Ten onrechte uitgesloten van een aanbesteding: wat nu?

  • 30 okt. 2020
  • 6 minuten leestijd
  • Saskia Saskia

Uitgesloten worden van een aanbesteding, dat is het laatste wat je wilt. Bij het inschrijven op aanbestedingen komt echter veel kijken. Zeker als beginner heb je er een flinke kluif aan om alles op de juiste manier in te vullen en aan te leveren volgens de gestelde eisen en voorwaarden. Zelfs meer gevorderde inschrijvers op aanbestedingen maken nog wel eens een foutje of zien iets over het hoofd.

Een fout of gebrek in de inschrijving kan ervoor zorgen dat je uitgesloten wordt van de aanbesteding, terwijl je wel een overtuigend verhaal hebt en de opdracht volledig kan uitvoeren volgens de eisen. Dit lijkt niet eerlijk, maar is volgens de aanbestedingsregels vaak verplicht. In sommige gevallen wordt toch de gelegenheid geboden om een gebrek te herstellen.

Waarom kun je uitgesloten worden van een aanbesteding?

Uitgesloten worden van een aanbesteding kan door een gebrek in de inschrijving. Dit gebrek uit zich in de vorm van een inschrijving die niet voldoet aan de gestelde eisen en voorwaarden.
Hierin kan een onderscheid gemaakt worden tussen inhoudelijke eisen en vormvereisten.

Inhoudelijke eisen en voorwaarden

Inhoudelijke eisen, zijn eisen die gesteld worden aan de inschrijver en zijn producten of diensten, zoals het hebben van bepaalde certificaten of ervaring met bepaalde werkzaamheden. Bij een gebrek in de inschrijving met betrekking tot inhoudelijke eisen is er de mogelijkheid dat inschrijver simpelweg niet voldoet aan deze eisen, of de inschrijver voldoet wel maar heeft een fout gemaakt bij het inschrijven door bijvoorbeeld een certificaat niet te uploaden of het verkeerde certificaat te uploaden. Daarmee komen we aan bij de vormvereisten.

Vormvereisten

Een fout of gebrek in de vormvereisten is een fout in de manier van het invullen of aanleveren van documenten. Vaak gaat dit om een vergissing of gebreken die inschrijver over het hoofd heeft gezien. Een voorbeeld is een inschrijver die zich niet heeft gehouden aan de eisen voor de opmaak van de subgunningscriteria door een ander lettertype of regelafstand te gebruiken. Een ander voorbeeld is het ontbreken van een handtekening op het prijzenblad of het UEA.

Welke regels zijn er voor het bieden van herstelmogelijkheden?

In sommige gevallen is het toegestaan het gebrek te herstellen om zo weer mee te doen aan de aanbesteding. Toch zijn de regels hiervoor niet zo zwart wit en bevinden we ons vaak in een grijs gebied bij het bepalen of de mogelijkheid tot herstel wel of niet geboden moet worden. Mogelijkheid tot herstel is afhankelijk van verschillende punten:

  1. Ten eerste moet het gaan om een gebrek waarbij voor iedereen te zien is dat dit gaat om een eerlijke vergissing. Als bijvoorbeeld duidelijk is dat de inschrijver de inschrijving op een bepaalde manier probeerde te manipuleren dan is herstel uitgesloten.
  2. Vervolgens is het van belang wat er in de aanbestedingsstukken is bepaald. Als in de aanbestedingsstukken is bepaald dat op straffe van uitsluiting aan een bepaalde eis moet worden voldaan dan is de aanbestedende dienst verplicht om op basis van het beginsel van gelijke behandeling de inschrijver uit te sluiten. Als de aanbestedende dienst die niet doet, terwijl dit in de aanbestedingsstukken is bepaald, dan maakt hij in feite een uitzondering voor de inschrijver en trekt hij de betreffende inschrijver voor en worden de andere inschrijvers benadeeld. Een goed voorbeeld daarbij is de maximale omvang van de kwaliteitsstukken. In sommige aanbestedingen staat op het aanleveren van meer A4 expliciet uitsluiting als sanctie. Terwijl je ook vaak genoeg ziet staan dat de aanbestedende dienst stelt dat ze na het maximaal aantal A4 stoppen met lezen en het meerdere niet in de beoordeling wordt meegenomen.In het eerste geval is de aanbesteder verplicht om de inschrijver uit te sluiten bij het overschrijden van het aantal opgegeven A4. In het laatste geval geeft de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken niet aan dat inschrijver wordt uitgesloten wanneer het maximaal aantal A4 wordt overschreden. Inschrijver kan daarom niet uitgesloten worden.
  3. Tenslotte is er nog een uitzondering op punt 2. Als er een sanctie van uitsluiting wordt aangegeven in de aanbestedingsstukken, is de aanbesteder in eerste instantie verplicht om de inschrijver uit te sluiten. Echter, als dit disproportioneel is met betrekking tot het gebrek in de inschrijving is in enkele gevallen herstel toch toegestaan volgens sommige rechters. Onlangs heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts nog een advies uitgebracht met betrekking tot disproportionaliteit. Dit advies is uitgebracht naar aanleiding van een klacht van een inschrijver die bij zijn inschrijving een brief had toegevoegd op briefpapier waarin onderaan, in kleine letters, werd verwezen naar algemene voorwaarden van de inschrijver. Op basis hiervan is de inschrijver uitgesloten van de aanbesteding. In de aanbestedingsstukken was namelijk opgenomen dat inschrijver geen eigen algemene voorwaarden op mag nemen in de inschrijving. Volgens de Commissie van Aanbestedingsexperts gaat het te ver dat inschrijver uitgesloten wordt omdat hij onbedoeld naar eigen voorwaarden heeft verwezen en adviseert aanbestedende diensten daarom om niet expliciet de sanctie van uitsluiting op te nemen.

Wat nu?

Op basis van bovenstaande kan vastgesteld worden of je ten onrechte bent uitgesloten en of je recht hebt op herstel. In het geval de aanbestedende dienst de kans biedt om de inschrijving te herstellen, geeft de aanbestedende dienst vaak aan wat je moet aanleveren en wanneer. Het is belangrijk dat je dit binnen de gestelde termijn doet. Aanbestedende dienst mag het verzoek tot herstel pas doen wanneer hij kennis heeft genomen van alle inschrijvingen. De aanbesteder moet dan alle inschrijvers die in dezelfde situatie verkeren gelijke kansen bieden om de inschrijving te herstellen.

Biedt de aanbestedende dienst geen herstelmogelijkheid en weet je zeker dat je recht hebt op herstel aan de hand van bovenstaande punten? Dan kun je bezwaar maken bij de aanbestedende dienst. Zorg dan dat je duidelijk kan verifiëren dat er geen sanctie van uitsluiting staat op het gebrek in jouw inschrijving. Niet blij met de uitkomst? Dan kan je nog de stap maken naar de Commissie van Aanbestedingsexperts. Als laatste kan je er voor kiezen om voor het einde van de standstill-termijn een advocaat in de hand te nemen en een kort geding aan te spannen bij de civiel rechter. Wees er dan wel zeker van dat je sterk staat en duidelijke, gegronde redenen hebt om tegen de uitsluiting in te gaan.

Voorkomen dat je een volgende keer (weer) buitengesloten wordt

Vuilkuilen bij inschrijven

Voorkomen is beter dan genezen. Zo zijn er een aantal dingen waar je standaard op moet letten bij het indienen van een inschrijving. Lees deze blog: 5 checks die je zeker moet doen voordat je jouw inschrijving indient! met vuilkuilen en veelgemaakte fouten en voorkom dat jij deze fouten maakt.

Wees nauwkeurig

Het is belangrijk dat je als inschrijver letterlijk doet en aanlevert wat de aanbestedende dienst vraagt om te voorkomen dat je wordt uitgesloten van een aanbesteding. Het doel van aanbesteden is het bieden van gelijke kansen aan alle inschrijvers die kunnen voldoen aan de eisen en voorwaarden van de opdracht. Juist om alle inschrijvers gelijke kansen te bieden is het belangrijk dat strenge regels worden nageleefd. Toch merken we dat dit besef er vaak niet is bij inschrijvers, waardoor zij te laks omgaan met vereisten in de aanbestedingsstukken. Zij denken vaak: ‘het is vast wel goed zo’. Maar als er uitzonderingen worden gemaakt voor inschrijvers die zich niet aan de regels houden dan is er geen sprake meer van gelijke kansen en gaan we voorbij aan het doel van aanbesteden. De aanbestedende dienst heeft daarom vaak geen andere keus dan de inschrijver uit te sluiten wanneer (ogenschijnlijk onbelangrijke) regels niet worden nageleefd. Houd je daarom strikt aan de regels die de aanbestedende dienst opstelt en voorkom dat je door iets ‘onbelangrijks’ wordt uitgesloten.

Check de aanbestedingsstukken op sancties

Tot slot kun je in de aanbestedingsstukken meteen zoeken (control+F’en) op ‘uitsluiting’, ‘uitgesloten’, ‘ongeldig’, enz. Als bepaalde fouten of gebreken in de inschrijving de sanctie van uitsluiting is opgelegd dan heb je deze meteen scherp voor jezelf en kun je een checklist maken van punten die je moet checken voor indiening om er zeker van te zijn dat je ze niet over het hoofd ziet.

qcore helpt!

Ben je niet zeker van jouw nauwkeurigheid bij het inschrijven op aanbestedingen en kun je wel wat hulp bij je inschrijving gebruiken om er zeker van te zijn dat jouw inschrijving voldoet aan alle vereisten en geen vormfouten bevat? Wij doorlopen samen met jou alle eisen en zorgen ervoor dat alles nauwkeurig volgens de regels wordt ingevuld en ingediend!