschillende punten:
Op basis van bovenstaande kan vastgesteld worden of je ten onrechte bent uitgesloten en of je recht hebt op herstel. In het geval de aanbestedende dienst de kans biedt om de inschrijving te herstellen, geeft de aanbestedende dienst vaak aan wat je moet aanleveren en wanneer. Het is belangrijk dat je dit binnen de gestelde termijn doet. Aanbestedende dienst mag het verzoek tot herstel pas doen wanneer hij kennis heeft genomen van alle inschrijvingen. De aanbesteder moet dan alle inschrijvers die in dezelfde situatie verkeren gelijke kansen bieden om de inschrijving te herstellen.
Biedt de aanbestedende dienst geen herstelmogelijkheid en weet je zeker dat je recht hebt op herstel aan de hand van bovenstaande punten? Dan kun je bezwaar maken bij de aanbestedende dienst. Zorg dan dat je duidelijk kan verifiëren dat er geen sanctie van uitsluiting staat op het gebrek in jouw inschrijving. Niet blij met de uitkomst? Dan kan je nog de stap maken naar de Commissie van Aanbestedingsexperts. Als laatste kan je er voor kiezen om voor het einde van de standstill-termijn een advocaat in de hand te nemen en een kort geding aan te spannen bij de civiel rechter. Wees er dan wel zeker van dat je sterk staat en duidelijke, gegronde redenen hebt om tegen de uitsluiting in te gaan.
Voorkomen is beter dan genezen. Zo zijn er een aantal dingen waar je standaard op moet letten bij het indienen van een inschrijving. Lees deze blog: 5 checks die je zeker moet doen voordat je jouw inschrijving indient! met vuilkuilen en veelgemaakte fouten en voorkom dat jij deze fouten maakt.
Het is belangrijk dat je als inschrijver letterlijk doet en aanlevert wat de aanbestedende dienst vraagt om te voorkomen dat je wordt uitgesloten van een aanbesteding. Het doel van aanbesteden is het bieden van gelijke kansen aan alle inschrijvers die kunnen voldoen aan de eisen en voorwaarden van de opdracht. Juist om alle inschrijvers gelijke kansen te bieden is het belangrijk dat strenge regels worden nageleefd. Toch merken we dat dit besef er vaak niet is bij inschrijvers, waardoor zij te laks omgaan met vereisten in de aanbestedingsstukken. Zij denken vaak: ‘het is vast wel goed zo’. Maar als er uitzonderingen worden gemaakt voor inschrijvers die zich niet aan de regels houden dan is er geen sprake meer van gelijke kansen en gaan we voorbij aan het doel van aanbesteden. De aanbestedende dienst heeft daarom vaak geen andere keus dan de inschrijver uit te sluiten wanneer (ogenschijnlijk onbelangrijke) regels niet worden nageleefd. Houd je daarom strikt aan de regels die de aanbestedende dienst opstelt en voorkom dat je door iets ‘onbelangrijks’ wordt uitgesloten.
Tot slot kun je in de aanbestedingsstukken meteen zoeken (control+F’en) op ‘uitsluiting’, ‘uitgesloten’, ‘ongeldig’, enz. Als bepaalde fouten of gebreken in de inschrijving de sanctie van uitsluiting is opgelegd dan heb je deze meteen scherp voor jezelf en kun je een checklist maken van punten die je moet checken voor indiening om er zeker van te zijn dat je ze niet over het hoofd ziet.
Ben je niet zeker van jouw nauwkeurigheid bij het inschrijven op aanbestedingen en kun je wel wat hulp bij je inschrijving gebruiken om er zeker van te zijn dat jouw inschrijving voldoet aan alle vereisten en geen vormfouten bevat? Download de Startersgids Inschrijven op aanbestedingen of neem contact op met een van onze specialisten.